Передача автомобиля для временного хранения организации-исполнителю должна быть отражена записью по забалансовому счету 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение".
Договор обязателен к заключению с каждым потребителем при предъявлении им документа, удостоверяющего личность, а также документов, удостоверяющих право собственности на автомототранспортное средство (свидетельство о регистрации, паспорт автомототранспортного средства, справка-счет). Заказчик, не являющийся собственником автомототранспортного средства, предъявляет документ, подтверждающий право на эксплуатацию. Экземпляры договора и приемо-сдаточного акта выдаются заказчику.
Однако каждый раз наряду с документами, подтверждающими выполнение обязательств по той или иной сделке (акт приемки-сдачи, накладная и т.п.), необходимо оформлять и счет-фактуру. Таково требование Налогового кодекса.
Счета-фактуры также оформляют:
- при безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг);
- при передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг);
- при получении от покупателя аванса;
- при выполнении строительно-монтажных работ, если построенные объекты будут использоваться для собственных нужд фирмы и пр.
Кроме того, счета-фактуры должны выписывать и те организации и предприниматели, которые используют освобождение от уплаты НДС либо продают товары или услуги, освобожденные от налога. Выставляя в этих случаях покупателям счета-фактуры, в них делается запись «Без налога (НДС)».
Для счета-фактуры предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 [6].
Перечень обязательных реквизитов счета-фактуры приведен в статье 169 Налогового кодекса РФ. В типовом бланке все эти реквизиты есть.
Счет-фактуру оформляют в двух экземплярах: первый экземпляр передают покупателю (заказчику), второй - в бухгалтерию. Причем сделать это нужно не позднее пяти дней с даты отгрузки товаров покупателю (даты подписания акта приемки-сдачи выполненных работ, оказанных услуг).
Если денежные средства от покупателя были получены авансом, то выставляя ему счет-фактуру, продавец должен отразить в нем номер платежно-расчетного документа. В случае, если авансов было несколько, тогда нужно указать реквизиты всех «платежек».
Когда организация получает аванс от контрагента, общий порядок оформления счетов-фактур выглядит так. На сумму предоплаты продавец должен выписать счет-фактуру в одном экземпляре и зарегистрировать его в книге продаж. Таково требование пункта 18 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость. После того как товар будет отгружен, НДС, включенный в состав аванса, продавец может поставить к вычету. Для этого ранее выписанный счет-фактуру на аванс необходимо отразить в книге покупок.
В обязательном порядке строка 5 заполняется и при оформлении продавцом счета-фактуры уже на саму поставку. На основании полученного счета-фактуры покупатель принимает к вычету сумму НДС, предъявленную поставщиком товаров (работ, услуг).
Все выписываемые организацией счета-фактуры должны быть пронумерованы в хронологическом порядке.
Как правило, счета-фактуры в ОАО «КУБАНЬ-ЛАДА» выписывает заместитель главного бухгалтера или работник бухгалтерии, уполномоченный на это приказом руководителя.
Полученные и выданные счета-фактуры хранят в архиве организации четыре года.
Счета-фактуры, выписанные покупателям, сшивают в журнал. Его называют журналом учета выданных счетов-фактур. Счета-фактуры нужно подшивать в журнал в той же последовательности, в которой они были выписаны покупателям. Страницы журнала должны быть пронумерованы, а сам журнал - прошнурован.
Выписанные счета-фактуры регистрируют в книге продаж, а счета-фактуры, полученные от поставщиков, - в книге покупок.
Ведение книги продаж осуществляется в случаях:
- продавцы ведут книгу продаж, предназначенную для регистрации счетов-фактур (лент контрольно-кассовых машин, бланков строгой отчетности), составляемых продавцом при совершении операций, признаваемых объектами, которые облагаются НДС, в том числе и не подлежащих налогообложению;
- при получении денежных средств в виде авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров продавцом составляется счет-фактура, который регистрируется в книге продаж;
- счета-фактуры, выписанные в одном экземпляре получателем финансовой помощи, денежных средств на пополнение фондов специального назначения, в счет увеличения доходов либо иначе связанных с оплатой товаров, процентов по рассчитанного в соответствии со ставкой рефинансирования ЦБ РФ, страховых выплат по договорам страхования риска неисполнения договорных обязательств, регистрируются в книге продаж;
- для продавцов, оказывающих платные услуги и выполняющих работы непосредственно населению без применения контрольно-кассовых машин случаях, предусмотренных законодательством РФ, в книге продаж взамен счетов-фактур регистрируются документы строгой отчетности, утвержденные в установленном порядке и выданные покупателям;
- организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие
предпринимательскую деятельность в интересах другого лица по договорам
поручения, комиссии или агентским договорам, в книге продаж регистрируют счета-фактуры, выставленные покупателям в части дохода, полученного ими виде вознаграждений при исполнениилюбого из указанных договоров;
- по строительно-монтажным работам, выполненным организацией для собственного потребления, счета-фактуры составляются в одном экземпляре в момент принятия на учет соответствующего объекта, завершенного капитальным строительством, и регистрируются в книге продаж.
Ответственность за правильность ведения книги продаж возложена на руководителя предприятия, или на то лицо, которое назначил руководитель.
В процессе исследования нами выявлены недостатки в оформлении первичной документации организации: несвоевременное оформление некоторых бланков первичной документации, прежде всего несоответствие дат составления счетов-фактур и платежных документов. Счета-фактуры в книгах покупок и продаж так же регистрируются не сразу
3.3 Синтетический и аналитический учет расчетов с покупателями
и заказчиками
В ОАО «КУБАНЬ-ЛАДА» учет расчетов с покупателями и заказчиками организуется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». По дебету данного счета отражается задолженность покупателей и заказчиков, по кредиту – уменьшение этой задолженности, а также авансы, полученные от покупателей и заказчиков. Сальдо дебетовое свидетельствует о суммах задолженности покупателей и заказчиков. В некоторых случаях сальдо по счету 62 может быть и кредитовым, это означает, что получен от покупателя аванс в счет предстоящей оплаты за проданные товары (работы, услуги) получен, но на конец месяца продавец не выполнил своих обязательств по отгрузке товаров (выполнении работ, оказания услуг).
Для отражения указанных операций к счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками целесообразно открывать следующие субсчета:
- 62-1 – «Расчеты с покупателями по отгруженным товарам, выполненным работам, оказанным услугам»;
- 62-2 – «Расчеты по авансам полученным»;
- 62-3 – «Расчеты по векселям полученным» и др.
Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» дебетуется в корреспонденции со счетами 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» на суммы, на которые предъявлены расчетные документы.
Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов) и т.п.
Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в ОАО «КУБАНЬ-ЛАДА» ведется по каждому предъявленному покупателям счету.
Построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных:
- покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
- покупателям и заказчикам по неоплаченным в срок расчетным документам;
- авансам полученным;
- векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;
- векселям, дисконтированным (учтенным) в банках.
При отгрузке покупателю товаров, после того, как к покупателю перешло право собственности на них, в бухгалтерском учете делается следующая запись:
Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
Кредит субсчета 90-1 «Выручка»
- отражена задолженность покупателя за отгруженные товары.
Если организация выполнила для заказчика работы (оказала услуги) и заказчик их принял, делается бухгалтерская запись:
Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
Кредит субсчета 90-1 «Выручка»
- отражена задолженность заказчика за выполненные работы (оказанные услуги).
Отразить задолженность покупателя (заказчика) необходимо независимо от того, получила организация от него денежные средства за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) или нет.