020601300 «Расчеты по выданным авансам по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств»;
020601400 «Расчеты по выданным авансам по перечислениям международным организациям»; 020601500 «Расчеты по выданным авансам по пенсиям, пособиям и выплатам по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;
020616000 «Расчеты по выданным авансам по пособиям по социальной помощи населению»;
020617000 «Расчеты по выданным авансам по пенсиям, пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления»;
020618000 «Расчеты по выданным авансам на прочие расходы»;
020619000 «Расчеты по выданным авансам на приобретение основных средств»;
020620000 «Расчеты по выданным авансам на приобретение нематериальных активов»;
020621000 «Расчеты по выданным авансам на приобретение непроизведенных активов»;
020622000 «Расчеты по выданным авансам на приобретение материальных запасов»;
020623000 «Расчеты по выданным авансам на приобретение ценных бумаг, кроме акций»;
020624000 «Расчеты по выданным авансам на приобретение акций и иных форм участия в капитале».
Операции по счету 020600000 оформляются следующими бухгалтерскими записями: на суммы перечисленных авансов дебетуют соответствующие счета аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020604560 - 020609560, 020615560, 020616560, 020618560 - 020624560) и кредитуют счета 020101610 «Выбытия денежных средств с банковских счетов», 020106610 «Выбытия денежных средств с аккредитивного счета», соответствующие счета аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» (030405221 - 030405226, 030405261, 030405262, 030405290, 030405310 - 030405340, 030405520, 030405530).
Получение материальных ценностей и потребление услуг в счет перечисленной ранее предварительной оплаты отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020604660 - 020609660, 020615660, 020616660, 020618660 - 020624660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (030204830 - 030209830, 030215830, 030216830, 030218830 - 030224830).
Аналитический учет расчетов с поставщиками по выданным авансам ведется в разрезе дебиторов и по соответствующим им суммам выданных авансов в Карточке учета средств и расчетов либо в Журнале по расчетам с поставщиками и подрядчиками.
Отражение операций по счету осуществляется в Журнале по расчетам с поставщиками и подрядчиками.
Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками предназначен для аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками и составляется на основании платежных поручений, товарно-транспортных накладных на получение материальных ценностей, счетов на оплату выполненных работ, оказанных услуг.
В журнале указывают: дату, номер и наименование документа; наименование показателя (наименование поставщика, подрядчика), номер счета бюджетного учета по дебету и кредиту; сумму; итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета (с входящими и исходящими остатками) по каждому поставщику (подрядчику) и в целом по счетам Плана счетов бюджетного учета; количество приложений.
В конце месяца в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками подводятся итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета с входящими и исходящими остатками, которые переносятся в Главную книгу.
В рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства Российской Федерации, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, налогового законодательства Российской Федерации по раскрытию информации о результатах деятельности учреждения (раздельном учете), устанавливать в составе Рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов по авансовым перечислениям в разрезе видов расходов (выбытий) - дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета.
2.3 Расчеты с подотчетными лицами
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам учреждения из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.
Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.
Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются в авансовом отчете как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ, Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне и заполняют графы 1 - 6 на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных авансовых суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления документов, расходования средств по назначению и заполняют графы 7 - 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принятых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.
Наиболее существенной частью подотчетных сумм являются расходы по командировкам.
Нормы возмещения расходов, связанных с командировками, устанавливаются Правительством РФ. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г № 729(6) оплата суточных производится в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограничений на пользование соответствующим транспортом).
Руководители организаций могут разрешить в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Для выплаты суточных в повышенном размере необходимо использовать дополнительные источники финансирования, например средства, полученные от предпринимательской деятельности. Размер суточных необходимо закрепить в коллективном договоре или локальном акте.
Следует при этом иметь в виду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, в соответствии с решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 26 января 2005 г. ]\о 16141/04, отменившим Письмо от 17 февраля 2004 г № 04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками», не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.
Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Отчеты о расходах по командировкам должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу.
Размеры суточных и расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран работников Российской Федерации определены приказом Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках по территории зарубежных стран» (8), с учетом изменений, внесенных приказом Минфина России от 12 июля 2006 г. № 92(6).
Учет расчетов с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам осуществляется на счете 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».
Счет предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средства и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет.
Дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, либо в сумме денежных документов выданных подотчетному лицу на соответствующие цели.
Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет.
Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.
Сумма произведенных подотчетным лицом расходов, согласно утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансового отчета подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы, отражается путем уменьшения дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением.
Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.
Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной деятельности) по аналитическим группам синтетического учета объекта учета:
10 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда";
20 "Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам";