В разі невідповідності чинному законодавству проектів документів, які представляються на підпис керівнику (наказів, положень, інструкцій і т. д.), юридична служба не повинна візувати їх, а зробити відповідні висновки з пропозиціями про приведення цих документів у відповідність з чинним законодавством. [6]
Тільки після цього документ може бути прийнятим.
Бажано на підприємстві мати встановлений конкретний перелік документів, які повинні візуватись юридичною службою. Він повинен відповідати конкретним умовам діяльності даного підприємства: колективний договір, накази, інструкції, положення, стандарти, правила внутрішнього трудового розпорядку, господарські договори, договори про колективну (бригадну) або повну індивідуальну матеріальну відповідальність за зберігання товарно-матеріальних цінностей.
З метою абезпечення законності в роботі митних органів, спеціалізованих митних управлінь та організацій, ефективного захисту ними економічних інтересів держави при виконанні покладених на них функцій в регіональних митницях створюються юридичні відділи, в митницях, Господарсько-експлуатаційному митному управлінні (ГЕМУ) та Інформаційно-аналітичному митному управлінні (ІАМУ) - юридичні сектори, в спеціалізованих митних оганізаціях (крім ГЕМУ та ІАМУ) - посади головних юрисконсультів далі - юридичні служби). [10]
Організує та забезпечує правильне застосування чинного законодавства у службовій, господарській та соціальній сферах діяльності митного органу, спеціалізованого митного управління, організації. У разі виявлення порушень вимог законодавства подає керівництву митного органу (управління, організації) письмові пропозиції щодо їх усунення. Консультує керівництво митного органу (управління, організації) з правових питань. [10]
Перевіряє відповідність чинному законодавству проектів актів нормативного та розпорядчого характеру, що подаються на підпис керівника митного органу (управління, організації), та візує їх за наявності погодження цих проектів заінтересованими підрозділами. Видання зазначених актів без попередньої перевірки юридичною службою не допускається.
Пропозиції юридичної служби щодо приведення у відповідність до чинного законодавства проектів актів нормативного та розпорядчого характеру, що видаються митним органом (управлінням, організацією), є обов'язковими для розгляду керівником митного органу (управління, організації). [10]
Бере участь у підготовці пропозицій про зміну чи скасування виданих митним органом (управлінням, організацією) актів нормативного та розпорядчого характеру, які втратили актуальність або суперечать законодавству.
Вносить пропозиції щодо подання виданих митним органом (управлінням, організацією) актів нормативного та розподільчого характеру на державну реєстрацію до відповідного управління юстиції.
Забезпечує облік і зберігання текстів законодавчих та інших нормативних актів, а також актів нормативного та розпорядчого характеру, виданих митним органом (управлінням, організацією), підтримує їх у контрольному стані.
Бере участь у підготовці, укладанні митним органом (управлінням, організацією) господарських договорів (контрактів) та контролі за їх виконанням.
Організує претензійну і веде позовну роботу. Представляє у встановленому законодавством порядку інтереси митного органу (управління, організації) в судах, арбітражних судах, інших органах під час розгляду правових питань і спорів.
Аналізує наслідки розгляду претензій, позовів і судових справ, практику укладання та виконання договорів (контрактів). За наслідками аналізу подає керівництву пропозиції щодо удосконалення правового забезпечення службової та господарської діяльності митного органу (управління, організації).
Дає висновки стосовно правомірності списання матеріальних цінностей, дебіторської заборгованості та правову оцінку фактам нестач, крадіжок, безгосподарності, псування майна. Розглядає матеріали про відшкодування за рахунок винних осіб матеріальної шкоди, що готуються відповідними підрозділами на основі економіко-правового аналізу даних бухгалтерського обліку і статистичної звітності, інших документів фінансово-господарської діяльності митного органу (управління, організації), а також матеріалів перевірок, проведених правоохоронними і контролюючими органами. [6]
Бере участь у підготовці та укладанні колективного договору, консультує виборні органи трудового колективу з правових питань, що стосуються їх діяльності.
Сприяє своєчасному вжиттю заходів за актами прокурорського реагування, окремими ухвалами суду, рішеннями, постановами, ухвалами арбітражного суду, відповідними документами інших правоохоронних і контролюючих органів.
Організує і проводить роботу, пов'язану із підвищенням рівня правових знань працівників митного органу (управління, організації), надає консультації з правових питань працівникам, які потребують правової допомоги.
