Синтетический и аналитический учет на предприятии (стр. 2 из 4)

2. Понятие синтетического и аналитического учета

Основные участники хозяйственной деятельности - юридические лица, обладающие имуществом, обособленным от имущества учредителей. Основными признаками юридических лиц являются [7]:

- организационное единство;

- имущественная обособленность;

- самостоятельная имущественная ответственность;

- совершение хозяйственных операций от своего имени.

Организационное единство организации среди прочего определяет наличие органа управления, который создается и действует в соответствии с законами, иными правовыми актами и учредительными документами. Органы управления юридических лиц различных организационно-правовых форм неодинаковы, но, как правило, они бывают либо единоличными - директор, управляющий, президент, либо коллегиальными - совет директоров, правление. Каждое юридическое лицо имеет руководителя, который без доверенности в соответствии с уставом наделен полномочиями от имени юридического лица действовать в его интересах.

Синтетический учет, т. е. обобщенный, - сгруппированные по определенным экономическим признакам совокупности однотипных хозяйственных операций по определенным видам средств, их источникам и процессам [9]. Главная особенность синтетического учета состоит в его обобщенности без разделения на конкретные определенные и единичные характеристики средств. Синтетический учет ведется только в денежном выражении. Примерами синтетических счетов служат счета Плана счетов, например "Материалы", "Основные средства", "Нематериальные активы" и др.

Аналитический учет - это учет, при котором детально отражаются все характеристики проводимой хозяйственной операции [8]. Для осуществления аналитического учета используют аналитические счета, которые открывают к сложным синтетическим счетам и отражают на них каждую хозяйственную операцию, записанную по дебету и кредиту синтетического счета. К каждому сложному синтетическому счету может быть открыто неограниченное количество аналитических счетов, потребность в которых может быть вызвана особенностями хозяйственных операций. Например, к счету "Расчеты по оплате труда" открываются аналитические счета на каждого работника предприятия. По некоторым счетам между аналитическими и синтетическим счетами могут быть промежуточные счета - субсчета или счета второго порядка.

Весь учет и синтетический, и аналитический ведется в регистрах - документах, в которых систематизируется и накапливается информация. Основанием служат первичные документы (спец. книги, журналы, отдельные листы, карточки, машиннограмма).

Hа основании документов производятся записи хозяйственных операций на счета бухгалтерского учета. Hа практике в качестве счетов бухгалтерского учета используются учетные регистры.

Регистры бухгалтерского учета - это таблицы специальной формы, которые предназначены для записей хозяйственных операций, отраженных в бухгалтерских документах.

В соответствии со ст. 10 Федерального Закона «О бухгалтерском учете» [1] регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. В синтетических регистрах ведется синтетический учет (Главная книга, большинство журналов-ордеров), в аналитических - аналитический (карточки, книги, ведомости).

По внешнему виду регистры подразделяются на книги (журналы), карточки, свободные листы.

Книги (журналы) - это сброшюрованные листы определенного формата со специальными графами. Страницы в книгах нумеруются, а в кассовой книге прошнуровываются. В конце указывается количество страниц, подписи руководителя, главного бухгалтера и печать. В этом состоит преимущество книги, т.к. нельзя изъять листы с целью сокрытия злоупотребления. Hедостатком книг в том, что работу по их ведению нельзя распределить между счетными работниками.

Карточки - это специальные таблицы из плотной бумаги или тонкого картона. Каждой карточке присваивается порядковый номер. Хранятся они в картотеках. В основном карточки прменяются для учета товарно-материальных ценностей в натурально-стоимостном выражении. С карточками могут работать несколько человек, их также можно заполнять на пишущих машинках. Hо их можно изъять или подменить с целью сокрытия злоупотребления. В этом их недостаток.

Свободные (отдельные) листы - это специальные таблицы большого формата. Они хранятся в специальных папках. Отдельные (свободные) листы используются для составления группировочных ведомостей, ведения журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей. Они предназначены для синтетического и аналитического учета.

