При наявності достатньої кількості відібраних завантажень, виникають ситуації, коли необхідно, виконуючи договірні зобов’язання з замовниками, подати в певний час, певне місце відповідний автомобіль, якого у розпорядженні менеджера не має, або автомобіль фірми не встигає. Тоді залучається по експедуванню, по ставці замовника, за виліком комісійного збору фірми, автомобіль іншої транспортної компанії, з якою фірма має договірні відносини. При цьому сума комісійного збору залежить від суми фрахту, терміновості подачі автопоїзду, характеру вантажу. Питаннями підбору перевізників займається менеджер по експедуванню.
Перевізники вибираються виключно із списку кваліфікованих постачальників послуг, що затверджений найвищим керівництвом. На перевізника, що залучається до надання послуг по міжнародним перевезенням обов’язково заведена особиста картка встановленого зразку, в якій приведені критерії відбору. Під час відбору перевізника звертається особлива увага на наступне: наявність обов'язкового страхування відповідальності перевізника за вантаж, який він перевозить, а також дотримання ним строків доставки. Контроль за процесом виконання послуги веде менеджер по експедуванню із залученням, у разі потреби, керівника служби. Раз на рік проходить переоцінка постачальників послуг. Результати оцінювання записуються в особисту картку постачальника послуг, та повідомляються йому у письмовій формі.
Процес перевезень (схема організації процесу міжнародних перевезень приведена на рис. з. …).
__
____
_____
__
__
_
___
Рис.3. Технологічна схема перевезення вантажів на АТП.
Усі замовлення на перевезення від замовників надходять до відділу логістики, де повинні бути зареєстровані менеджерами по транспорту у журналі надходження замовлень. Після розгляду пропозиції керівником відділу логістики, приймається рішення про відповідь замовнику. Якщо, з якихось причин, “Камаз – Транс – Сервіс” не може прийняти до виконання таке замовлення, ведучий менеджер по напрямку одразу дає замовнику негативну відповідь і переговори з ним по цьому питанню більш не поновлюються. Якщо замовлення може бути прийняте до виконання, ведучим менеджером по напрямку перевіряється наявність підписаного із замовником договору (якщо він є, то чи він ще дійсний). При відсутності договору, підписання договору проходить згідно задокументованої методики 5201.
Керівник служби разом з ведучим менеджером по напрямку вирішує (користуючись планом по завантаженнях) чи можливо виконати це замовлення автомобілем фірми. Якщо так, то розпорядження на виїзд (Б.СМП-31) передається начальнику автоколони, який вирішує який саме автомобіль і з яким водієм може виконати замовлення, що надійшло. Своє рішення начальник автоколони узгоджує на щоденній п’ятихвилинній нараді з представниками виробничо-технічного центру, які відповідають за задовільний технічний стан і своєчасне проведення необхідного сервісу автомобіля. Результати наради фіксуються у протоколі із підписами усіх, хто був присутній і остаточне рішення передається до відділу логістики ведучому менеджеру по напрямку, який повідомляє замовнику номер автомобіля та прізвище водія, а також надає всі необхідні для завантаження документи. Якщо автомобіль фірми не може бути залучений до виконання замовлення, що надійшло, воно передається менеджеру по експедуванню, який повинен вибрати субпідрядника для перевезення, користуючись списком кваліфікованих постачальників послуг.
Під час виконання замовлення відповідальний менеджер повинен відслідковувати рух автомобіля, та вирішувати всі виникаючі під час перевезення проблеми, вчасно повідомляючи про них замовника.
Після закінчення рейсу водій повинен надавати всі необхідні документи по перевезенню у відділ логістики, де вони проходять попередню обробку (заносяться дані у комп'ютер, реєструються номера відпрацьованих СМР і книжок МДП (Б.СМП-10, Б.СМП-11), тощо) і надходять до менеджера по транспорту для виписки рахунків на оплату послуг (Б.СМП-05), а потім у бухгалтерію для фінансової звітності.
Після оформлення повного пакету документів на оплату послуги, до нього додається бланк - форма відгуку замовника (Б.АДМ-13) на надану послугу. Всі документи відсилаються замовнику поштою рекомендованим листом з повідомленням (відповідальний - секретар - референт).
Відгук замовника, аналіз роботи (Б.СМП-03).
Після закінчення перевезення замовник отримує бланк відгуку, заповнює його і повертає на фірму. Всі відгуки замовників потрапляють до директора з питань міжнародних перевезень, який відповідає за їх реєстрацію, обробку та розробляє на базі відгуків план запобіжних та коригувальних дій.
У випадку виконання перевезення з певними труднощами, або незручностями, які викликані замовником, не пунктуальністю розрахунків, ведучим менеджером або керівником служби міжнародних перевезень проводяться переговори с замовником з метою вивчення причин, які вплинули на негативне виконання перевезення, та приймається рішення про подальше співробітництво або його припинення. Після чого усі дані замовника потрапляють у базу резервних замовників, до якого можливе повернення у більш скрутний для перевізника час.
Для планування роботи рухомого складу менеджери служби міжнародних перевезень постійно ведуть відомості автомобілів, які знаходяться на розвантаженні (як в СНД так і в країнах Європи). Менеджери служби постійно ведуть переговори із замовниками з метою підбору найбільш вигідного перевезення. Під час прийому замовлень на перевезення враховується місцезнаходження автомобіля, витрати ПММ на дане перевезення і ставка за перевезення. Аналіз витрат за окреме перевезення виконується бухгалтером - економістом фірми. Технічний стан автомобіля і висновок про його придатність до даного рейсу дає керівник сервісної служби по обслуговуванню і ремонту рухомого складу шляхом підписання заявки на техобслуговування та ремонт. У випадку необхідності проведення ремонтів, менеджер служби міжнародних перевезень перерозподіляє автомобілі , шляхом переговорів с замовниками переносить завантаження на наступний день або направляє на завантаження залучений автотранспорт. Стосовно витрат ПММ бухгалтером – економістом фірми проводиться аналітична робота по економічно вигідним місцям заправки. Після того, як менеджер служби впевнився в доцільності відправлення конкретного автомобіля по конкретному замовленню, він повинен узгоджувати прийняте замовлення з директором з питань міжнародних перевезень та починати його виконання. Водію видається завдання та всі необхідні для перевезення документи, після чого даний автомобіль заноситься до відомості аналізу роботи за кругорейс (Б.СМП-22).
Шляхом вивчення умов перевезення по конкретному маршруту, який розглядається для прийняття певних перевезень, переліку і суми витрат на транспортування партії вантажу, директором з питань міжнародних перевезень складається кошторис витрат на певне перевезення. Прорахований маршрут руху та вихідні дані передаються бухгалтеру – економісту для розробки калькуляції витрат по даному рейсу. Директор з питань міжнародних перевезень аналізує собівартість перевезення і, після узгодження з директором фірми приймається рішення про доцільність виконання перевезення. Таким чином прораховуються приблизні маршрути руху по кожній країні, а також нові напрямки, що приймаються для перевезень. Рентабельність використання рухомого складу аналізується по підсумковим статистичним даним , фінансовим аналізам роботи служби (та фірми в цілому), які надаються бухгалтером –економістом фірми (Б.БЕС-14, Б.БЕС-12). Проводиться також ряд аналізів по “АРМ експлуатації”. Цю аналітику повинен виконувати менеджер по транспорту, де аналізується кількість рейсів, які виконані по кожній країні, середню тривалість рейсу. Ці аналітичні дані повинні надаватися ведучому менеджеру, керівнику відділу логістики, керівнику служби міжнародних перевезень та вищому керівництву.
Основним документом для здійснення перевезень фанери в міжнародному сполученні Рівне -Італія є договір що письмово складений і нотаріально завірений.
Договір – це угода двох або кількох осіб (сторін) про встановлення, зміну або припинення цивільних правовідносин і є найпоширенішою формою виникнення зобов’язання.
Договір перевезень фанери в міжнародному сполученні Рівне -Італія складений на один рік
За даним договором про перевезення вантажу транспортна організація (перевізник) зобов’язується доставити ввіреній їй відправником вантаж до пункту призначення і видати його уповноваженій на одержання вантажу особі (одержувачеві), а відправник зобов’язується сплати за перевезення вантажу встановлену плату.
У річному перевезень фанери в міжнародному сполученні Рівне -Італія договорі встановлюються обсяги та умови перевезення, порядок розрахунків, визначаються раціональні маршрути та схеми вантажопотоків.
Для забезпечення виконання договірних зобов’язань здійснюється місячне планування перевезень, основою якого є поточний договір про організацію перевезення та замовлення відправників.
З плану перевезень або прийнятого до виконання замовлення на перевезення вантажу виникає зобов’язання, за яким перевізник повинен подати перевізні засоби відправникові та прийняти від нього вантаж, а відправник – пред’явити вантаж до перевезення. Перевізник і відправник несуть майнову відповідальність за неподання перевізних засобів, непред’явлення до перевезення вантажу та за інші порушення обов’язків, що випливають з плану перевезення або прийнятої заявки на позапланове перевезення.