Пример «Договора о совместной деятельности» приведен в Приложении 7.
Главная диспетчерская создана для координации действий всех подразделений порта и предприятий, с которыми порт осуществляет совместную деятельность по выполнению оперативных и сменно-суточных планов работы порта.
Основной задачей главной диспетчерской является постоянное круглосуточное диспетчерское обеспечение всех работ в порту.
Главная диспетчерская является самостоятельным подразделением управления порта и непосредственно подчинена первому заместителю начальника порта – начальнику службы эксплуатации.
Главная диспетчерская в соответствии с возложенной на нее основной задачей выполняет следующие функции:
1. Составляет сводный месячный график подхода судов на основании заявок от экспедиторов и грузоотправителей, информирует ПСД в дальнейшем об изменении даты подхода судов по поступающим сведениям от агентов или фрахтователей.
2. Готовит материалы и участвует в координационных совещаниях порта и смежников.
3. Составляет проекты сменно-суточных планов работы порта с наиболее рациональным и эффективным использованием перегрузочных и транспортных средств по безопасной обработке судов и вагонов и представляет на утверждение их начальнику службы эксплуатации.
4. Осуществляет ежемесячный и ежесуточный контроль выполнения сменно-суточного плана.
5. Контролирует ход грузопереработки в целом.
6. Принимает оперативные меры по предотвращению непроизводительных простоев судов, вагонов, автотранспорта по вине порта либо ПСД.
7. Готовит диспетчерские совещания по обработке судов.
8. Принимает действенные меры по привлечению новых грузопотоков.
9. Составляет оперативную и статистическую отчетность по обработке судов.
10. Консультирует работников ПСД по вопросам оформления актов учета стояночного времени судов.
11. Осуществляет анализ обработки флота, выполнения портом и ПСД норм интенсивности перевалки грузов.
12. Готовит предложения по пересмотру валовых норм обработки флота.
13. Информирует подходящие суда через агентов о возможности и времени постановки их к причалу.
14. Оповещает ПСД о силе ветра и прогнозах погоды для принятия мер безопасности при организации работы кранов и судовых стрел.
15. Координирует усилия порта и ПСД по борьбе со снежными заносами и другими стихийными явлениями, а также при ликвидации последствий аварий и аварийных ситуаций.
16. Заблаговременно ставит в известность ПСД и другие заинтересованные организации и подразделения порта, службу охраны труда о предстоящей выгрузке опасных либо ядовитых грузов, а также сообщает на основании официальных документов о физико-химических свойствах грузов и необходимых мерах предосторожности.
17. Информирует руководство порта, службу охраны труда о групповых несчастных случаях с тяжелым или летальным исходом.
18. Ежедневно готовит диспетчерские приказы по работе порта и осуществляет контроль за их исполнением.
19. Ведет оперативный контроль при постановке судна под обработку:
· по наличию предоплаты за ПРР либо задолженности;
· наличию поручений/нарядов на обработку в/из судна;
· контроль за использованием причала
20. Обеспечивает постоянный контроль за работой факса главной диспетчерской и телетайпа порта.
21. Готовит проекты должностных инструкций на работников главной диспетчерской.
Главная диспетчерская порта, получив график подхода судов, распределяет их по причалам в соответствии со специализацией, устанавливает объем судовых, вагонных и прочих работ по районам порта. Согласно объему работ рассчитывают необходимые производственные и трудовые ресурсы по районам и намечают мероприятия для выполнения плана. При недостаче ресурсов принимают меры по привлечению рабочей силы.
Важнейшим звеном в диспетчерском руководстве и контроле являются диспетчерские совещания, проводимые ежедневно начальником порта, а в его отсутствие – заместителем начальника порта по эксплуатации. На диспетчерском совещании присутствуют: начальник порта, все его заместители, начальники отделов управления и хозяйств порта, представители смежных организаций, связанные с обработкой судов, вагонов, ввозом или вывозом груза.
На диспетчерском совещании начальники районов и хозяйств порта докладывают о выполнении плана за прошедшие сутки, особо останавливаясь на невыполненных пунктах сменно-суточного плана. По докладам начальников районов и хозяйств начальник порта дает указания о мерах, которые должны быть приняты для ликвидации причин отставания от плана. После рассмотрения результатов выполнения сменно-суточного плана за прошедшие сутки главный диспетчер порта докладывает проект сменно-суточного плана на планируемые сутки. Участники совещания обсуждают проект плана, вносят в него коррективы и начальник порта утверждает сменно-суточный план. Утвержденный сменно-суточный план немедленно доводят до всех исполнителей. Он является основным документом, которым должны руководствоваться все оперативные работники порта.
