2.1.Учет денежных средств и финансовых вложений.
2.1.1 Учет кассовых операций
Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. Потребность в наличных денежных средствах возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплату услуг наличными и т. п. В то же время в кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчетного счета или от заказчиков и др.
Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными ООО «Рандеву» создало специальный участок бухгалтерии - кассу.
Так как организация небольшая, обязанности кассира выполняет главный бухгалтер. При этом главный бухгалтер назначен приказом по предприятию с разрешением выполнять обязанности кассира (приложение №5) и с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности кассира.
На предприятии установлен лимит кассы. Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в кредитном учреждении. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу». [6]. Для ООО «Рандеву» банк установил лимит остатка кассы в сумме 15 000 рублей. Лимит устанавливается следующим образом: считается налично-денежная выручка за последние три месяца, сколько выплачено наличными деньгами за последние три месяца и среднедневной расход.
Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), подписанным кассиром, главным бухгалтером.
При этом вносителю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью и штампом организации. При получении денежных средств в банке по чеку бухгалтером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека.
Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которые ставится специальный штамп, имеющий реквизиты расходного кассового ордера (форма № КО-2).
Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются главным бухгалтером.
Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.
Заработная плата, пособия, премии выплачиваются по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.
Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. При выдаче денежных средств по доверенности они прилагаются к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.
По мере выполнения кассовых операций кассир обязан подписать их и, кроме того, их и приложенные к ним документы погасить штампом или надписью «оплачено» или «получено» («число, месяц, год»).
До передачи в кассу на исполнение кассовые документы записываются бухгалтером в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров с указанием кодов (цифровых обозначений) причин и условий поступления и выдачи наличных денежных средств [10, стр. 17-21].
Кассовая книга - это регистр аналитического учета, защищающий интересы, как кассира, так и организации. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются круглой печатью организации.
Кассовая книга ведется с использованием вычислительной техники. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются; исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. После проверки правильности записи кассовых документов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработке приходных кассовых ордеров. Корреспонденция счетов, указанная в документе, переносится в отчет кассира (второй экземпляр кассовой книги) и на его основании информация переносится в соответствующие учетные регистры (журнал ордер (ведомость) по счету 50 «Касса»).
Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало и конец месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие в кассу, оборот по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере по счету 50 «Касса». Основанием для заполнения журнала-ордера служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка.
В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, бланки строгой отчетности. К денежным документам относятся: путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные для работников предприятия, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные) [10, стр. 22-24].
Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т. п.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» [6].
Рассмотрим хозяйственные операции и корреспонденции счетов по счету 50 «Касса» за ноябрь 2009г.:
Дт 50.1 Кт 51 – 10 000 руб. Поступили наличные денежные средства в кассу с банковского счета организации по чеку № 8430733 (приложение №6).
Дт 71.1 Кт 50.1 – 5 000 руб. Выдано из кассы организации перерасход по авансовому отчету № 38 от 24.10.08г. главному бухгалтеру Ивановой Галине Анатольевне, оплата за электроэнергию за октябрь месяц 2009года (приложение №7).
Дт 71.2 Кт 50.1 – 5 000 руб. Выдано из кассы организации под отчет начальнику лесного хозяйства Симонову Вячеславу Павловичу на приобретение запасных частей (приложение №8).
Дт 50.1 Кт 51 – 100 000 руб. Поступили наличные денежные средства в кассу с банковского счета организации по чеку № 8430734 (приложение №9).
Дт 70 Кт 50.1 – 98 849,49 руб. Выдана из кассы организации по платежной ведомости № 64 заработная плата участку №1 за октябрь месяц 2009года (приложение №10).
Дт 70 Кт 50.1 – 1 150,51 руб. Выдана из кассы организации водителю Федотову Александру Владимировичу компенсация отпуска при увольнении (приложение №11).
Дт 50.1 Кт 51 – 20 543,69 руб. Поступили наличные денежные средства в кассу с банковского счета организации по чеку № 8430735 (приложение №12).
Дт 70 Кт 50.1 – 5 964 руб. Выдана из кассы организации по платежной ведомости № 66 заработная плата участку №2 за ноябрь месяц 2009 года (приложение №13).
Дт 70 Кт 50.1 – 14 579,69 руб. Выдана из кассы организации по платежной ведомости № 67 заработная плата Аппарату управления за ноябрь месяц 2009 года .
После обработки кассовых документов составляется отчет кассира (приложение №5) и вкладной лист кассовой книги (приложение №2). Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется сразу в конце каждого дня, в котором было движение по кассе. Отчет кассира прикладывается к приходным и расходным ордерам, вкладной лист кассовой книги в кассовую книгу, которая в конце года прошнуровывается и скрепляется печатью. На основании отчета кассира, кассир переносит с бумажных носителей информацию о движении денежных средств в базу для автоматизированного учета. В течение месяца, на основании приходных и расходных кассовые ордеров, автоматически делаются записи в журнал ордер (ведомость) по счету 50 «Касса». В конце месяца кассир проверяет соответствие первичной документации и записей в журнале ордере (ведомости) по счету 50 «Касса», если расхождений не выявлено, то кассир распечатывает журнал ордер и реестр приходных и расходных кассовых ордеров (приложение №8).
Инвентаризация (ревизия) наличных денежных средств в кассе ООО «Рандеву» проводиться один раз в месяц. Комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира проводится внезапная ревизия кассы. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности [10].
Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом (Приложение №9).