Процесс формирования информации для составления бухгалтерской отчетности включает несколько этапов подготовительной работы, последовательность осуществления которых определяется заранее разработанным в организации и доведенным до исполнителей графиком представления необходимых сведений. Основными этапами подготовительной работы формирования информации для составления бухгалтерской отчетности являются:
1) проверка полноты и правильности отражения в учетных регистрах хозяйственных операций;
2) уточнение оценки активов и обязательств, отраженных в бухгалтерском учете;
3) выявление и отражение финансового результата деятельности организации;
4) оценка информации о последствиях событий после отчетной даты и условных фактах хозяйственной деятельности;
5) формирование информации об аффилированных лицах, по сегментам и прекращаемой деятельности;
6) заполнение отчетных форм и подготовка пояснительной записки к бухгалтерской отчетности;
7) формирование информации о консолидации финансовой отчетности с дочерними и зависимыми обществами;
8) подтверждение достоверности и утверждение бухгалтерской отчетности и ее оформление к представлению в соответствующие адреса (заинтересованным пользователям).
Завершающим этапом всей работы, связанной с составлением отчетности, являются процедура представления бухгалтерской отчетности заинтересованным пользователям и ее публикация. Следует подчеркнуть, что указанный перечень этапов подготовительной работы составления бухгалтерской отчетности не является исчерпывающим. Он может быть дополнен либо изменен организацией исходя из необходимости соблюдения действующих правил бухгалтерского учета и повышения качества отчетной информации.
После завершения всех подготовительных работ и отражения в бухгалтерском учете результатов проведенной инвентаризации имущества и финансовых обязательств составляют бухгалтерский баланс и другие формы бухгалтерской отчетности. Основой для составления бухгалтерской отчетности являются остатки по счетам Главной книги и данные учетных регистров. Процедура заполнения отчетных форм представляет собой перенос из учетных регистров предварительно сгруппированных и обобщенных в упорядоченную систему данных.[5]
Бухгалтерскую отчетность организации могут составлять по формам, приведенным в приложении к приказу Минфина России «О формах бухгалтерской отчетности организаций» от 22.07.03 № 67н. Однако если при составлении отчетности выявляется недостаточность данных, предусмотренных в o6pазцах отчетных форм, но необходимых для формирования полного представления об имущественном и финансовом положении организации, а также финансовых результатах ее деятельности, то в бухгалтерскую отчетность разрешается включать соответствующие дополнительные показатели или давать расшифровки к соответствующим статьям в виде приложений к отчетным формам, а по отдельным показателям - в виде самостоятельных форм бухгалтерской отчетности.
В случае отсутствия у организации данных по соответствующим активам, обязательствам, доходам, расходам, хозяйственным операциям, показатели по которым предусмотрены в образцах форм отчетности, эти показатели в формы бухгалтерской отчетности организации не включаются. Организации могут самостоятельно разрабатывать формы бухгалтерской отчетности на основе образцов форм, соблюдая требования, предусмотренные ПБУ 4/99 и других нормативно-правовых актов по бухгалтерскому учету. При разработке форм бухгалтерской отчетности строки, по которым раскрываются соответствующие показатели, организациями кодируются самостоятельно.
Однако в форме бухгалтерского баланса должны быть сохранены коды итоговых строк и коды строк разделов и групп статей, предусмотренные в образце формы, принятой Минфином России. Если организация принимает решение в представляемой бухгалтерской отчетности раскрывать по каждому числовому показателю данные более чем за два года, то в разрабатываемых отчетных формах обеспечивается достаточное количество граф (строк), необходимых для раскрытия такой информации.
Стоимостные показатели приводятся в бухгалтерской отчетности без десятичных знаков в тысячах рублей или миллионах рублей (если организация имеет существенные обороты продаж, обязательств и т. п.). При составлении бухгалтерской отчетности следует иметь в виду, что если какой-то показатель должен вычитаться из соответствующих показателей (данных) при исчислении промежуточных, итоговых и других данных либо имеет отрицательное значение, то этот показатель должен показываться в круглых скобках (например, непокрытый убыток и др.).
