· підготовка та оформлення документів, потрібних для укладання договорів;
· підготовка проектів договорів;
· урегулювання розбіжностей, що виникають при укладанні договорів;
· розгляд договорів у частині дотримання вимог законодавства України;
· робота з укладання договорів;
· реєстрація та облік договорів;
· контроль за виконанням договорів;
· виконання договірних зобов'язань;
· аналіз й узагальнення практики укладання договорів, підготовка висновків та пропозицій щодо її вдосконалення в митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях. [9]
Законодавче майнові договори всіх видів врегульовуються ст. 151-160 Цивільного кодексу України. [3]
Крім того, ці договори регулюються загальними законами про господарюючі суб'єкти:
про підприємства в Україні, про інвестиційну, зовнішньоекономічну, транспортну та інші види господарської діяльності. Окремі нормативні акти колишнього Союзу регулюють відносини, що повністю або частково неврегульовані законодавством України, наприклад щодо постачання продукції виробничо-технічного призначення та товарів народного споживання, окремі підрядні відносини в капітальному будівництві. Ці норми законодавства обов'язкові для підприємств, але терміни виконання, порядок відвантаження продукції або товарів, надання послуг та інші правила можуть бути узгоджені тільки при укладенні конкретних договорів з урахуванням особливостей виробничо-господарської діяльності сторін.[2]
Не допускається укладання договорів, які передбачають витрачання державних коштів та/або оплату Держмитслужбою України (іншими митними органами, спеціалізованими митними установами й організаціями) товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур, передбачених Законом України від 22.02.00 N 1490-III «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти».
При застосуванні процедури запиту цінових пропозицій (котирувань) Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа або організація) у строк не раніше ніж через три робочих дні з дня відправлення письмового повідомлення всім учасникам про результати здійснення процедури та не пізніше 14 робочих днів з дня визначення переможця укладає договір про закупівлю з тим учасником-переможцем, який подав пропозицію, що відповідає вимогам замовника та має найнижчу ціну. [9]
З учасником, тендерну пропозицію якого було акцептовано, Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа й організація) укладає договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації у строк не раніше ніж через п'ять робочих днів з дня відправлення письмового повідомлення всім учасникам процедур відкритих торгів із зменшенням ціни, двоступеневих торгів, торгів з обмеженою участю і редукціону про їх результати, але не пізніше ніж через 21 робочий день з дня акцепту.
При застосуванні процедури запиту цінових пропозицій договір про закупівлю укладається не раніше чим через три робочих дні з дня відправлення письмового повідомлення всім учасникам про результати здійснення процедури і не пізніше 14 робочих днів з дня визначення переможця.
При застосуванні процедури закупівлі в одного учасника договір про закупівлю укладається після проведення з учасником переговорів, які оформлюються протоколом довільної форми. [9]
Будь-які витрати, понесені учасником - переможцем процедури закупівлі у зв'язку з участю в тендері та укладенням договору, у тому числі пов'язані з його нотаріальним посвідченням на вимогу Держмитслужби України (іншого митного органу, спеціалізованої митної установи й організації), не вважаються збитками і не підлягають відшкодуванню учаснику.
Згідно Порядку усі витрати, пов'язані з укладанням договору (у тому числі витрати, пов'язані з його нотаріальним посвідченням), можуть покладатися на учасника - переможця процедури закупівлі виключно на умовах, визначених у тендерній документації, та відповідно до положень Цивільного кодексу України з урахуванням особливостей, передбачених Господарським кодексом України, іншими нормативно-правовими актами щодо окремих видів договорів. Нотаріальне посвідчення договору не є обов'язковим, але на вимогу Держмитслужби України (іншого митного органу, спеціалізованої митної установи й організації) договір про закупівлю підлягає обов'язковому нотаріальному посвідченню.
Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від умов тендерної (цінової) пропозиції учасника - переможця процедури закупівлі, крім випадків зменшення ціни тендерної пропозиції у порядку, передбаченому ЗУ «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти», та не повинні змінюватися після підписання договору про закупівлю, крім випадків коригування ціни договору в разі отримання відповідного позитивного висновку Міжвідомчої комісії з питань державних закупівель.
