Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или Т-2 ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет на каждого работника.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Все записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой предприятия, организации после издания соответствующего приказа, не позднее недельного срока. Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку в личной карточке.
Заключение трудового договора (контракта) осуществляется согласно Кодексу законов о труде РФ. Трудовой договор (контракт) - это соглашение между работником и работодателем (предприятием, учреждением, организацией, отдельным гражданином), по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.
Трудовой договор (контракт) должен иметь следующие реквизиты: название документа, дату, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Договор (контракт) составляется в двух экземплярах, подписывается сторонами и скрепляется печатью. Один экземпляр остается у работодателя в организации, другой вручается работнику (приложение 3).
Оформление документов о приеме на работу заканчивается составлением личного дела.
Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся, как правило, на руководителей организации и ее структурных подразделений, специалистов, материально ответственных лиц и некоторых других работников. Личные дела содержат следующие документы:
- заявление о приеме на работу;
- приказ (распоряжение) о приеме на работу;
- анкету и автобиографию (составляются по взаимному согласию сторон);
- резюме;
- копии документа об утверждении в должности (в отдельных случаях);
- характеристики или рекомендательные письма;
- трудовой договор (контракт);
- аттестационные листы;
- список научных трудов и изобретений;
- приказы (распоряжения) о перемещении работника;
- справки разного рода о данном работнике;
- приказы (распоряжения) о прекращении действия трудового договора (контакта).
Особенность подготовки и хранения личных дел государственных служащих заключается в том, что они могут быть только постоянными, передаваемыми на новые места работы государственной службы. Ведения нескольких личных дел одного и того же государственного служащего быть не должно.
Личное дело работника содержит внутреннюю опись документов.
Личное дело – документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором отдела персонала, ответственным за их ведение.
1.2 Состав процедур и документирование перевода сотрудников на другую работу
Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.
Технологическая цепочка включает следующие процедуры:
- предварительную договоренность о переводе заинтересованных сторон – работника и работодателя (в лице руководителя организации и руководителей структурных подразделений);
- написание работником заявления с просьбой о переводе и передача его структурного подразделения, в котором он работает (обычно при переводе по инициативе работника);
- написание руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, представления или докладной записки о переводе работника (обычно при переводе по инициативе работодателя);
- согласование (визирование) заявления и представления (докладной записки) с руководителями функциональных структурных подразделений – планово-финансовым подразделением, кадровой службой и другими, заместителем первого руководителя, ответственного за работу с персоналом;
- передачу заявления работника и представления (докладной записки) первому руководителю организации для принятия решения (резолюции);
- при положительном решении вопроса – обсуждение сторонами содержания контракта, при необходимости – внесение в текс дополнений или изменений, согласование их с юрисконсультом организации, оформление и подписание контракта;
- составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о переводе; при необходимости – согласование черновика приказа с руководством организации и структурных подразделений;
- визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдачу по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);
- информирование руководителей структурных подразделений о факте перевода работника и необходимости внесения соответствующих изменений в табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12 или Т-13);
- внесение необходимой записи в дополнение к личному листку учета кадров;
- внесение необходимых записей о переводе работника в учетные формы, в том числе личную карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС), перестановку учетных карточек в картотеке;
- внесение необходимых изменений в первичные бухгалтерские документы;
- внесение соответствующей записи в трудовую книжку.
Заявление о переводе имеет следующую форму, например:
Научно-технический отдел Генеральному директору
ЗАЯВЛЕНИЕ Акционерного общества «Тема»
24.01.2000 господину Николаеву Р.Б.
(Место для резолюции)
Прошу перевести меня на должность заведующего сектором технической документации научно-технического отдела в связи с вакантным характером этой должности и наличием у меня профильного образования.
Инженер отдела (роспись, расшифровка росписи)
или
Прошу перевести меня на должность инспектора в связи с окончанием Московской финансовой академии по специальности «Налогообложение» с присвоением квалификации «менеджер».
Представление к переводу (назначению) на другую должность содержит основные анкетные данные сотрудника, указание места работы и должности, оценку деловых качеств, профессиональных способностей, стаж работы в данной организации, оценку производственной деятельности, повышение профессионального уровня, объективных оснований для перевода на другую должность.
Представление готовит, подписывает и адресует руководителю организации руководитель структурного подразделении, где работает сотрудник. Представление согласовывается с руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, с кадровой службой и другими заинтересованными функциональными подразделениями.
Если должность, на которую переводится (назначается) сотрудник, входит в должность вышестоящего органа управления, представление оформляется на общем бланке и отправляется в этот орган за подписью первого руководителя организации и при необходимости – руководителя профсоюзного органа. Одновременно оформляется комплект документов личного дела в соответствии с процедурой назначения на должность.
При переводах внутри организации часто вместо представления составляется докладная записка, аналогичная по содержанию представлению.
Представление или докладная записка сопровождает, как правило, перевод работника по инициативе руководства организации. Однако перевод по инициативе работника исключает возможности одновременно с заявлением составления представления, докладной записки.
В процессе отбора кандидатур для назначения на вакантную должность переводом выполняются те же процедуры или основная их часть, которые сопровождают процесс приема на работу.
При положительном решении (резолюции) полномочного руководителя организации о переводе согласовывается, оформляется и подписывается новый трудовой договор. Действующий трудовой договор аннулируется. Аннулирование трудового договора осуществляется путем проставления в нем отметки о заключении нового договора с указанием его даты, номера и росписи руководителя кадровой службы.
В традиционном приказе по личному составу пункт о переводе должен структурно включать: обозначение распорядительного действия (перевести), фамилию, имя, отчество работника, наименование должности (профессии, специальности) и места работы сотрудника до перевода, фразу «сего согласия», вид перевода, наименование должности (профессии, специальности) и места работы после перевода, дату перевода, размер заработной платы и другие существенные условия труда, изменяющие содержание трудового договора (льготы и преимущества, сменность и т.п.).
Такой пункт может формулироваться и как назначение на должность, но с обязательным указанием, что назначение осуществляется переводом.
Основание к пункту приказа о переводе являются: изменение к трудовому договору (контракту), заявление, представление, докладная записка с указанием даты и автора, резолюция руководителя и др.
Например:
«2. ПЕРЕВЕСТИ:
2.1. Петрова Георгия Алексеевича, старшего экономиста планово-финансового отдела, с его согласия, на должность ведущего специалиста того же отдела с 16.01.2000 с окладом по 13-му разряду ЕТС.
Основание: контракт от _____№_____, заявление Г.А. Петрова от_____ с резолюцией ______ от _______, докладная записка заведующего планово-финансового отдела Л.Д. Ефимова от______.