На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно - платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Выдача средств на оплату труда, пособий по социальному страхованию и стипендий может осуществляться по платежной или расчетно - платежной ведомости.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы платежной и расчетно-платежной ведомостей (формы № Т-53 и № Т-49 соответственно) и Указания по применению и заполнению этих форм.
Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
Лицам, не состоящим в штате предприятия, возможны следующие варианты выплаты денег:
- на каждое лицо в отдельности выписывается отдельный РКО;
- на всех лиц, выполняющих работы по конкретному договору, составляется отдельная ведомость.
Важный момент! Не допускается выплачивать по одной ведомости деньги штатным работникам и лицам, не состоящим в штате предприятия.
Если средства на оплату труда, пособия по социальному страхованию, стипендии не были получены работниками в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка, то по истечении этого срока кассир обязан:
а) в платежной (расчетно - платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной (расчетно - платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ____________».
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно - платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Следует отметить, что нормы п. 18 Порядка ведения кассовых операций не требуют обязательного составления РКО на сумму фактически выплаченной по ведомости суммы заработной платы (на ведомости достаточно поставить штамп «Расходный кассовый ордер № ____»), в то время как Указания по применению и заполнению форм № Т-49 и № Т-53, утвержденные Госкомстатом России, предписывают составить на выданную сумму заработной платы РКО, указав его дату и номер в ведомости.
Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.
Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете операций по выдаче заработной платы на следующем примере:
Сумма оплаты труда в торговой организации «Сир» за март 2009 г. составила 180 000 руб., НДФЛ с начисленной за март заработной платы – 21 580 руб., первая половина заработной платы была выдана 16.03.2009 в сумме 74 500 руб. Выплата заработной платы за вторую половину месяца (окончательный расчет) производится до 10-го числа следующего месяца. Наличные на выплату зарплаты получены кассиром организации 16.03.2009 и 06.04.2009. Заработная плата за вторую половину месяца (окончательный расчет) выплачивалась с 06 по 08 апреля. До 09 апреля фактически было выплачено 74 420 руб. Сумма не выданной зарплаты 09 апреля должна быть сдана в банк для зачисления на расчетный счет.
Бухгалтер организации «Сир» отразит следующие операции в учете:
16.03.2009
Дебет 50 Кредит 51 74 500 руб. – получены деньги в банке для выплаты заработной платы за первую половину марта
Дебет 70 Кредит 50 74 500 руб. – выдана заработная плата за первую половину марта
31.03.2009
Дебет 44 Кредит 70 180 000 руб. – начислена заработная плата за март
Дебет 70 Кредит 68 21 580 руб. – удержан НДФЛ с заработной платы за март
06.04.2009
Дебет 68 Кредит 51 21 580 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ с заработной платы за март
Дебет 50 Кредит 51 83 920 руб. – получены деньги в банке для выплаты заработной платы за вторую половину марта (180 000 - 21 580 - 74 500) руб.
С 06.04.2009 по 08.04.2009
Дебет 70 Кредит 50 74 420 руб. – выдана заработная плата за вторую половину марта
09.04.2009
Дебет 70 Кредит 76/4 9 500 руб. – депонированы денежные суммы (83 920 - 74 420) руб.
Дебет 51 Кредит 50 9 500 руб. – депонированные денежные суммы сданы в банк.
В последующем депонированная зарплата выдается сотрудникам по расходному кассовому ордеру. Дату и номер ордера следует указать в книге депонентов. Если получателей несколько, то возможно оформить отдельную платежную ведомость.
При выдаче депонированной заработной платы производятся следующие записи:
- Дебет 50 Кредит 51 – получены денежные средства в банке на выдачу депонированной заработной платы;
Дебет 76/4 Кредит 50 – депонированная заработная плата выплачена сотрудникам.
1.3. Расчеты с подотчетными лицами
Подотчетными суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.
Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны:
- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово - телеграфных расходов;
- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
- представительские расходы.
Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации.
Денежные средства под отчет выдаются не всем работникам организации, а только тем, которые поименованы в приказе руководителя. В нем прописывается, на какой срок и на какие цели выдаются денежные средства. Например, одни работники в соответствии с приказом руководителя вправе получать денежные средства только на приобретение ГСМ, тогда как другие – на оплату всех хозяйственных расходов.
Следует отметить, что в силу п. 11 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Подотчетное лицо обязано вернуть взятые денежные средства либо отчитаться за них не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, установленного приказом руководителя или со дня возврата из командировки.
Работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Он оформляется по унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденный Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, и составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.