В допомогу Адміністраціям, ІМО ухвалила Резолюцію А.740(18) - Тимчасове керівництво по наданню допомоги державам прапора.
Також ІМО були прийняті Резолюції: Резолюція А.788(19) - Керівництво по впровадженню Міжнародного кодексу по управлінню безпекою (МКУБ) Адміністраціями; Резолюція А.847(20) - Керівництво по наданню допомоги державам прапора в виконанні документів ІМО; Резолюція А.913(22) - Переглянуте Керівництво по виконанню Міжнародного кодексу по управлінню безпекою адміністраціями. Ці Резолюції застосовуються, коли Адміністрації надають повноваження організаціям видавати ДПВ і СПУБ від свого імені.
Обов'язкове вживання МКУБ повинне забезпечувати, підтримувати і заохочувати те, аби бралися до уваги застосовані кодекси, керівництво і стандарти, рекомендовані Організацією, Адміністраціями, класифікаційними суспільствами і організаціями морської галузі.
3.3 Діяльність класифікаційних суспільств, направлена на забезпечення безпеки
3.3.1 Огляд, перевірки і контроль
Адміністрація прапора або визнана нею організація (КС) направляє зовнішнього Аудитора для перевірки працездатності Системи Управління Безпекою як в Компанії, так і на її судах. Після того, як Аудитор переконається в тому, що Система працює, Адміністрація видасть Сертифікат про Відповідність для Компанії (DocumentofCompliance) і Сертифікат про Управління Безпекою судну (SafetyManagementCertificate).
Для підтвердження відповідності Компанії вимогам МКУБ їй видається Документ про відповідність (ДОС) або DocumentofCompliance (DOC)
ДОС видається:
• урядом Держави, під прапором якого плаває судно;
• організацією, визнаною Державою прапора. Як правило, такою організацією є Регістр іноземної держави;
• іншим Урядом країн-учасників Конвенції на прохання Держави прапора. Даний документ є доказом того, що компанія здатна виконувати вимоги МКУБ. Термін дії ДПВ 5 років. Для підтвердження ефективності дії системи управління безпекою ДПВ підлягає щорічному повторному огляду в тримісячний термін до або після дати його видачі.
Екземпляр Документа про відповідність або його копія знаходиться на судні для того, щоб капітан міг би представити його на вимогу для перевірки.
Судну видається Свідоцтво про управління безпекою (СПУБ) або Safety Management Certificate (SMC). Це Свідоцтво видається аналогічно Документу про відповідність.
До видачі СПУБ Держава прапора повинна переконатися, що дії Компанії і її методи управління на судні здійснюються відповідно до схваленої системи управління безпекою. СПУБ видається на 5 років. Дія СПУБ повинна підтверджуватися як мінімум одним періодичним оглядом, підтверджуючим ефективність функціонування СУБ і відповідність вимогам МКУБ будь-яких змін, здійснених з моменту попереднього огляду.
Вилучити ДПВ і СПУБ може лише Держава прапора, що видав його, в наступних випадках:
• якщо не вироблений періодичний огляд;
• якщо є докази значної невідповідності МКУБ.
При вилученні ДПВ автоматично анулюється СПУБ, виданий на підставі ДОС.
Форми ДПВ і СПУБ повинні оформлятися на національній мові з обов'язковим перекладом тексту на англійську або французьку мову.
Керуючись положеннями МКУБ Компанія зобов'язана перевірити кожне судно, що належить Компанії, на предмет ефективності дії СУБ, тобто виробити внутрішній аудит (Internalaudit). Він проводиться не рідше за один раз в рік.
Після проведення внутрішнього аудиту за ним слідує зовнішній аудит (Externalaudit), який виконується організацій уповноваженою Державою прапора. Такою організацією, як правило, є Регістр.
Програма внутрішнього аудиту має бути підготовлена суперінтендантами по безпеці на початку кожного календарного року.
План аудиту повинен включати перевірку наступних елементів СУБ:
• підстава для проведення аудитів;
• дієвість елементів суднової СУБ.
Конкретні області і діяльність, які підлягають перевірці, можуть включати наступне:
• впровадження і функціонування СУБ;
• стан судна;
• готовність до виконання, компетентність, відношення, мотивація і виконання обов'язків членами екіпажа, їх знання процедур і інструкцій і їх дотримання;
• визначення видів ризиків;
• рапорт про аварійні випадки і небезпечні ситуації;
• ключові суднові операції;
• ключові технічні системи і устаткування;
• технічне обслуговування судна і устаткування;
• плани і організація навчань і тривог;
• документація, звіти і діловодство і таке інше.
При проведенні Внутрішнього аудиту працівники офісу Компанії частенько забувають, що вони покликані допомогти судну в ліквідації тих або інших зауважень. Як правило, такі працівники прагнуть звалити провину за недоробку на судно, забуваючи при цьому, що і вони внесли посильний внесок в конкретний стан судна на момент виконання аудиту, тобто прагнуть прикрити свою бездіяльність протягом минулого року по відношенню до наполегливих прохань судна по різним питанням.
