У відповідності до вимог заповнення певних типів вантажної митної декларації декларант самостійно вписує відомості у необхідні графи декларації. Графу 47 і розділ В (йдеться про нарахування обов’язкових платежів) декларант може не заповнювати з метою прискорення проходження вантажів через митний кордон. Якщо ця графа і розділ декларантом не заповнені, це робить митний орган. Розділи А, С, Д, заповнюються виключно митним органом після декларування товарів та інших предметів і пред’явлення їх декларантом до митного оформлення.
Якщо для зазначення необхідних відомостей, що вимагаються у відповідній графі, не вистачає місця, їх можна подавати на зворотному боці декларації. Такий запис засвідчується декларантом, а у графі роблять позначку “див. на звороті". На зворотному боці документа допускається прославлення відміток і штампів інших контролюючих органів: санітарного, ветеринарного, фітосанітарного, радіологічного, екологічного тощо. ВМД і додаткові аркуші до неї заповнюють українською (російською) мовою на друкарській машинці або комп’ютері.
Існують також певні правила заповнення вантажної митної декларації для різних випадків переміщення товарів та інших предметів через митний кордон України: експорт товарів, експорт майна, експорт комплектного об’єкта, ордерні поставки, транзит Іноземних товарів через територію України, імпорт товарів майна комплектного об’єкта тощо.7 В окремих випадках при розмитненні вантажів по експортно-імпортних операціях мають пред‘являтися такі документи:
ліцензія на експорт або імпорт товарів, що підпадають під режим ліцензування, квотування. Вимагається з метою встановлення раціональної структури експорту та захисту внутрішнього ринку України;
дозвіл на переміщення через митний кордон зброї, боєприпасів, вибухових, сильнодіючих та отруйних речовин, який видається урядовою комісією з експортного контролю;
дозвіл на вивезення за кордон історико-культурних цінностей. Видається закладами Міністерства культури України;
дозвіл на переміщення через митний кордон України ліків, медичних препаратів та джерел іонізуючого випромінювання. Видається закладами Міністерства охорони здоров‘я України;
сертифікат відповідності або свідоцтво про визнання іноземного сертифіката на продукцію, що піддягає обов‘язковій сертифікації. Видається органами Державного комітету України із стандартизації, метрології та сертифікації;
документ, що підтверджує повноваження суб‘єкта зовнішньоекономічної діяльності при експорті окремих видів товарів. Вимагається з метою захисту державних економічних інтересів;
документ, що підтверджує реєстрацію контракту на експорт окремих видів товарів у Міністерстві зовнішніх економічних зв’язків та торгівлі України;
довідка про надходження попередньої оплати за продукцію, що відвантажується в країни СНД. Мета - контроль за надходженням на територію України коштів за зовнішньоекономічними контрактами. Видається банками, уповноваженими Національним банком України;
довідка про декларування валютних цінностей, доходів та майна, що належать резиденту України і перебувають за її межами (додаток Е1). Необхідна з метою контролю за вчасним надходженням на територію України валютних коштів за експортними контрактами. Видається регіональними управліннями Національного банку України та органами податкової інспекції;
лист-підтвердження галузевого міністерства чи комітету про призначення товарів, що постачаються за держзамовленням чи держконтрактом. Таке підтвердження необхідне, оскільки товари, що надходять в Україну за держзамовленням чи держконтрактами, звільняються від обкладення митом;
довідка обласного управління сільського господарства і продовольства. Необхідна для товарів, що імпортуються сільськогосподарськими товаровиробниками і звільняються від обкладення митом.
підтвердження Кабінету Міністрів України про те, що товар надходить як гуманітарна чи технічна допомога, оскільки такі товари за поданням Кабінету Міністрів можуть звільнятися від обкладення митом;
підтвердження про закупівлю товару за рахунок коштів Державного валютного фонду України, республіканського (Республіки Крим), місцевих валютних фондів, іноземних кредитів, що надаються під гарантію Кабінету Міністрів, оскільки ці товари, звільняються від обкладення митом. Надасться Кабінетом Міністрів України або Міністерством фінансів.