В формах бухгалтерской отчетности не должно быть никаких подчисток и помарок. Ряд показателей, приводимых в разных формах бухгалтерской отчетности, совпадают. Поэтому важным контрольным моментом правильности заполнения отчетных форм является взаимоувязка показателей бухгалтерской отчетности.
Действующее законодательство устанавливает лишь общие требования к составлению пояснительной записки, а поэтому каждая организация самостоятельно определяет объем информации, представляемой в пояснительной записке. Однако, учитывая интересы пользователей информации бухгалтерской отчетности, в пояснительной записке должны быть приведены дополнительные сведения, раскрытие которых определено п. 39 ПБУ 4/99.
Исследуемое предприятие – Общество с ограниченной ответственностью «Телекс», было создано в 2003 году путем реорганизации ПТ «Телекс». Учредители – физические лица. Юридический и физический адреса общества – 182100, Великие Луки, Октябрьский, 56А. Основными видами деятельности являются оптовая и розничная торговля продуктами питания и алкогольными напитками, строительными материалами, а также предоставление транспортных услуг, например, по доставке проданных товаров. Кроме этого, ООО «Телекс» вправе осуществлять другие виды деятельности, не запрещенные законодательством.
Высшим органом управления общества является собрание учредителей. Оно регулярно собирается один раз в год для утверждения бухгалтерской отчетности, отчета генерального директора, отчета ревизора общества, распределения чистой прибыли, выборов исполнительного органа, решения стратегических вопросов деятельности общества. Оперативной деятельностью общества руководит единоличный исполнительный орган – генеральный директор. Структура управления оперативной деятельностью – производственная структура представлена в Приложении 1.
Бухгалтерский учет хозяйственных операций, как и во всех организациях, в ООО «Телекс» ведется бухгалтерией, которая возглавляется финансовым директором – главным бухгалтером. Как видно из названия должности руководителя этого подразделения, бухгалтерия выполняет не только регистрацию хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского и налогового учета, но и планирует и оптимизирует финансовые потоки фирмы. Структура бухгалтерии представлена в Приложении 2. В исследуемой торговой организации – ООО «Телекс» используется автоматизированная форма ведения бухгалтерского учета с применением программного комплекса «1С Бухгалтерия». Предприятие ведет и оптовую, и розничную торговлю, что откладывает свой отпечаток на систему учета и документооборота. Особенность заключается, прежде всего, в выборе учетных цен на товары. Так как организация осуществляет и оптовую и розничную торговлю, для учета товаров используются покупные цены, точнее, фактическая стоимость приобретения товаров (покупные цены плюс транспортно-заготовительные расходы). Данный выбор был сделан в целях упрощения и единообразия учета, несмотря на то, что учет товаров по ценам продажи более информативен и обладает другим преимуществом – он позволяет сопоставить торговую выручку и сумму списанных товаров. Расчет же реализованной торговой наценки не представляет особой сложности. Но так как при оптовой торговле используется только фактическая стоимость приобретения товаров, то по этой стоимости учитываются все товары – и продаваемые через магазины, и продаваемые со склада. Другим преимуществом учета товаров по стоимости приобретения является то, что если товар, предназначенный для розничной торговли, будет продан оптом, то не нужно будет в учете делать обратные проводки по корректировке стоимости товаров и торговой наценки. Для того чтобы изложить последовательность формирования стоимости товаров и порядка учета их реализации, опишем порядок хранения и учета товаров на складе.
В ООО «Телекс» на складах применяется партионный способ хранения и учета товаров. Этот способ выбран по двум причинам. Во-первых, он позволяет определить результаты реализации партии товаров без проведения инвентаризации (по существу, инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии). Одновременно данный вид учета усиливает контроль за сохранностью ценностей, способствует снижению товарных потерь. Повышенная трудоемкость учета, характерная для данного способа (из-за хранения определенного вида товаров в разных местах и отражения остатков по ним в нескольких партионных картах) компенсируется компьютеризацией учета.
Вторая причина выбора партионного способа хранения и учета состоит в том, что алкогольные товары подлежат обложению акцизами и немалая доля алкоголя поступает из-за границы (т.е. импортируется). Поэтому для облегчения ценообразования товар хранится по партиям. Таможенные пошлины и акцизы включаются в цену конкретной партии.