В городах центрального Черноземья (Воронеж, Тамбов, Козлов, Белгород, Елец и др.) где суммы сбора таможенных денег были сравнительно не велики, претенденты на должность таможенного откупщика сразу подавали письменную заявку воеводе. Откупщик принимал на себя обязательство уплаты правительству "известной суммы денег в известный срок", что подтверждалось его "поручикам, которые, в случае неплатежа откупщика, обязаны были погасить его задолжностей".
Откупщики состояли под надзором наместников, воевод и дьяков. Местная администрация присылала служилых людей к неплательщикам пошлин и "заповедных" денег, вручали "доправленные" деньги откупщикам. Продолжительность откупного срока не превышала одного года. Еще до его истечения (за один-два месяца) откупщик обязан был отказаться от продления откупа сообщив об этом в Московский приказ. В противном случае ему и его поручикам приходилось платить прежние откупные таможенные деньги за следующий год. С откупщика так же могли потребовать "поддачу" размер которой обыкновенно с каждым годом возрастал. Иногда ему разрешалось за меньший месяц содержания откупа заплатить деньги, сорозмерные с годовой откупной суммой.
Прежнему откупщику могли принудительно продлить контракт из-за просрочки на две недели платежа откупных денег, а так же при условиях, что на новый откупной срок не находилось добровольных соискателей.
Иногда откуп приобретал характер принудительной государевой службы, напоминая "верную" систему. В 1554/55 г. каргопольских и турчасовских таможенных пошлин в размере 2912 р. 65 коп. Во Пскове в 1634/32 г. таможенный сбор был на откупе у Москвича Лужнецкой слабоды И.Скорнякова. Для других откупщиков составляла 3295 руб. В 1681 г. по причине возросшей недоимки, а так же из-за неприкращавшихся злоупотреблении со стороны откупщиков откупная система в таможенном деле повсеместно была отменена.
В конце XVII в. "верные" сборщики получили численное преобладание в низовом звене таможенной службе. А так же было принято насколько законодательных актов о запрещении крестьянам брать на откуп таможенные сборы. В главные таможни (Московскую Большую, Архангельскую, Новгородскую, Макарьевскую) голова назначался из Московских гостей-представителей купеческой верхушки. Ему в помощь придавались торговые люди гостиной и суконной сотен, а так же целовальники из других городов. Таможни, где пошлины собирались "на вере", имели определенную внутреннюю структуру. Начальник таможенной избы назывался головой. В крупных торговых центрах голов могло быть двое. Тогда один из них считался "товарищем" и находился в подчинений у своего коллеги.
Таможенному голове подчинялись целовальники- самая многочисленная категория таможенных служителей. Вспомогательный персонал таможен набирался из подьячих истопников, сторожей рассыльных, ходоков, дрягилей (грузчиков) и т.д.
В 1681 г. именным указом царя Федора Алексеевича официально был установлен порядок замещения должности таможенного головы, невзирая на служебные очереди:
1. гостям, торговым людям гостиной и суконной сотен предписывалось выбирать голов в Московскую Большую таможню из своей среды, а в таможни провинциальных городов- из известных им посадских людей;
2. если последних не обнаружилось, то выбирать в головы представлялось населения городов;
3. при отсутствии или многочисленности посадского населения разрешалось выбирать в головы людей из стрельников, казаков, драгун, пушкарей, зачинщиков, воротников, плотников и из иных чинов, которые проживали в тех городах;
4. в случае же малочисленности упомянутых служилых людей выбирать надлежало из среды дворцовых и монастырских крестьян;
5. за неимением в уездах тех городов дворцовых и монастырских крестьян голову следовало выбирать из посадских и из служилых людей других городов.
Обязанность выбирать голов и целовальников обыкновенно возлагалось не на всех жителей, а только на "лучших людей", способных нести службы. Формальными критериями, по которым сословные общества призывались отбирать кандидатов в головы, ларечные и рядовые целовальники являлись: профессионализм, зажиточность, прямодушие, правдивость, грамотность.
Избранный голова приводился к присяге. Вступая в должность, таможенный голова по распоряжению воеводы принимал от своего предшественника или прежнего откупщика уставные таможенные грамоты, "все таможенные дела и всякий таможенный завод": месячные печати, печатные трубки и молотки, весче контари, терези, пудовые гири и фунты, сосуды, мерные бочки и т.д. Удостоверялись при этом в правильности различных мер: иногда он принимал и деньги, о чем давал две расписки, одна из которых направлялась в Москву, а другая в съезжую избу.