Юридична служба регіональної митниці здійснює наступні функції:
Здійснює методичне керівництво правовою роботою в підпорядкованих митних органах та організаціях, узагальнює та аналізує практику застосування ними чинного законодавства, подає керівництву регіональної митниці свої висновки та пропозиції з цих питань.
Разом з відповідними підрозділами сприяє підпорядкованим митним органам та організаціям у встановленні та підтриманні господарських зв'язків. [10]
Веде інформаційно-довідкову роботу з питань законодавства,оперативно доводить до підпорядкованих митних органів та організацій інформацію про зміни в нормативно-правових актах, рекомендації органів юстиції, роз'яснення Вищого арбітражного суду та Пленуму Верховного Суду України, консультує керівництво регіональної митниці з правових питань.
Аналізує матеріали, що надійшли від правоохоронних та контролюючих органів, результати претензійної та позовної роботи, дані статистичної звітності, що характеризують стан законності в діяльності підпорядкованих митних органів та організацій.
Розробляє і подає на розгляд керівництва регіональної митниці пропозиції щодо усунення недоліків у правовому забезпеченні діяльності підпорядкованих митних органів та організацій.
Разом з відповідними підрозділами визначає потребу підпорядкованих митних органів та організацій в юридичних кадрах.
Сприяє підвищенню кваліфікації працівників юридичних служб підпорядкованих митних органів та організацій, у взаємодії з відповідними управліннями юстиції організує обміни досвідом, регіональні наради та семінари з працівниками цих служб. [10]
Важливим питанням правового становища юридичної служби (далі – ЮС) митниці є питання про їхні обов'язки. Чинне законодавство не обмежується лише закріпленням функцій ЮС, але встановлює такі ж обов'язки для її працівників. Слід зазначити, що функції спеціалістів ЮС — це ті ж обов'язки, лише визначені особливим чином.
Загальним положенням про ЮС міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації і відомчими актами міністерств та інших центральних органів державної виконавчої влади про ЮС встановлюється не тільки те, що слід робити правовим працівникам, а й ті засоби, способи і форми, які вони повинні застосовувати у своїй діяльності.
Отже, тут має йтися про обов'язки ЮС та її працівників. Визначити такі обов'язки означає полегшити реалізацію функцій, покладених на ЮС законодавством України. [11]
Конкретні обов'язки для ЮС усіх рангів виконавчої влади та суб'єктів господарювання визначені чинним законодавством України.
Якщо працівник ЮС виявив, що його зауваження при підготовці проекту наказу або іншого документа правового характеру не враховані, він повинен не візувати такі проекти і подати керівництву висновки з пропозиціями про законний порядок вирішення питання.
Загальним положенням про ЮС передбачено, що пропозиції ЮС щодо приведення відповідно до вимог законодавства проектів наказів, рішень та інших локальних актів, що суперечать законодавству, є обов'язковими для розгляду керівником міністерства, підприємства, установи, організації та їх структурних підрозділів. [11]
Цим положенням також встановлено, що видання таких локальних актів всупереч вимогам законодавства без попереднього узгодження з юридичною службою не допускається. [6]
Для забезпечення виконання працівниками юридичної служби своїх функціональних специфічних обов'язків законодавством надані певні права (п. 10 Загального положення про ЮС):
перевіряти додержання законності в міністерствах, відомствах, на підприємствах та в їх структурних підрозділах;
одержувати в установленому порядку від відповідних посадових осіб міністерства, підприємства, їх структурних підрозділів документи, довідки, розрахунки, інші матеріали, необхідні для забезпечення виконання покладених на них обов'язків;
залучати за згодою керівника іншого структурного підрозділу міністерства або підприємства, установи, організації відповідних спеціалістів для підготовки проектів нормативних актів та інших документів, а також для розроблення і здійснення заходів, які проводяться ЮС відповідно до покладених на неї обов'язків;
інформувати керівника міністерства, іншого відомства, підприємства, установи чи організації у разі покладення на працівників юридичної служби виконання роботи, що не належить до її функції чи виходять за її межі, а також у випадках, коли відповідні підрозділи або особи не надають документи, інші матеріали, необхідні для вирішення порушених питань;
брати участь у засіданнях колегії, інших дорадчих і колегіальних органів, нарадах, які проводяться в міністерстві, на підприємстві, в установі чи організації при розгляді на них питань щодо практики застосування законодавства. [6]