підтвердження Агентства міжнародного співробітництва та інвестицій про надходження товарів та обладнання з країн ЄС для виконання проектів за програмою ТАСІS. Такі товари за поданням Агентства звільняються від обкладення митом;
дозвіл Державного комітету з науки і техніки про звільнення від обкладення митом приладів, обладнання, науково-технічної літератури тощо;
сертифікат походження товару (додаток Е3). Необхідний для визначення країни походження товару, що імпортується та відповідного надання пільг, якщо в конкретному випадку такі пільги передбачені;
інвестиційне повідомлення, необхідне для підтвердження факту, що товар надходить в Україну в рахунок іноземних інвестицій. Видасться місцевими органами влади;
рахунок-фактура: виписується продавцем на партію товарів, що відправляються, у ньому містяться відомості про кількість товару, ціну за одиницю товару і загальну суму партії товару (додаток Е1);
транспортні документи. Перш за все, це товарно-транспортні накладні, коносамент (додаток Е5), якщо вантаж доставляється морем; міжнародна транспортна накладна (СМR) або корнет - ТІR, якщо вантаж доставляється автотранзитом через декілька країн Західної Європи.
Для розмитнення вантажу по експортно-імпортних операціях обов’язково потрібно пред’явити документи, що підтверджують проведення платежів по отриманому або відправлюваному вантажу. До митних платежів, які справляються митними органами, належать:
мито;
плата за проведення митних процедур;
утримання акцизу при перетинанні кордону;
нарахування та сплата податку на добавлену вартість при імпорті товарів, майна та інших предметів.
Проблемі митного оформлення товарів приділяється значна увага в наукових дослідженнях, адже час роботи власне української митниці обраховується 15 роками, тому існують дуже багато проблем при митному оформленні. Насамперед це значні розбіжності в законодавстві, тому одні й ті ж положення закону можуть бути по трактовані по-різному.
Так в статті Рівного М.П. „Митниця має сприяти зовнішній торгівлі та бути прозорою і прогнозованою" [57] аналізуються проблеми і перспективи української митниці та ті досягнення й набутки, що були здійснені протягом останніх років. У лютому 2002 року Колегія Держмитслужби затвердила Основні напрями розвитку Державної митної служби України на 2002-2004 роки. Сьогодні ми вже бачимо перші позитивні результати впровадження цього документа. Зроблено реальні кроки у напрямку суттєвого покращення роботи митної системи.
До позитивів належить віднести і те, що значно збільшилися платежі до держбюджету, вдосконалено організацію боротьби з контрабандою та порушеннями митного законодавства, посилено взаємодію із правоохоронними органами, зроблено серйозні кроки у напрямку поглиблення співпраці із митними службами сусідніх держав. Завершено аналіз діючої нормативно-правової бази і вже розпочато масштабну роботу з її удосконалення. Проте резервів залишається ще багато, далеко не всі проблеми розв'язано, отже, працювати є над чим.
Сьогодні боротьба з контрабандою, яка проводиться правоохоронними органами, зводиться до надання "посильної" допомоги митникам, а точніше - до виявлення недоліків у роботі митниці. Але це абсолютно не відповідає тим завданням та повноваженням, які покладено на правоохоронців. Отже, потрібно об'єднати зусилля всіх правоохоронних органів для виправлення ситуації. Кабінетом Міністрів України затверджено "Програму протидії контрабанді та захисту внутрішнього ринку на 2005-2007 роки". Митна служба сьогодні не спроможна самостійно вести системну боротьбу з контрабандою, в неї для цього недостатньо повноважень. Сьогодні повноваження митника дійсні лише у зоні митного контролю. Жодних оперативних заходів самостійно проводити вони не мають права. Тому в пункті пропуску перед митником постає серйозна проблема: проводити поглиблений догляд кожного автомобіля, пасажира, таким чином створюючи кілометрові черги, чи спиратися лише на інтуїцію, яка, на жаль, не завжди спрацьовує.
В статті Чередниченка А.Р. „Реалії нового митного кодексу" [52] маємо аналіз розвитку митної служби та перспектив на майбутнє. Так, автор пише, що прийшов час удосконалювати не тільки роботу митної служби, треба удосконалити митну політику України. Прийнятий новий Митний кодекс - це вже великий крок уперед, проте кардинального перегляду потребують і засоби митного регулювання та технології митного контролю й митного оформлення. Належить встановити чесні та прозорі правила гри. Митниця має сприяти зовнішній торгівлі і при цьому бути прозорою та прогнозованою.
Інша проблема - велика кількість контрольних служб у пунктах пропуску, а також велика кількість дозволів різних інстанцій, які треба зібрати підприємцю для проведення митного оформлення. У всьому світі більшість контрольних процедур щодо якості та безпеки продукції проводиться за місцем реалізації, а не під час увезення.