При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 1250 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 1250 с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.
После указанных процедур проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе аудита рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы. Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.
Проведение всех перечисленных действий поможет аудитору удостовериться в правильности оформления каждого авансового отчета и правильном распределении сумм по авансовым отчетам между соответствующими источниками финансирования.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Согласно порядка ведения кассовых операций предприятия могут выдавать своим работникам наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, Инструкцией по применению Плана счетов предназначен счет 1250 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 1250 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 1250 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности.
2.4 Аудит денежных средств
Аудит кассовых операций
При проведении аудита денежных средств аудитор должны понимать, что денежные средства как наиболее ликвидные активы требуют пристального внимания их состоянию, движения и остаткам. Аудиторы, наверное, должны понимать, что денежные обороты должны отвечать требованиям кредитной политикой Республики Казахстан.
Хозяйствующие субъекты, независимо от форм собственности свои денежные средства могут иметь в кассе или хранить в банке на расчетном счете.
Аудит кассовых операций необходимо организовать, таким образом, чтобы в ходе проверки аудитор проверяя не только требования действующих нормативных документов, но и Положения о кассовом хозяйстве Национального банка Республики Казахстан, где четко определены порядок совершения и оформления кассовых операций. Общеизвестно, что расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан в части их предпринимательской деятельности, производится в безналичном порядке через учреждения банков, кроме разрешенных законодательством.
Приступая к работе аудитор, прежде всего, изучает состояние внутреннего контроля на предприятии и дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины. Данные изучения дают возможность выявлять наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места, планирует состав основных проверочных процедур, определяет специфические черты ведения учета на предприятии, описание которых отсутствуют в имеющихся у него наборе стандартных процедур.
В целях выявления возможного хищения или недостачи денежных средств, не замаскированного никакими действиями, можно применять процедуру инвентаризации кассовой наличности при обязательном участии Главного бухгалтера и кассира проверяемого объекта.
Аудит кассовых операций, прежде всего, должен быть направлен на возможные случаи неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм из банка. Для этого аудиторам применяется процедура проверки чековых книжек предприятия на их полноту, а также на полноту оприходования денежных средств в кассу предприятия, полученных из банка в кассу.
В целях выявления излишнего списания денег по кассе путем повторного использования одних и тех же документов применяются процедуры проверки полноты первичных приходных и расходных документов, приложенных к отчету кассира. Возможны и другие случаи неправильного списания денег, по которым аудитор должен иметь необходимые подтверждения.
Основными источниками информации по учету кассовых операций, к которым должен прибегнуть аудитор являются: кассовая книга; отчеты кассира; приходные и расходные кассовые ордера; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; журнал регистрации выданных доверенностей; журнал регистраций депонентов; журнал регистрации платежных ведомостей; оправдательные документы к кассовым документам; авансовые отчеты.
Существенное значение имеют проверка правильности отражения кассовых операций на синтетических счетах. О незаконном списание денег по кассе может подтвердить расхождение между данными аналитического и синтетического учета по счету «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Все совершаемые операции движения денежных средств в кассе предприятия обязательно фиксируются в регистрах синтетического учета и отчетности, в Главной книге; журнале-ордере №1 и ведомости №1 и отражаются в балансе предприятия и т.д.
В условиях автоматизированного ведения Кассовой книги должна производится проверка правильности работы программных средств, обработка кассовых документов.
Наиболее характерными нарушениями учета денежных средств в кассе предприятия являются:
наличие сверхустановленных норм расходования кассовой выручки;
случаи несвоевременно сдачи выручки в банк;
допущение остатка наличных денег в кассе сверх установленного лимита;
нецелевое расходование полученных в банке денег;
выдача наличных денег из кассы взаймы другим организациям;
прямое хищение денежных средств;
преднамеренное искажение или подсчет итогов в кассовых документах и отчетах;
расход денежных средств без оснований или по поддельным документам;
присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям;
некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета
Программа аудита кассовых операций
| Процедуры ревизии | Источники информации |
| Инвентаризация наличия и проверки состояния хранения денег и других ценностей в кассе | Приказы руководителя предприятия о назначении комиссии по ревизии кассы, о назначении кассира; договор с кассиром о материальной ответственности, кассовые документы, авансовые отчеты, акты инвентаризации кассы, ведомость 1. журнал-ордер 1, Главная книга и др. |
| Проверка правильности документального оформления кассовых операций | Кассовые документы, авансовые отчеты, акты инвентаризации кассы, ведомость 1 к журналу-ордеру 1, Главная книга и др. |
| Проверка правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денег | Выписки банков, чековые книжки, договоры с юридическими и физическими лицами, первичные документы, приложенные к выпискам банка, кассовые документы, ведомость 1 к журналу-ордеру 1. журнал-ордер 1, Главная книга и др. |
| Проверка правильности списания денег на расход | КО-1, КО-2, КО-3, КО-4, КО-5, журнал-ордер 1, Главная книга и др. |
| Проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета | Первичные документы, ведомость 1 к журналу-ордеру 1, журнал-ордер 1, Главная книга и др. Разработка аналитических таблиц и обоснование выводов и предложений |
| Разработка выводов и предположений по результатам ревизии кассовых операций | Акт проверки кассы, замечания, недостатки и рекомендации по их устранению |
Аудит денежных средств и прочих активов
При проведении аудита денежных средств аудитор должны понимать, что денежные средства как наиболее ликвидные активы требуют пристального внимания их состоянию, движения и остаткам. Аудиторы, наверное, должны понимать, что денежные обороты должны отвечать требованиям кредитной политикой Республики Казахстан.
Хозяйствующие субъекты, независимо от форм собственности свои денежные средства могут иметь в кассе или хранить в банке на расчетном счете.
Аудиторская проверка состояния учета денежных средств на расчетном счете начинается с того, что аудитору следует определить круг счетов: расчетных, валютных, ссудных, текущих и других, которые могут быть открыты предприятием в коммерческих банках. При наличии в действительности таких счетов, аудитор должен быть убежден в том, что по каждому из них имеется договор и по ним имеется официальное уведомление органов налоговой службы.
В ходе проверки правильности и полноты отражения в учете и отчетности оборотов и сальдо по счетам предприятия в банках аудитором применяются ряд процедур в том числе:
наличие и полноты выписок банка по расчетному счету и документов, приложенных к нам;
соответствия сумм в банковских выписках по расчетному счету с данными первичных документов, приложенных к выпискам;
полноты банковских выписок по валютному счету и приложенных к ним документов;
соответствия сумм в банковских выписках по валютному счету с данными первичных документов, приложенных к ним;
правильности расчетов и отражения в учете курсовых разниц по валютному счету;