Все инвентарные карточки хранят в картотеке по разделам, подразделам, классам и подклассам согласно Общероссийскому классификатору основных фондов, а внутри них - по месту эксплуатации (структурным подразделениям). На каждую группу заводят инвентарные карточки ф. ОС-8, на основании которых ежемесячно составляют оборотную ведомость движения основных средств, которая имеет контрольное значение.
В организации, имеющей небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет основных средств может быть организован в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об основных средствах по их видам и местам нахождения.
Отметим также, что в каждой организации должен быть оперативный контроль за использованием основных средств с получением следующей информации:
- о наличии собственных средств с подразделением их на собственные или арендованные, установленные или не установленные, действующие и неиспользуемые;
- о рабочем времени и простоях оборудования, машин и транспортных средств;
- о выпуске продукции (работах и услугах).
Все основные средства на время эксплуатации закрепляют за фермами, бригадами, а конкретную ответственность несут их руководители и отдельные материально-ответственные лица. Для этого в конце года при проведении инвентаризации основных средств заполняют инвентаризационные описи основных средств, в которых соответствующие материально - ответственные лица расписываются в приемке объектов на ответственное хранение.
Поступление основных средств в организацию происходит: в порядке нового строительства; на условиях аренды; в результате приобретения за плату; в качестве взноса (вклада) в уставный капитал; безвозмездным получением или дарением; выявлением как неучтенных по материалам инвентаризации; путем получения в хозяйственное ведение или оперативное управление; оприходованием с целью осуществления совместной деятельности и доверительного управления; в порядке товарообменных операций; другими способами, не противоречащими действующему законодательству.
Как только объект основных средств поступил в распоряжение организации, ее руководитель или иное уполномоченное должностное лицо учреждает комиссию из специалистов соответствующего профиля и будущего материально - ответственного лица и поручает ей принять объект, а результат приемки оформить документом.
Для зачисления в состав основных средств отдельных объектов составляют акт (накладная) приемки-передачи основных средств ф. № ОС-1, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ № 71а от 30.10.97 г., или акт приема-передачи основных средств ведомственной ф.101-АПК[10, 108].
Приемочная комиссия определяет техническое состояние и комплектность объекта, его наименование, год выпуска предприятием-изготовителем или год постройки, первоначальную стоимость и другие сведения, позволяющие вести аналитический учет объекта в соответствии с целевым назначением. Все эти данные отмечаются в акте приемки, к которому прилагают необходимую техническую документацию (чертежи, технический паспорт, руководство по эксплуатации и пр.).
Общим актом (накладной) приемки-передачи основных средств может оформляться принятие к бухгалтерскому учету однотипных объектов одинаковой стоимости и принимаемых бухгалтерской службой к учету одновременно.
В процессе организации аналитического учета по объектам и в случае группового учета однотипных объектов основных средств на основании информации, содержащейся в акте и технической документации (паспорт, спецификации и пр.), приложений к нему, в бухгалтерии открывают инвентарную карточку учета основных средств (ф. № ОС-6).[12, 186]
Приобретение объектов основных средств за плату
Поступление основных средств за плату от других предприятий и организаций или отдельных лиц и принятие их к учету осуществляются исходя из фактически произведенных затрат по их приобретению, включая расходы по доставке, монтажу и установке.
В бухгалтерском учете расходы по приобретению объектов основных средств отражаются следующими проводками:
Дт 08-4 "Приобретение отдельных объектов основных средств"
Кт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - на стоимость полученных от поставщиков объектов основных средств (по договорной стоимости без НДС);
Дт 19-1, Кт 60 - на суммы НДС по полученным от поставщиков объектам основных средств;
Дт 08-4, Кт 76 - расходы по уплате услуг сторонних предприятий и организаций по доставке объектов основных средств в организацию и доведению их до состояния, в котором они пригодны для эксплуатации (по договорной стоимости без учета НДС);
Дт 19-1, Кт60, 76 - НДС с услуг по доставке объектов основных средств и доведению их до рабочего состояния;
Дт 08, Кт 10, 70, 69, 23 и т.п. - затраты покупателя по доставке и доведению до рабочего состояния приобретенных (приобретаемых) объектов основных средств;
Дт 60, 76, Кт 51, 55 и др. - платежи в пользу поставщиков и иных организаций за приобретенные (приобретаемые) объекты основных средств, их доставку и доведение до рабочего состояния;
Дт 01, Кт 08 - ввод в эксплуатацию приобретенных объектов основных средств. [12, 191]
Строительство объектов основных средств
Строительство объектов основных средств может быть организовано подрядным или хозяйственным способом.
