- соответствие юридического адреса фактическому местонахождению, стабильность, либо частое изменение фактического адреса;
- стабильность, либо частая смена состава руководства и учредителей;
- наличие судебных либо административных разбирательств с участием исследуемого предприятия, либо его руководителей и их суть;
- неформальные связи: наличие связей в криминальной среде, в органах государственной власти и управления. Изучается также их уровень и потенциальные возможности;
- тенденция ухудшения финансового состояния исследуемого предприятия (уменьшение основных и оборотных фондов, уменьшение денежных средств на расчетных счетах);
- факты правонарушений и преступлений, нецелевого использования кредитных средств, уклонения от уплаты налогов;
- неоправданное затягивание выплаты долговых обязательств либо проведения переговоров;
- иные фактические данные, которые смогут служить в дальнейшем целью обеспечения возврата долгов;
- источники информации о благонадежности (платежеспособности) субъекта.
- платежеспособность; - реальность гарантийных писем при заключении договора купли-продажи (способна ли организация - покупатель в любой момент погасить дебиторскую задолженность); - установить местонахождение активов должника, его движимое и недвижимое имущество, счета в банках, участие руководителей либо учредителей предприятия должника в составе учредителей иных коммерческих структур. Особое внимание стоит обратить на имущество в залоге, поскольку его не сможет конфисковать даже государственный исполнитель.
Таким образом, проведенное подобным образом исследование может способствовать выявлению подлогов, как в учредительных документах организации-покупателя, так и в документах, сопровождающих ее противоправную деятельность.
В процессе сбора информации о своем новом партнере, исходя из поставленных задач и с учетом наличия определенных возможностей, необходимые данные могут быть получены из следующих источников:
- непосредственно от самого юридического лица (предупредить представителя контрагента о необходимости проведения проверки и истребовать для ознакомления и снятия копий, следующие документы: регистрационное свидетельство, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, устав, учредительный договор, лицензии, документы подтверждающие право нахождения по данному адресу (договор купли-продажи недвижимости, либо договор аренды помещения), последний баланс (утвержденный налоговой инспекцией), документ подтверждающий правомочия представителя;
- любая информация коммерческого характера, полученная из коммерческих структур: банки, контрагенты, деловые партнеры;
- использование оперативно - технических средств снятия информации с каналов связи, коммуникационных сетей, прослушивания помещений и транспортных средств;
- негласное визуальное (наружное) наблюдение за лицами и стационарными объектами (офис, склады, в ходе которого устанавливаются и фиксируются посетители, активность работы, автотранспорт, заполненность склада);
- информации из СМИ, интернет - мониторинг прессы, интернет за определенный промежуток времени на предмет упоминания разрабатываемого предприятия, его руководителей, сотрудников;
- легендированный сбор информации под видом маркетинговых исследований, изучение материалов выставок и презентаций, под видом клиента;
- изучение результатов налоговых либо аудиторских проверок;
- информации из органов государственной регистрации, фондов, контролирующих и правоохранительных органов;
- горрайадминистрация по месту нахождения (регистрации) субъекта хозяйствования;
- органы государственной налоговой службы (информация о госрегистрации, наименовании, юридическом и фактическом адресах предприятий и лиц, занимающихся частным предпринимательством, коды, идентификационные номера, размеры уставного фонда, установочные данные соучредителей, их доля в уставном фонде, местонахождение филиалов, расчетные счета в банках);
- фонды (социального страхования, пенсионный, медицинский); - органы статистики (кроме информации общестатистического характера особую ценность представляют сведения о балансе предприятия, активах и его акционерах);
- государственная таможенная служба (наличие связей с зарубежными партнерами, объемы поставок, экспортно-импортные операции);
После сбора информации проводится ее сопоставление и анализ на предмет обнаружения фактов прямо, либо косвенно указывающих на отрицательные факты в работе разрабатываемой организации-партнере либо ее сотрудников. На основе результатов анализа принимается решение о работе с данным контрагентом, возможности предоставлении кредита или отсрочки платежа. При возникновении дебиторской задолженности замораживаются активы и снижается скорость оборачиваемости денежных средств, кроме того, возникает проблема возврата долгов. Разработка организации - покупателя и анализ ее деятельности является первостепенным мероприятием, направленным на предупреждение возникновения дебиторской задолженности. Основной риск, связанный с формированием дебиторской задолженности - отражение задолженности неплатежеспособности дебиторов.
1 Оценка системы внутреннего контроля.
I.При проведении внутренней системы контроля дебиторской задолженности ревизору необходимо проверить и выяснить:
- обсуждаются ли кандидатуры покупателей до выдачи им разрешения на отгрузку продукции на условиях последующей оплаты. Решение об отпуске товара (выполнению работ, предоставлению услуг) принимается после тщательного изучения благонадежности и платежеспособности контрагента (разработка контрагента), проводится мониторинг недисциплинированных клиентов. Весьма важным моментом есть систематический сбор и анализ информации относительно контрагентов, допускающих нарушение сроков оплаты;
- осуществляется ли реализация продукции (товаров, работ, услуг) на основании заключенного договора (с приложениями, спецификациями), в которых определены максимальные сроки и сумма задолженности, санкции за невыполнение условий договоров;
- осуществлялся ли когда – либо отпуск товарно-материальных ценностей покупателям, имеющим просроченную дебиторскую задолженность, без предварительной оплаты. Как правило, отказываясь от "работы" без предоплаты значительная часть предпринимателей рискуют потерять львиную долю рынка, который в силу тех или иных обстоятельств может диктовать необходимость во временном разрыве между поставкой и оплатой. Такой "разрыв" зачастую таит в себе один существенный недостаток - риск не получения полноценной компенсации за переданные товары. Дебиторская задолженность по отгруженной продукции должна отражается в учете одним из двух методов: на дату отгрузки продукции и предъявления организацией-кредитором покупателям документов к оплате, при этом величина дебиторской задолженности оценивается в соответствии с договорной стоимостью отгруженной продукции. На дату поступления денежных средств на расчетный счет или в кассу предприятия, отгруженное имущество оценивается по его фактической себестоимости (фактически произведенным затратам, по стоимости сырья, материалов, полуфабрикатов, по прямым статьям расходов, нормативной или плановой производственной себестоимости); - выясняется, учитываются лиданные о факте передачи товарно-материальных ценностей организации-дебитору, при этом рассматриваются договор купли-продажи, счета-фактуры, накладные или товарно-транспортные накладные, инвентарные карточки складского учета;
- проверяется своевременность регистрации счетов, счетов-фактур поставщиков и передачи их в отделы для акцепта, а также отслеживание документов специалистами отделов для соблюдения поставщиками договорных обязательств по ассортименту, количеству, комплектности и срокам отгрузки продукции, правильности цен, наценок, скидок.. В ходе этой процедуры ревизор проверяет, правильно ли отражены в учете операции и реальна ли задолженность, своевременно ли составлены акты приемки, полностью ли оприходованы товарно-материальные ценности, не допускается ли по расчетам с поставщиками запрещенное взаимное перекрытие (сальдирование) в балансе сумм товаров в пути, задолженности поставщикам по счетам и по неотфактурованным поставкам;
- проверяется, погашаются ли сразу после подписания платежного поручения сопроводительные оправдательные документы (указаны ли дата и № платежного поручения, имеется ли оттиск штампа «Оплачено»);
- проводится ли анализ финансового состояния заказчика;
- ставится ли на пакете документов на реализацию продукции отметка о проверке дебиторской задолженности покупателя;
- проверка законности и реальности задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, а также по внутриведомственным и внутрихозяйственным расчетам;
- стабильна ли ситуация с долгами покупателей;
- происходит ли наращивание долга, так как предлагаются большие отсрочки для завоевания рынка;
- стремятся ли в проверяемой организации к сокращению долга, так как в момент развития компании был упущен контроль за его своевременным погашением;
Необходимо также изучить действующий в организации порядок разделения обязанностей согласно функциям: 1) отгрузка по заказам; 2) выписка счетов; 3) предоставление разрешения на отгрузку; 4) ведение синтетического учета; 5) ведение аналитического учета дебиторской задолженности
II. Необходимо обсудить с сотрудниками бухгалтерии:
-известно ли им, какой процент дебиторов подтвердил свою задолженность за отчетную дату и со сколькими дебиторами сверка на отчетную дату не произведена;
- организован ли контроль за информацией о состоянии дебиторской задолженности (сроки образования и погашения, порядок организации претензионной работы, динамика состояния);