Істотною умовою договору про закупівлю є можливість зменшення обсягів закупівлі залежно від реального фінансування видатків. [9]
Дія договору про закупівлю може продовжуватися на строк, достатній для проведення процедури закупівлі в наступному бюджетному періоді на суму коштів не більше 15 відсотків вартості договору, укладеного в попередній бюджетний період, що не перевищує відповідного призначення в попередньому бюджетному періоді.
У договорах, укладених за результатами процедур закупівлі товарів і послуг, Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа й організація) може передбачати здійснення попередньої оплати на строк, що не може перевищувати 90 календарних днів, а в разі закупівлі робіт - на строк, що не може перевищувати 180 календарних днів, за умови одержання відповідного позитивного висновку Комісії.
Недійсність договору
Порядок визначає недійсність (нікчемність) укладеного договору за наступних умов:
Держмитслужбою України (іншим митним органом, спеціалізованою митною установою й організацією) не дотримано вимог частини сьомої статті 12 (Спеціалісти, юристи, економісти, консультанти та інші фізичні чи юридичні особи, які можуть залучатися до роботи тендерних комітетів на договірних засадах відповідно до законодавства, та нотаріуси, які посвідчують договори про закупівлю (в разі нотаріального посвідчення договорів про закупівлю на вимогу замовника), не можуть бути членами тендерного комітету та не несуть відповідальності за рішення, дії або бездіяльність тендерного комітету та службових осіб замовника, учасника чи інших осіб, та за виконання (невиконання) договорів про закупівлю, укладених на підставі рішення тендерного комітету замовника, та за наслідки, спричинені такими рішеннями, діями або бездіяльністю.договір було укладено в період зупинення процедури закупівлі в разі подання скарги замовнику або вповноваженому органу) або частини другої статті 29 (Протягом п’яти календарних днів з дня акцепту замовник надсилає переможцю торгів повідомлення про акцепт тендерної пропозиції, строк дії якої не закінчений, а також надсилає всім учасникам процедур відкритих торгів, двоступеневих торгів і торгів з обмеженою участю письмове повідомлення про результати торгів (у тому числі через інформаційні системи в мережі Інтернет) із зазначенням назви та місцезнаходження учасника-переможця, тендерна пропозиція якого визнана найкращою за результатами оцінки) [9,2]
договір було укладено всупереч вимогам тендерної документації та визначеним у ній основним умовам, які повинні були бути обов'язково включені до договору про закупівлю;
договір було укладено за результатами процедури закупівлі, проведеної з порушенням вимог статей 4-1, 4-2, 8, 17, 18-1, 19, 26, 29, 29-1 ЗУ «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти»; [9,2]
договір за результатами торгів з обмеженою участю або процедури закупівлі в одного учасника було укладено з порушенням вимог частини другої статті 14 Особливості застосування деяких процедур закупівлі ЗУ «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти».
У разі відмови учасника - переможця процедури закупівлі від виконання договору Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа й організація) має право в односторонньому порядку розірвати договір і зобов'язана провести нову процедуру закупівлі.
Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа й організація) зобов'язана надіслати Комісії інформацію щодо укладеного договору та його виконання протягом п'яти робочих днів з моменту укладення.
Реквізити договору
Інформація щодо укладеного договору повинна містити: повне найменування та місцезнаходження замовника; джерело фінансування закупівлі; предмет закупівлі; дату проведення процедури закупівлі; дату акцепту; дату укладення та ціну договору; інформацію про переможця торгів (повне найменування, місцезнаходження, телефон, ідентифікаційний код за ЄДРПОУ (для юридичних осіб), прізвище, ім'я та по батькові, місце реєстрації, телефон, ідентифікаційний код за державним реєстром фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів (для фізичних осіб). [9]
Загальні вимоги до господарських договорів
Господарські договори повинні укладатися за правилами, установленими Цивільним кодексом України, з урахуванням особливостей, передбачених Господарським кодексом України, іншими нормативно-правовими актами щодо окремих видів договорів.
Договори про закупівлю товарів, робіт і послуг укладаються після затвердження відповідного бюджету.
Проект договору повинен містити такі умови:
· місце укладання договору;
· повне найменування сторін договору;
· повноваження осіб, які представляють сторони, на підписання договору із зазначенням документів, що свідчать про такі повноваження;
· предмет договору;
· ціну договору;
· права й обов'язки сторін;