Хранение бухгалтерских документов
Перед передачей в архив первичные бухгалтерские документы, необходимо правильно обработать.
Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (например, наряды на работу, сменные рапорты и т. п.) могут храниться не переплетенными, а подшитыми в папки.Предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее 5 лет (п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета).
Для отдельных категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников, лицевые счета или расчётно-платёжные ведомости) законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения(75 лет),требуется полная архивная обработка, включающая в себя:правильный подбор бухгалтерских документов требующих обработки, нумерацию и оформление дел, составление заверительных листов и простановку архивных штампов и шифров,переплёт дел, опись дел.
При этом, согласно п. 99 Положения по ведению бухгалтерского учета, рабочий План счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее 5 лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 101 Положения по ведению бухгалтерского учета).
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством (п. 100 Положения по ведению бухгалтерского учета). Постановление об изъятии должно содержать четкий перечень изымаемых документов и причину изъятия (то есть основания, по которым соответствующий орган может предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства). Обращаем внимание читателей, что изъятие документов просто "на проверку" действующим законодательством не предусмотрено.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Обычная прошивка документов - это способ упорядочить бумаги и уменьшить объём, необходимый для их хранения. Однако в работе бухгалтерии и отдела кадров есть документы, требующие защиты от изъятия или замены листов: к таковым, в частности, относятся различные журналы регистрации, любые многостраничные документы и их копии. В этом случае используется специальная технология прошивки, в некоторой степени гарантирующая отсутствие постороннего вмешательства. Документы компании обычно прошиваются в тех отделах, где используются или где хранятся.
Несмотря на то, что Госстандарт не даёт ответ на вопрос, как прошить документы, всё же существуют общие требования по прошивке для банков (документы от банков для ЦБ РФ требуют соблюдения строгих стандартов), а также собственные требования различных инстанций. Одним из важных общеупотребительных правил является нумерация всех листов документа и прошивка. Также требуется указание количества листов с заверительной надписью и печатью на обороте последнего из листов документа и подпись должностного лица с указанием даты заверения.
Архивные документы выдаются из архивохранилища с письменного разрешения:
заведующего архивом - работникам организации для служебных целей в рабочие помещения;
руководителя организации или его заместителя – другим организациям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них.
Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища.
На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.
Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.
Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:
выемку архивных документов;
сверку архивного шифра и заголовков с описью дел;
полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.
Сверка архивного шифра архивных документов с описью дел предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.
Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:
до одного месяца – работникам организации;
до трех месяцев – другим организациям во временное пользование;
до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи.
Выдача архивных документов работнику архива для использования в служебных целях оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, описей дел, документов, который визируется руководителем соответствующего подразделения. Заказ (требование) регистрируется в книге выдачи архивных документов, из хранилища в рабочие помещения, в которой работник, получивший архивные документы, расписывается за каждую единицу хранения. Заказ (требование) находится в архивохранилище до истечения срока его хранения.
Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование.
Описи дел выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя на срок, как правило, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.
Выдача описей дел, документов оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов, в которой расписывается получивший опись работник организации.
При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников организации. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства организации.
При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.
Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений. Для перемещения архивных документов внутри архивохранилища используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.
Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива.
Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.