Постанова Кабінету Міністрів України „Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави” визначає обов'язковий для всіх центральних органів виконавчої влади порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Переліки конфіденційної інформації, що є власністю держави і якій надається гриф обмеження доступу "Для службового користування", розробляються і вводяться в дію центральними органами виконавчої влади, в яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають ці відомості. У разі потреби на державних підприємствах, в установах і організаціях з урахуванням особливостей їхньої діяльності розробляються та за погодженням з міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, до сфери управління якого вони належать, вводяться в дію переліки конкретних видів документів у відповідній сфері діяльності.
Контроль за нерозголошенням відомостей, що містяться у документах з грифом "Для службового користування", здійснюється режимно-секретними підрозділами організацій.
Співробітники організацій, які працюють з документами з грифом "Для службового користування", в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією та відповідними відомчими інструкціями, їм забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою. Інструкцією визначається порядок обігу: облік, прийняття, реєстрації, передачі. Документи з грифом "Для службового користування" повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються. Про факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома керівника організації, керівників режимно-секретного підрозділу та канцелярії.
Джерелом митної інформації є власна інформація ДМСУ, яка виробляється в результаті безпосередньої діяльності митних органів, а саме:
- зміст митних документів (декларації, відомості тощо);
- внутрішня інформація митних органів (накази, нормативні документи, правила тощо).
Додатково митна інформація може надходити від інших міністерств і відомств, від учасників зовнішньоекономічної діяльності та з інших джерел.
Інформація, одержана з різних джерел, підлягає обробці за допомогою засобів електронно-обчислювальної техніки митних органів.
2.4 Роль юридичних підрозділів у реалізації інформаційної політики митних органів України
Діяльність юридичних підрозділів митних органів по реалізації інформаційної політики митних органів України регулюється Постановою Кабінету Міністрів України „Про Загальне положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації” та Наказом ДМСУ „Про затвердження Положення про юридичну службу регіональної митниці, митниці, спеціалізованої митної установи, організації”.У Постанові вказано, що у міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, на державному підприємстві, в установі, організації залежно від обсягу, характеру та складності правової роботи утворюється, як правило, в формі самостійного структурного підрозділу - юридичне управління (відділ, сектор, бюро, група тощо) або вводиться посада юрисконсульта відповідної категорії (далі - юридична служба). Основним завданням юридичної служби визначена організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне додержання та запобігання невиконанню вимог актів законодавства, інших нормативних документів міністерством, підприємством, а також їх керівниками та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків.Діяльність юридичної служби по всіх напрямках роботи пов’язана насамперед з отриманням інформації, як внутрішньої так і зовнішньої (наприклад, одержання від посадових осіб митного органу довідок, розрахунків, інші матеріалів, необхідних для виконання покладених на юридичну службу завдань), а також з передачею інформації іншим структурним підрозділам, особам, організаціям тощо (наприклад, інформування керівника митного органу про випадки покладення іншими посадовими особами на юридичну службу завдань, не передбачених Положенням). Тобто лише після обробки певної інформації юридичні служби можуть виконувати свої обов’язки:1. Організовувати та забезпечувати правильне застосування законодавства в службовій, господарській і соціальній сферах діяльності митного органу. Консультувати керівництво митного органу з правових питань.2. Перевіряти відповідність законодавству проектів актів нормативного та розпорядчого характеру, що подаються на підпис керівникові митного органу, і візувати їх після погодження керівниками заінтересованих підрозділів.3. Готувати разом з іншими структурними підрозділами пропозиції про скасування чи внесення змін до виданих митним органом актів нормативного