По видам записи учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные [7].

В хронологических регистрах операции отражаются по времени их всесовершенствования и постуление документов в бухгалтерии. К ним относятся регистрационный журнал, книга учета хозяйственных операций. В систематических регистрах ведется учет однородных хозяйственных операций по синтетическим счетам. Примером является Главная книга. В комбинированных регистрах хронологические и систематические записи совмещаются. К ним относятся многие журналы-ордера, журналы и книги аналитического.

2. Взаимосвязь синтетического и аналитического учета и их реализация в программах бухгалтерского учёта

Возможны три варианта построения бухгалтерского учёта как учётной системы [9]:

– единый, целый и неделимый (простая форма учёта);

– общий, трёхуровневый (счета, субсчета, аналитические счета);

– раздельный, двухуровневый (синтетический, аналитический учёт).

Фактически все эти формы существовали в бухгалтерском учёте, но в разное время. Простая форма – в средневековье, где учёт был един и не требовалось разделения учёта на синтетический и аналитический.

Усложнение потребовало многоуровневости учёта и введения понятий «субсчетов” первого порядка, второго и т. д., так как при ручной форме учёта это был единственный способ справиться с возрастающим объёмом работы.

Появление автоматизированной формы учёта разделило учёт на отдельные блоки – синтетический и аналитический учёт – и фактически сделало излишним понятие субсчёта [11].

Обратимся к труду Палия и Соколова: «Первичной единицей наблюдения в бухгалтерском учёте выступает хозяйственная операция (факт). Данные, характеризующие хозяйственную операцию, являются предметом отражения в синтетических и аналитических счетах”. Иными словами, каждая хозяйственная операция должна отражаться на двух видах счетов – синтетическом и аналитическом.

Рассмотрим их взаимодействие между собой в единой информационной системе бухгалтерского учёта и ее последовательность.

«Теоретически каждая хозяйственная операция вызывает корреспонденцию определённых аналитических счетов, а совокупность всех таких связей и счетов может составить информационную систему, отражающую динамику движения всех объектов бухгалтерского учёта. Но такая аналитическая информационная система оказывается чрезвычайно громоздкой, недостаточно обозримой. Необходимость в обобщающих показателях об объектах бухгалтерского учёта заставляет агрегировать информацию аналитических счетов в соответствующие синтетические счета. Эти последние можно определить и как способ агрегирования данных аналитического учёта”.

Получается, что сначала идёт аналитический учёт, а только затем синтетический.

Представим это графически (рис. 1).

Рис. 1. Последовательность ведения бухгалтерского учета

Недостаток такого подхода состоит в том, что система аналитического учёта становится громоздкой, так как должна включать в себя фактически две системы синтетического и аналитического учёта, иерархически между собой связанные (для обеспечения процесса агрегирования), а также полный справочник «Типовой корреспонденции” по всей номенклатуре аналитических счетов.

Для того чтобы построить такую рабочую систему агрегирования показателей «снизу вверх”, надо сначала создать её модель («сверху вниз”) в виде многоуровневого иерархического справочника взаимосвязи счетов синтетического и аналитического учёта, т. е. рабочего «Плана счетов” учётной системы, плюс ещё справочник «Типовая корреспонденция” (рис. 2).

Рис. 2. Построение системы учета

Такой метод построения учётной системы получил название «от частного к общему” – отражение данных в аналитических счетах с последующим обобщением на соответствующем синтетическом счёте. Такой подход характерен для некоторых систем, например, используется в «Инфо-Бухгалтере”.

Но существует и другой способ построения – «от общего к частному”, когда производится обобщение данных в синтетическом счёте и их последующая детализация в аналитических счетах (рис. 3).

Рис. 3. Способ построения системы учета – «от общего к частному”

В теоретическом плане оба способа имеют право на существование, но структура организации информации бухгалтерского учёта заставляет предпочесть второй вариант (построение «сверху вниз”), хотя в условиях применения ЭВМ оба процесса могут идти параллельно и практически одновременно.