Затраты по оплате подрядных работ отражаются в бухгалтерском учете в следующем порядке: Дт 08, Кт 60 - принятие к оплате счетов подрядных организаций за выполненные ими строительно-монтажные работы и оказанные услуги для капитального строительства, в том числе за оборудование, не требующее монтажа (по договорной стоимости без НДС);
19, Кт 60 - НДС со стоимости принятых строительно-монтажных работ;
Дт 08, Кт 07 - стоимость оборудования, переданного в монтаж;
Дт 60, Кт 05 - суммы выданных авансов;
Дт 60, Кт 60 - зачтены ранее выданные суммы авансов;
Дт 60, Кт 51 - оплата выполненных и принятых строительно-монтажных работ (в случае выдачи ранее аванса - окончательная или частичная оплата работ);
Дт 68, Кт 19 - принят к зачету НДС по принятым и оплаченным строительно-монтажным работам;
Дт 08, Кт 19 - отражены не возмещаемые в соответствии с действующим законодательством суммы НДС, подлежащие отнесению на увеличение инвентарной стоимости строящихся (построенных) объектов;
Дт 01, Кт 08, - ввод в эксплуатацию построенного объекта. [12, 199]
Учет основных средств, внесенных в качестве взноса в уставный капитал предприятия.
Принятие объектов основных средств, внесенных учредителями в счет их вкладов в уставный капитал, согласно п.26 Методических указаний по учету основных средств (в редакции изменений и дополнений), отражается также по дебету счета учета капитальных вложений в корреспонденции с кредитом счета учета расчетов с учредителями.
В связи с этим поступление таких объектов отражается в бухгалтерском учете в следующем порядке: Дт 75, Кт 80 - отражена задолженность учредителей по взносам (вкладам) в уставный капитал;
Дт 08, Кт 75 - выполнение учредителями своих обязательств по внесению взносов (вкладов) в форме объектов основных средств;
Дт 08, Кт 60 - сопутствующие затраты по доставке и доведению объектов основных средств до состояния, в котором они пригодны к использованию по назначению, включая расходы по регистрации, консультированию и т.п.
Дт 60, 76, Кт 51 - оплата услуг по доставке и иным работам, связанным с полученным объектом основных средств;
Дт 01, Кт 08, - принятие объекта к учету (ввод в эксплуатацию). [12, 205]
Приобретение объектов основных средств по товарообменным операциям
В бухгалтерском учете приобретение объектов основных средств по товарообменным операциям отражают в следующем порядке:
Дт 62, Кт 90 - отражена задолженность сторонней организации-покупателя за переданную ей продукцию и другие товарно-материальные ценности от организации исходя из стоимости предполагаемых к получению организацией объектов основных средств из расчета цен, по которым они обычно приобретаются;
Дт 90, 91, Кт 68, - на суммы причитающегося с покупателя налога на добавленную стоимость;
Дт 90, 91 Кт 01, 10, 41, 43 - себестоимость (учетная стоимость) реализованных организацией по договору мены товарно-материальных
ценностей;
Дт 08, Кт 60 - договорная стоимость полученных по договору объектов основных средств (исходя из стоимости товаров (ценностей), переданных или подлежащих передаче организацией, по которой в сравнимых обстоятельствах организация обычно определяет стоимость аналогичных товаров (ценностей));
Дт 19, Кт 60 - НДС на стоимость полученных по товарообменному договору объектов основных средств;
Дт 01, Кт 08 - принятие к учету (ввод в эксплуатацию) объектов основных средств;
Дт 60, Кт 62 - погашение кредиторской задолженности организацией исходя из стоимости реализованных товарно-материальных ценностей из расчета цен, по которым организация их обычно реализует;
Дт 90-9, 91-9, Кт 99 - финансовый результат от реализации товарно-материальных ценностей;
Дт 51, 55, Кт 62, 51, 55 - списание разницы, выявленной на счетах 62 и 60.
В бухгалтерском учете суммовые разницы, связанные с приобретением объектов основных средств, отражают в следующем порядке:
Дт 08, Кт 60 - стоимость поставленного объекта основных производственных фондов;
Дт 19-1, Кт 60 - НДС на стоимость приобретаемого объекта;
Дт 60, Кт 51 - оплата стоимости поставленного объекта исходя из курса на дату платежа;
Дт 08, Кт 60 - на сумму положительной суммовой разницы, образовавшейся на дату платежа, уменьшается первоначальная стоимость приобретенного объекта;