1.2 Технология делегирования
Как и в любом сложном деле, в делегировании полномочий не обходится без трудностей. Для того чтобы облегчить свою работу менеджер должен следовать определенному алгоритму.
Рассматривая действия руководителя в процессе делегирования, выделяют три типа задач, которые руководителю:
Надо решать самому – задачи сложные, касающиеся организации в целом и конфиденциальные задания.
Можно делегировать – задачи, с которыми менеджер хорошо справляется сам, однако может делегировать для сокращения времени.
Необходимо делегировать – легкая, нудная работа.
Для того чтобы обеспечить выполнение подчиненными порученной работы, менеджер должен ответить на некоторые вопросы.[1]
ЧТО? | Что надо сделать, какие задания надо выполнить?Какие факторы, условия должны быть приняты во внимание?Какие трудности могут возникнуть? |
КТО? | Кто будет отвечать за выполнение задания?С кем исполнителю придется взаимодействовать?Кого следует проинформировать или поставить в известность |
ЗАЧЕМ? | Достижению какой цели служит выполнение данной задачи?В чем состоит значение задачи в общем контексте работы организации (подразделения)?Что произойдет, если порученная задача не будет выполнена? |
КАК? | Как выполнить задачу?Какие методы следует использовать?На что обратить внимание? Каким требованиям должен отвечать результат?Какие средства и ресурсы могут быть использованы? Какими могут быть затраты? |
КОГДА? | Когда следует начать работу?Когда следует ее завершить?Когда установить промежуточные сроки, контрольные точки?Когда и в какой форме сотрудник должен информировать руководителя о ходе работы? |
Ответы на эти вопросы помогут руководителю лишь при соблюдении определенных правил делегирования:[1]
10. Помните — делегирование без мотивации и стимулирования невозможно! Мотивируйте сотрудников во время делегирования.
11. Делегируйте задачу или работу по возможности целиком, а не в виде частичных изолированных заданий.
12. Решение однородных задач лучше поручать одному и тому же сотруднику.
13. Убедитесь в том, что сотрудник может и хочет взяться за работу.
14. Остерегайтесь того, чтобы, так сказать, «для надежности» поручать одну и ту же работу двум сотрудникам, не знающим об этом.
15. Передавайте вместе с задачей полномочия и компетенцию (вплоть до права подписи документов, если это необходимо).
16. При инструктировании важно не только объяснять суть задания, но и его смысл и цель.
17. Крупные и важные задания рекомендуется поручать приказным путем в письменной форме. Это, конечно, не снимает необходимости мотивировать и тщательно инструктировать сотрудника.
18. Вместе с тем создайте у подчиненного уверенность в том, что в случае возникновения трудностей или проблем он всегда может попросить у вас совета или поддержки.
19. Договоритесь с сотрудником о том, когда, как часто и в какой форме он будет сообщать вам, как продвигается дело.
20. Контролируйте конечные результаты порученного и немедленно информируйте сотрудника об итогах контроля.
Соблюдение этих правил поможет частично или полностью устранить проблемы, возникающие в процессе делегирования.
1.3 Барьеры для успешного делегирования
Делегирование полномочий, несомненно, является одним из самых эффективных способов управления на предприятии. Однако не все руководители используют его. Все зависит от структуры организации, от личностных предпочтений менеджера и самих работников.
Эксперты называют ряд установок и представлений, которые препятствуют тому, чтобы руководители делегировали полномочия подчиненным.[1]
10. Плохое взаимодействие с подчиненными. Успех делегирования в значительной степени зависит от умения руководителя наладить хорошее взаимодействие с подчиненными в процессе выполнения порученной работы. Делегировать не значит свалить на кого-то свою работу и забыть об этом.
11. Конфликты и нездоровая атмосфера в коллективе. Успех делегирования возможен лишь при четком взаимодействии и высоком уровне взаимопонимания между исполнителями. Конфликты, склока, плохой морально-психологический климат убивают атмосферу сотрудничества, без которой невозможно рассчитывать на хорошее выполнение делегированной работы.