Определить же соответствие применяемой в организации системы бюджетирования схеме "сверху" или "снизу" можно по направлению потока информации, обосновывающего конечные плановые показатели.
При использовании метода бюджетирования от производственных мероприятий, применение схемы планирования "сверху" встречается достаточно редко. Чаще за первоначальное составление производственных планов отвечают службы, курирующие соответствующее направление работ. При необходимости, для случая холдинговой или филиальной структуры, этот процесс может быть локализован и в рамках управляющей компании. Но принцип формирования плана "снизу" - подразделениями, ответственными за функциональные участки работ, остается неизменным.
Если объектом управления является холдинговая или сильно разветвленная филиальная структура, то применение способа "планирование сверху" может быть оправдано в том случае, если на местах существует второй самостоятельный контур планирования, преобразующий укрупненные показатели центра в детальные программы действий. Минимизировать негативные тенденции к увеличению затрат, в этом случае, может грамотно построенная система мотивации или внутреннего контроля.
Определившись с подходами к бюджетированию, остается решить, с использованием каких программных продуктов будет реализована разработанная методика. От того, какими средствами предполагается пользоваться, будут зависеть конечные регламенты процедур. Возможно, особенности программного продукта внесут изменения в выбранный метод. Обобщая программы, существующие на рынке, рассмотрим альтернативы.
Первая возможность заключается в использовании адаптированных офисных приложений Excel или Access. Это довольно типичный выбор, сделанный даже в некоторых крупных компаниях.
Второй способ состоит в применении сравнительно недорогих программ, специализированных на поддержке процедур планирования (продукция компании "Инталев" и другие). Часто, такой выбор делают организации, только создающие бюджетную систему или желающие ее модернизировать.
Третий вариант подразумевает наличие в организации интегрированной системы класса ERP и эксплуатацию обеспечиваемых ею функций планирования.
Начнем с третьего варианта. Безусловно, построение глобальной системы управления под флагом одной из представленных на рынке ERP систем — дело на столько же благородное, насколько дорогое. Для того чтобы такая система функционировала, необходима четкая координация составляющих ее модулей, обеспечиваемая, как правило, на этапе внедрения. Функциональность, которую удалось реализовать при внедрении, становится достаточно стабильной и характеризуется высоким уровнем информационной безопасности. В тоже время, менять такую систему достаточно сложно. Чтобы это сделать, нужно определить, предусмотрена ли возможность реализации желаемого метода, и какие изменения придется произвести дополнительно в других модулях. Если выбранный метод в системе не предусмотрен, с большой вероятностью от него придется отказаться. В противном случае, стоимость изменения функциональности может быть сопоставимой со стоимостью первоначальной установки системы.
Сравнивая первую и вторую альтернативу можно констатировать, что второй способ менее зависим от квалификации специалистов, проводящих внедрение. Однако следует иметь в виду, что в стремлении к универсальности разработчики вынуждены использовать самые простые методы, существенно сужая рамки выбора. Почти наверняка такая система будет работать в терминах и показателях бухгалтерского учета, а значит, окажется достаточно отдалена от проблематики реально решаемых управленческих задач. При привлечении в качестве "внедренца" программы фирмы-разработчика, вероятность корректной адаптации под нужды пользователя возрастает. С другой стороны, практика показывает, что выбрать программу, в которой нужный метод реализован в качестве штатного средства, на порядок дешевле.
Справедливости ради следует отметить недостатки и такого излюбленного средства автоматизации, как использование стандартных офисных приложений. Основное из них — низкая защищенность результирующих форм от сбоя при вводе данных и отсутствие ряда вспомогательных средств, реализованных в специализированных программах. Необходимость компенсации этих недостатков требует создания жестких регламентов выполнения процедур и дополнительных средств проверки. Если в проекте участвуют один — два человека, хорошо знакомых с базовыми возможностями продуктов и владеющих встроенным языком программирования, шанс создания работоспособного средства достаточно высок.
Вероятно, вариации на тему выбора методов планирования по природе своей бесконечны. Масса литературы и специализированных фирм предлагает свой "уникальный" и "наиболее эффективный" метод. Задача менеджера — выбрать тот из них, который окажется не только теоретически правильным, но будет работоспособен на его предприятии и органично вписан в другие процессы. На основании предложенных в статье подходов, организация может выбрать свой путь, наиболее приемлемый для данных условий. А за счет увязки соображений общей рациональности с реалиями бизнеса, разработанный метод может быть эффективнее готовых шаблонов.