Зовнішнє погодження здійснюється зацікавленими органами й оформлюється грифом, що ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту наказу та містить слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи, якою погоджується цей проект (включаючи найменування органу), її особистий підпис, ініціали, прізвище, а також дату погодження й засвідчення печаткою цього органу.
Якщо зміст проекту наказу стосується більше ніж трьох органів, то складається Аркуш погодження, про що робиться відмітка в самому проекті наказу на місці грифа погодження, наприклад: «Аркуш погодження додається».
Проект наказу підписується керівником митного органу.
Підпис складається з найменування посади особи, що підписує цей проект, особистого підпису, ініціалів та прізвища. У разі відсутності керівника митного органу проект наказу підписується особою, що виконує його обов’язки.
Проект спільного наказу готується на чистому аркуші, у верхній частині якого розміщується малий Державний Герб України, нижче – найменування суб’єктів нормотворення, що видають нормативний акт, назва виду документа, дата й номер, заголовок, текст, підпис, візи.
Спільний наказ видається за однією датою. Його номер складається з порядкових номерів наказів органів, що видають акт, які проставляються через косу лінію у відповідній послідовності.
У разі підписання розпорядчого документа кількома особами одного рівня їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад: Міністр юстиції України Голова Державної митної служби України (підпис), (ініціали, прізвище) (підпис), (ініціали, прізвище).
Якщо нормативний акт приймається кількома суб’єктами нормотворення, які мають різні види розпорядчих документів, то кількість розпорядчих документів, що затверджують нормативний акт, повинна відповідати кількості суб’єктів нормотворення.
Наприклад, наказ Державної митної служби України від 31.01.2002 №189, рішення Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку від 31.01.2002 №72, розпорядження Антимонопольного комітету України від 31.01.2002 №96-р та наказ Державної податкової адміністрації України «Про затвердження…». При цьому дата цих розпорядчих документів та назва нормативного акта, що ними затверджується, повинні бути однаковими для всіх документів.
На державну реєстрацію подаються акти, що містять правові норми (правила поведінки), розраховані на невизначене коло осіб, підприємств, установ, організацій і неодноразове застосування, незалежно від строку їх дії (постійний чи обмежений певним часом) та характеру відомостей, що в них містяться, у тому числі з грифами «Для службового користування», «Таємно» та іншими, а також прийняті в порядку експерименту, якщо останні зачіпають установлені законом права, свободи й законні інтереси громадян, підприємств, установ та організацій або покладають на них не передбачені законодавством обов’язки.
Необхідність державної реєстрації нормативного акта визначається юридичною службою митного органу. У разі відповідності проекту нормативного акта законодавству України юридичною службою проставляється відмітка «Підлягає державній реєстрації» поряд з підписом її керівника.
Для подання на державну реєстрацію до оригіналу нормативного акта додаються такі документи:
дві завірені митним органом копії акта українською мовою;
одна завірена митним органом копія акта в перекладі на російську мову;
дискета з текстами акта українською та російською мовами;
супровідний лист митного органу;
пояснювальна записка, що повинна містити обґрунтування необхідності видання нормативного акта, відомості про чинні акти з питань, що належать до сфери правового регулювання виданого акта, відомості про акти, що втрачають чинність у зв’язку з виданням цього нормативного акта;
відомості про погодження акта (у разі потреби) із зацікавленими органами;
довідка про відповідність нормативного акта основним положенням законодавства ЄС.
Порядок подання нормативного акта на державну реєстрацію, проведення його правової експертизи та державної реєстрації врегульовано Указом Президента України від 03.10.92 №493 (493/92) «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (зі змінами й доповненнями), постановою Кабінету Міністрів України від 28.12.92 №731 «Про затвердження Положення про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (зі змінами й доповненнями), наказом Міністерства юстиції України від 25.11.2002 №102/5 «Про затвердження Порядку проведення державної реєстрації нормативно-правових актів у Міністерстві юстиції України та включення їх до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25.11.2002 за №915/7203
Порядок включення нормативних актів до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів, а також опублікування врегульовано Указами Президента України від 27.06.96 №468 «Про Єдиний державний реєстр нормативних актів», від 13.12.96 №1207 (1207/96) «Про опублікування актів законодавства України в інформаційному бюлетені «Офіційний вісник України», постановою Кабінету Міністрів України від 11.12.96 №1504 «Про запровадження Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів та здійснення правової інформатизації України», Порядком ведення Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів та користування ним, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.2001 №376 (376–2001-п), і наказом Міністерства юстиції України від 25.11.2002 №102/5 «Про затвердження Порядку проведення державної реєстрації нормативно-правових актів у Міністерстві юстиції України та включення їх до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів», зареєстрованим у Міністерстві юстиції 25.11.2002 за №915/7203.