Продолжительность, таможенной службы выборных голов и целовальников обычно не превышала одного года. Правительство сознательно ограничивало срок службы, так как понимало всю тяжесть повинности исполнять таможенное дело на началах "обыкновенной службы". В Архангельске срок службы в XVII в. 2 года еще год в Холмогорах, сократилось до 3 месяцев+1 в Холмогорах до 1 сентября следующего года пребывания.
Постановление голов происходило в первый день нового года, начинавшегося 1 сентября (Семен день), или спустя два-три месяца после их избрания. Хотя новый таможенный голова обычно вступал в должность после 1 сентября, его расчеты предшественником производился именно на эту дату, что вынуждало прежнего голову оформить особую, отпись с указанием суммы денег, собранных за период после 1 сентября.
Целовальников, состоявших при голове, обыкновенно было несколько человек однако их число никогда не определялось указами. Воевода или голова выбирали целовальников некоторых приводили к присяге. Целовальники принимали непосредственное участие в сборе пошлин, "записывали полученные деньги, клали их в ларцы, запечатанные печатью головы, но не всех их". Старший из целовальников, имевший доступ к таможенной казне хранившейся в специальном ящике-"ларе" назывался "ларечным" или "ларешным". Среднее положения занимал "третий" целовальник. Рядовую службу несли "караульные" целовальники, охранявшие таможенную избу, и "ходячие" целовальники, собиравшие пошлины на торговых площадях. Им помогали таможенные дьячки (вели документацию и денежный счет), таможенные сторожа и истопники, или каморники, которые выполняли свои обязанности за небольшое фиксированное жалование.
В круг обязанностей головы и его помощников входило:
1. фиксировать все привозные на продажу (покупку) товары и деньги;
2. осуществлять досмотр товаров против городовых таможенных выписей и проезжих грамот, отбирать в казну протаможенные товары и записывая их особенной статей в книге, взимать штрафные деньги за нарушение таможенных правил;
3. лично присутствовать при заключении важнейших торговых сделок;
4. держать под контролем процесс ценообразования и непосредственно влиять на определения таможенной стоимости товаров;
5. взимать таможенные пошлины и сборы;
6. следить за воеводами, дьяками и подьячими и их родственниками и людьми, чтобы они никакими товарами не торговали, на соболиные и иные промыслы не отпускали, и деньгами с торговыми людьми не складывались, и чтобы не провозили с собой товаров больше чем официально разрешалось или следовало из проезжих грамот;
7. записывать все собранные и израсходованные деньги в таможенной книге, отделяя различные всегда таможенные пошлины, означая время, место их взятия, лицо и товары, с которых она взята (в особом счетном списке надлежало, "всякие деньги расписати по месячно порознь, скалка в котором месяце каких денег собрано, и что сверх окладу прибрано или не добрано");
8. выдавать торговым людям на их товары городовые таможенные выписки и проезжие грамоты "за государевыми печатями" с указанием отпущенных товаров, "и что с них взято ревыми печатными" с указанием отпущенных товаров, "и что с них взято пошлин" и т.д.;
9. обеспечивать приоритет казны (московского государя) в приобретении иностранных товаров;
10. "свивати и связывати дрягилем и запечатывать печатью покупные товары, вывозимые в другие русские города и за границу" [38];
11. выдавать деньги из сумм таможенных и кабацких пошлин на местные городские нужды;
12. приобретать все необходимое для осуществления таможенной деятельности и т.д.
С целью увеличения пошлинного сбора по торговым дням голова посылал целовальников по сельским торжкам и ярмаркам. Вне его компетенции оставались лишь те торговые места, где пошлины взимали откупщики или монастыри (при наличии у них такой привилегии), а также особо отдаленные районы, жители которых непосредственно вносили казну установленную сумму в счет торговых пошлин.
Постоянный персонал таможни обычно состоял из нескольких человек (в городах среднего размера 1-2 подьячих). Эти люди назначались воеводами, иногда правительством, получали жалованные от казны или пользовались писчей деньгой от письма всяких бумаг. Иногда они нанимались казного и получали наемную сумму из сборных денег.
Расходные книги таможен северных русских городов свидетельствуют, что в 30-е г.г. XVII в. годовое государево жалование таможенных дьяков и подьячих "за таможенное и кабацкое письмо" или "за таможенное всякое письмо" обычно составляло 10-12 р. на человека.
В Архангельской таможне число подьячих было значительным и постоянно увеличивалось: с 5 чел. В 1650-х г.г до 9 в конце 1660-х г.г. до 22 к 1670 г. В Архангельской таможне до 1648 г. подьячие сидели "из писчей деньги". Затем им было положено государево жалованье 100 р. в год на восьмерых а дополнение велено было брать с торговых людей писчее по 2 деньги с каждого пошлинного рубля на государя.