Диспетчерское руководство предполагает, кроме планирования и контроля, также и оперативный учет производственной деятельности по вопросам выполнения сменно-суточного плана. Этот учет ведут на основании сообщений и рапортичек оперативных работников (стивидоров, помощников заведующих складами, диспетчеров), он позволяет получить представление о ходе выполнения оперативных планов (месячных, сменно-суточных).
На основании данных учета проводят оперативный анализ основной производственной деятельности порта, позволяющий вовремя выявить недостатки, разработать и осуществить мероприятия по их ликвидации, вскрыть неиспользованные резервы производства.
Основным документом, регламентирующим деятельность главной диспетчерской, является Положение.
В ходе прохождения практики была изучена также работа отдела договоров и анализа ВЭД. Данный отдел создан для организации и обеспечения работы порта по прямым договорам с предприятиями совместной деятельности (ПСД), иностранными фирмами, государственными предприятиями согласно руководствующему законодательству Украины.
Отдел договоров и анализа ВЭД является самостоятельным структурным подразделением Украинского порта и подчиняется непосредственно заместителю начальника порта по эксплуатации.
Основной задачей отдела договоров и анализа ВЭД - это организация внешнеэкономической деятельности порта, установление экономически выгодных взаимоотношений с клиентурой.
Основные функции отдела:
1. Изучение и привлечение клиентуры - грузовладельцев (продавцов и покупателей) поставляющие свои грузы на внутренний и внешний рынок через морские порты.
2. Ведение переговоров с отечественными и иностранными клиентами по привлечению грузов в порт и оказание услуг.
3. Разработка и подготовка к заключению договоров, контрактов, соглашений на основные и дополнительные услуги, представляемые портом.
4. Ведение переписки, оформление протоколов переговоров с клиентурой на отечественном и иностранных языках.
5. Экономическое обоснование предстоящих сделок.
6. Учет и анализ действующих договоров, соглашений, контрактов.
7. Разработка и внесение в ПЭО предложения о внедрении дополнений, изменений к действующим тарифам, а также новых тарифов, сборов, плат за услуги, оказываемые портом.
8. Участие совместно с юрбюро в ведении дел в арбитражных, судебных и других органах.
9. Изучение и систематизация нормативных документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью.
Отдел договоров и анализа ВЭД возглавляет начальник, которого назначает на должность и освобождает от нее начальник порта по представлению заместителя начальника порта по эксплуатации.
В 2001 году портом было заключено 1452 договора, из которых 206 – на транспортно-экспедиторское обслуживание, 92 – на агентское обслуживание, 144 – на грузопереработку, 158 – на аренду судов Портофлота, 60 – на услуги контейнерного терминала и т.д.
До подписания договора проводится ряд подготовительных мероприятий:
· Производится проверка фирмы, с которой будет заключен договор;
· Составляется проект договора;
· Оценивается эффективность проекта;
· Проект визируется службами, деятельность которых затрагивается договором.
Для заключения договора с портом предприятию необходимо предоставить ряд документов:
· Устав предприятия;
· Свидетельство о регистрации;
· Справка из управления статистики;
· Справка плательщика НДС;
· Протокол о назначении лица, которое подписывает договор;
· Лицензия (если она должна иметь место).
После проведения всех процедур договор подписывается начальником порта (или лицом, которому выдана доверенность начальником порта) и представителем предприятия, уполномоченным для этой цели.
Проформа договора на перевалку экспортных зерновых грузов приведена в Приложении 8.
3. Производственный перегрузочный комплекс (терминал) порта
Производственный перегрузочный комплекс является основным производственным подразделением порта, выполняющим погрузо-разгрузочные работы и все операции, связанные с перегрузкой грузов и обработкой транспортных средств.
ППК представляет собой группу специализированных по направлениям перевозок или по родам грузов причалов с необходимым для круглосуточной обработки судов и вагонов количеством соответствующего подъемно-транспортного оборудования, складов и других производственных мощностей и трудовых ресурсов.
ППК имеет в своем составе причалы, склады, комплексные бригады докеров-механизаторов, оперативно-распорядительный и складской персонал.