В ходе проведения инвентаризации дебиторской задолженности можно оценить правильность формирования резерва по сомнительным долгам, в первую очередь, отражена ли данная операция в учетной политике организации.
Целесообразно при этом получить ответы на следующие вопросы, связанные с формированием данного резерва:
- правильно ли отражены в бухгалтерском учете операции по формированию резерва;
- соответствует ли резерв по сомнительным долгам требованиям статьёй 266 НК РФ;
- в каком объеме сформирован резерв относительно выручки, и какие группы по срокам задолженности в него включены;
- в каком объеме сформирован резерв до даты проведения инвентаризации использован ли он до даты проведения инвентаризации, и каков остаток на дату проведения инвентаризации (расчетные и фактические данные);
- подлежат ли суммы резерва списанию на финансовые результаты либо его надо доначислить в соответствии со п. 5 ст. 266 НК РФ. Несмотря на то, что отсутствие инвентаризации расчетов еще не позволяет сделать вывод о достоверности данных бухгалтерской отчетности, применение неунифицированных форм документов, а также иные погрешности их оформления могут быть приравнены налоговыми органами к отсутствию первичного документа.
Проверка правильности ведения бухгалтерского и налогового учета операций по формированию дебиторской задолженности
В бухгалтерском учете дебиторская задолженность отражается по дебету счетов:
1) 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (если организацией выдан аванс в счет поставки);
2) 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (в случае поставки товаров, работ, услуг в счет последующей оплаты);
3) 68 «Расчеты по налогам и сборам» (в случае переплаты в бюджет);
4) 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (в случае переплаты при расчетах по социальному страхованию, пенсионному обеспечению, обязательному медицинскому страхованию работников организации);
5) 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при удержании с работника определенных сумм в пользу организации);
6) 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (в случае невозврата подотчетным лицом выданных ему денежных средств);
7) 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (при наличии задолженности работников по предоставленным займам, возмещению материального ущерба и т.п.);
8) 75 «Расчеты с учредителями» (при наличии задолженности учредителей по вкладам в уставный, складочный капитал);
9) 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (в случае наличия задолженностей по возмещению ущерба по страховому случаю; расчетов по претензиям в пользу организации; расчетов по причитающимся дивидендам и др.).
В настоящее время нередки случаи неисполнения должниками своих обязательств. За нарушение условий договоров применяются следующие меры гражданско-правовой ответственности: штрафы, пени, неустойки, проценты. Суммы санкций, признанных должником или по которым получены решения суда об их взыскании, коммерческие организации включают в состав внереализационных доходов (п. 8 Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99), утвержденного приказом Минфина РФ от 06.05.99 №32н). При этом производится запись:
Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям»,
К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы»
(на сумму начисленного штрафа (пени, неустойки)).
Следующий шаг - проверка наличия дебиторской задолженности с истёкшим сроком исковой давности. Согласно ст. 195 ГК РФ исковая давность - это период времени, в течение которого можно предъявить иск должнику в связи с тем, что он не выполнил свои обязательства по договору (например, не оплатил приобретенную продукцию). Общий срок исковой давности составляет три года. Отсчет срока начинается после того, как прошел период, установленный договором для исполнения обязательства.
Статьей 203 ГК РФ установлено, что срок исковой давности может прерываться, а после перерыва он отсчитывается заново. Это происходит в тех случаях, когда:
· кредитор обращается с иском в суд (если суд оставляет иск без рассмотрения то срок исковой давности по этому иску не прерывается); должник признает долг. Кредитор может сделать вывод, что должник признал свой долг, если тот частично оплатил задолженность;
· уплатил проценты за просрочку платежа;
· обратился к кредитору с просьбой об отсрочке платежа;
· подписал акт сверки задолженности;
· написал заявление о зачете взаимных требований.
Таким образом, срок исковой давности можно продлевать на неопределённый период времени. Для этого нужно, чтобы должник хотя бы раз в три года признавал свой долг.