Порядок скасування рішення про державну реєстрацію нормативного акта врегульовано наказом Міністерства юстиції України від 31.07.2000 №32/5 (z0458–00) «Про затвердження Порядку скасування рішення про державну реєстрацію нормативно-правових актів, занесених до державного реєстру» (зі змінами й доповненнями), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 31.07.2000 за №458/4679.
У разі внесення змін і доповнень до акта законодавства або визнання його таким, що втратив чинність, орган, що видав нормативний акт відповідно до нього, зобов’язаний у місячний термін внести до цього нормативного акта відповідні зміни, доповнення або визнати його таким, що втратив чинність.
Відповідно до Наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2005 №34/5
«Про вдосконалення порядку державної реєстрації нормативно-правових актів у Міністерстві юстиції України та скасування рішення про державну реєстрацію нормативно-правових актів» державній реєстрації підлягають нормативно-правові акти будь-якого виду незалежно від строку їх дії (постійні чи обмежені певним часом) та характеру відомостей, що в них містяться, у тому числі з грифами «Для службового користування», «Особливої важливості», «Цілком таємно», «Таємно» та іншими, а також прийняті в порядку експерименту, якщо в них є одна або більше норм (правил поведінки), що:
зачіпають соціально-економічні, політичні, особисті та інші права, свободи й законні інтереси громадян, проголошені й гарантовані Конституцією та законами України, установлюють новий або змінюють, доповнюють чи скасовують існуючий організаційно-правовий механізм їх реалізації;
мають міжвідомчий характер, тобто є обов’язковими для інших органів виконавчої влади, органів господарського управління і контролю, а також підприємств, установ і організацій, що не входять до сфери управління органу, який видав нормативно-правовий акт.
При цьому на державну реєстрацію подаються нормативно-правові акти, які мають як одну з указаних ознак, так і декілька.
Зміни і доповнення до зареєстрованих нормативно-правових актів незалежно від того, містять вони правові норми чи ні, а також акти про втрату чинності зареєстрованих нормативно-правових актів підлягають державній реєстрації в загальновстановленому порядку.
Зміни та доповнення до нормативно-правового акта оформлюються, як правило, розпорядчим документом того самого виду, що й основний документ. При цьому зміни до розпорядчого документа формулюються виключно у розпорядчому документі.
У разі внесення змін у заголовок нормативно-правового акта, затвердженого розпорядчим документом, відповідні зміни повинні бути внесені також у заголовок та текст розпорядчого документа.
На державну реєстрацію не подаються акти:
а) персонального характеру (про склад комісій, призначення на посаду і звільнення з неї, заохочення працівників тощо);
б) дія яких вичерпується одноразовим застосуванням, крім актів про затвердження положень, інструкцій та інших актів, що містять правові норми, а також тимчасові, строк дії яких вичерпано;
в) оперативного, організаційно-розпорядчого характеру (разові доручення) та інші, які не мають нормативного характеру, зокрема ті, які містять лише індивідуально-конкретні приписи;
г) якими доводяться до відома підприємств, установ і організацій рішення вищестоящих органів;
ґ) спрямовані на організацію виконання рішень органів вищого рівня і власних рішень міністерств, інших органів виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, що не мають нових правових норм, а також внутрішньовідомчого характеру;
д) нормативно-технічного характеру (державні стандарти, будівельні норми і правила, тарифно-кваліфікаційні довідники, форми звітності тощо);
е) рекомендаційного, роз’яснювального та інформаційного характеру (методичні рекомендації, роз’яснення тощо).
Нормативно-правові акти подаються на державну реєстрацію суб’єктами нормотворення не пізніше 5-денного строку після їх прийняття.