При проведенні аудитів у капітана зазвичай запитується наступне:
• чи всі суднові сертифікати є в наявності і чи знаходяться вони на належному рівні, тобто не прострочені;
• чи є в команди сертифікати і документи Держави прапора;
• як часто виконується алкоголь-тест екіпажа і коли було оглянуто судно береговим медичним персоналом;
• яка політика Компанії відносно алкоголю і наркотиків;
• чи були на судні випадки травматизму і смерті;
• який період відпочинку екіпажа і які заходи робляться в разі недотримання періоду безперервного відпочинку команди;
• чи є письмові розпорядження капітана по несенню вахти і як ведеться судновий журнал;
• чи є акти прийому-здачі справ;
• хто є призначеним обличчям компанії;
• чи є на судні документи Компанії по СУБ і чи знаходиться їх вміст на належному рівні;
• як часто робиться огляд капітана по вдосконаленню СУБ Компанії і як Компанія реагує на зауваження капітана;
• чи ведуться Журнали нафтових операцій і операцій із сміттям;
• де відбиті посадові обов'язки капітана;
• як часто відвідують судно представники Компанії;
• інші питання.
Кожне питання, задане капітанові, має бути підтверджене ним документально.
Після завершення спілкування з капітаном особа, що проводить перевірку проводить перевірку документації по завідуваннях старшого механіка і старшого помічника капітана, а також в обов'язковому порядку відвідує ходовий місток і машинне відділення.
Так, при відвідуванні ходового містка, зазвичай перевіряється наявність Плану переходу правильність і повноту коректури карт і посібників, термін дії батарей апаратури супутникового зв'язку терміни дії рятувального і протипожежного устаткування, піротехніки, методи і частоту визначень місця судна в рейсі, правильність ведення разів особистих суднових журналів і так далі.
При проведенні аудиту можуть бути опитані і інші члени екіпажа на предмет знання ними своїх посадових обов'язків і положень СУБ Компанії.
Перевіряюча особа обертає особливу увагу на виконання екіпажем положень СУБ Компанії, знання і дотримання всіма особами екіпажа вимог основних міжнародних документів, а також відповідність положень СУБ Компанії вимогам Держави прапора.
На вимогу перевіряючої особи можуть бути проведені суднові учбові тренування (боротьба з пожежею, ліквідація розливу нафти, шлюпочна або людина за бортом).
Кожне судно не менш ніж один раз на рік має бути перевірене портовими властями на предмет дотримання ним вимог міжнародних керівних документів по безпеці мореплавства і охороні довкілля.
Окрім цього, при заході в порти США судно повинне пройти огляд береговою охороною на предмет придатності для вантажних операцій і відповідності судна вимогам, що пред'являються, з боку портових властей.
Багато Компаній бажають, аби їх судно було оглянуте провідними компаніями світу, наприклад SHELL, BP, MOBIL і ін. В цьому випадку судно пред'являється уповноваженій особі провідної компанії, яка здійснює перевірку судна на предмет можливості перевезення вантажів цій або іншої компанії.
При підготовці до будь-якої інспекції, необхідно перевірити:
• правильність заповнення на дату інспекції суднового опитного аркуша (VPQ -VesselParticularsQuestionnaire);
• всі суднові сертифікати і заповнити Перевірочний аркуш (CheckList) з вказівкою дат видання і дії документів. До Перевірочного аркуша вносяться не лише сертифікати, видані Регістром, але і сертифікати (акти) перевірок вогнегасників, рятувальних плотів, тестування швартових лебідок, вантажних і бункерних магістралей і т.д.;
• комплектацію суднової бібліотеки по Перевірочному аркушу Компанії. Якщо при перевірці бібліотеки опиниться, що деякі публікації застаріли або загублені, то необхідно негайно інформувати Компанію про це і намагатися отримати ці видання в порту заходу;
• заповнення кваліфікаційної матриці на кожного офіцера, включаючи капітана;
• правильність заповнення листів обліку часу відпочинку екіпажа. Необхідно пам'ятати, що Міжнародна Конвенція ПДМНВ-78/95 встановлює мінімальну тривалість відпочинку будь-якого обличчя екіпажа 10 ч в добу, притому одноразовий безперервний відпочинок має бути не менше 6 ч;
• заповнення Перевірочних листів по тестуванню екіпажа на вміст алкоголю в крові відповідно до політики Компанії. Термін дії сертифікату перевірки екіпажа береговим персоналом на алкоголь і наркотики не повинен закінчитись на момент інспекції (зазвичай термін дії сертифікату встановлюється 6 місяців);
• регулярність заповнення і наявність підписів в журналах поправок хронометра, поправок гірокомпаса, тестування супутникової апаратури, коректури навігаційних посібників і карт, розпоряджень по несенню вахти на містку і в машинному відділенні і інших;