та розпорядчого характеру, які втратили актуальність або суперечать вимогам законодавства.5. Забезпечувати облік і зберігання актів законодавства та відомчих нормативно-правових актів, а також актів нормативного та розпорядчого характеру, виданих митним органом, підтримувати їх у контрольному стані.6. Давати правову оцінку проектам господарських договорів (контрактів), що укладаються митним органом, брати участь в їх укладенні та контролі за їх виконанням.7. Організовувати претензійну й вести позовну роботу. Представляти в установленому законодавством порядку інтереси митного органу в судових та інших органах під час розгляду правових питань і спорів.8. Аналізувати результати й наслідки розгляду претензій, позовів і судових справ, практику укладення та виконання договорів (контрактів). За наслідками аналізу подавати керівництву митного органу пропозиції щодо вдосконалення правового забезпечення службової та господарської діяльності митного органу.10. Сприяти захисту трудових прав працівників митного органу, брати участь у підготовці та укладенні колективного договору, консультувати виборні органи трудового колективу з правових питань, що стосуються їх діяльності тощо.Відповідно до Наказу ДМСУ „Про Розподіл структурних підрозділів Держмитслужби, відповідальних за ведення WEB-сервера”, Управління правової роботи відповідальне за такі рубрики: Нормативно-правові засади діяльності, Нормативно-правові документи, Конфіскат (рубрика)- спільно з Управлінням фінансів та бухгалтерського обліку.Юридичні служби повинні забезпечувати своєчасною правовою інформацією підрозділи та осіб, які цього потребують для виконання своєї професійної діяльності, а також зацікавлених громадян, підприємства, установи, організації.Юридичні служби також здійснюють представництво у судах по справам про захист честі, гідності працівників та ділової репутації митних органів та їх працівників. Це також пов’язано з обігом певної інформації. Стаття 7 Цивільного кодексу України закріплює право на честь, гідність та ділову репутацію, а також встановлює, що громадянин або організація мають право вимагати через суд спростування відомостей, що не відповідають дійсності або викладені неправдиво, порочать їхню честь, гідність чи ділову репутацію або завдають шкоди їхнім інтересам. Для задоволення цього права потрібні певні умови захисту честі та гідності, а саме: відомості повинні порочити честь та гідність, не відповідати дійсності та набути поширення. В діяльності митних органів переважно зустрічаються позови про оскарження відомостей, які стосуються професійної діяльності, звинувачень у вчиненні протиправних дій. Під поширенням відомостей, які порочать честь, гідність та ділову репутацію слід розуміти повідомлення їх широкому колу осіб, кільком чи хоча б одній особі. Справи юридичних осіб ведуть їх органи, що діють у межах повноважень, наданих їм законом, статутом чи положенням, або їх представники. Через представників здійснюють свої повноваження в цивільному процесі органи державної влади, в тому числі і митні органи, які представляють у суді юридичні служби, органи місцевого самоврядування, профспілки, підприємства, установи, організації та їх об'єднання як суб'єкти захисту прав та охоронюваних інтересів інших осіб, державних і громадських інтересів.
Таким чином, представництво митних органів в цивільному процесі по справам про захист честі, гідності та ділової репутації— це процесуальна діяльність юридичного відділу, спрямована на захист прав та охоронюваних законом інтересів особи, яка бере участь у справі, державних і громадських інтересів, а також сприяння судові у всебічному, повному і об'єктивному з'ясуванні обставин справи, в постановленні законного і обґрунтованого рішення. Процесуальний представник діє в цивільному процесі від імені і в інтересах іншої особи в межах наданих нею повноважень.
Отже, можна зробити висновок, що в системі митних органів України діє сучасна інформаційна мережа, яка здатна забезпечити інформаційні потреби митних органів України та громадян. У митних органах функціонують підрозділи, покликані здійснювати інформаційну діяльність по отриманню, накопиченню, збереженню та обробці інформації, яка використовується митними органами у процесі реалізації митної політики, а також необхідної громадянам, організаціям, підприємствам, установам та іншим державним органам при їх взаємодії з митними органами. В тому числі, ефективно здійснюють інформаційну діяльність та діяльність по захисту прав митних органів та їх працівників.