Проверка расчетов с подотчетными лицами. Подотчетными лицами являются работники организации, получающие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно - хозяйственные (в том числе представительские) расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации. Учет расчетов с ним осуществляется с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок проведения кассовых операций. Это означает, что если подотчетному лицу поручено произвести оплату товаров, работ и услуг других организаций, то данные платежи не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами, установленного Указанием Банка России от 14.11.2001 N 1050-У, который составляет 60 тыс. руб. по одной сделке с одним юридическим лицом в день.
Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно-хозяйственные расходы, то отчет составляется в трехдневный срок после истечения времени, на который эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него подоходный налог. Если срок, на который были выданы деньги, заранее не был установлен, то у бухгалтера нет оснований для предъявления претензий подотчетному лицу.
Выдача командировочных сумм и оформление авансового отчета после приезда из командировки в бухгалтерском учете отражается следующим образом:
Дебет 71 Кредит 50 - выданы денежные средства на командировочные расходы,
Дебет 26, Кредит 71 – расходы по дополнительным услугам,
Дебет 19, Кредит 71 – отражение НДС по дополнительным услугам,
Дебет 26, Кредит 19 – сумма НДС по дополнительным услугам отнесена на счет учета данных услуг.
Срок командировки законодательством ограничен (не более 40 суток). Если есть необходимость пребывания сотрудника в другой организации в течение более длительного времени, то необходимо оформить его временный перевод в эту организацию, для чего требуется согласие сотрудника. Выдача денежных средств на покрытие административно-хозяйственных расходов осуществляется на основании заявлений подотчетных лиц.
Если подотчетным лицом авансовый отчет не представлен, то в бухгалтерском учете производятся записи:
Дебет 94, Кредит 71 - отражены в качестве недостачи подотчетные суммы,
Дебет 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кредит 94 - предъявлена финансовая претензия подотчетному лицу,
Дебет 70, Кредит 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» - осуществлено удержание подотчетных сумм из заработной платы подотчетного лица.
С помощью подотчетных лиц организации осуществляют представительские расходы. Это специфический вид затрат, связанных с приемом и обслуживанием представителей других организаций, прибывших на переговоры. Такие расходы регламентируются налоговым законодательством, поэтому в организации должна быть комиссия, осуществляющая контроль этих расходов и их соответствие положению о составе и нормах расходов. Для проведения конкретного мероприятия должна быть составлена смета расходов, согласно которой комиссия затем подписывает акт на их списание.
Проверка правильности ведения бухгалтерского и налогового учета по погашению дебиторской задолженности
Погашение дебиторской задолженности денежными средствами. Очевидно, что наибольшая часть дебиторской задолженности погашается именно денежными средствами, следовательно, при проверке следует обратить внимание именно на денежную форму расчетов между контрагентами, правильность отражения соответствующих операций на счетах бухгалтерского учета (Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Полный финансовый цикл - от реализации и до погашения дебиторской задолженности - в бухгалтерском учете отражается следующим образом:
Дебет 90, Кредит 41, 44 - списана стоимость реализованной продукции,
Дебет 90, Кредит 68 - отражен НДС, Дебет 90, Кредит 44 - списаны на себестоимость реализованной продукции коммерческие расходы,
Дебет 90, Кредит 99 - определена прибыль от реализации продукции,
Дебет 51, Кредит 62 - выручка от реализации зачислена на расчетный счет.
В случае неплатежа дебиторская задолженность может быть признана без
надежной по истечении срока исковой давности:
Дебет 91, Кредит 62 - списана на прочие расходы безнадежная дебиторская задолженность,
Дебет 007 - задолженность учтена на забалансовом счете.
Расходы от списания безнадежной к получению дебиторской задолженности уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. Если по истечении некоторого срока покупатель ликвидирует свою задолженность, то полученная организацией на расчетный счет (51 «Расчетные счета») денежная сумма приходуется как прочие доходы, которые включаются в состав налоговой базы по налогу на прибыль, а задолженность списывается с забалансового учета: