Задача
При проверке расчетов с подотчетными лицами ревизор изучил следующие документы:
- список лиц, имеющих право получать средства под отчет, в котором указана фамилия системного администратора А.Ю. Соколова, и срок 10 дней, на который выдаются подотчетные суммы;
- авансовый отчет от 25.07.08. от А.Ю. Соколова. К авансовому отчету приложены товарный чек на сумму 2900 руб., в котором указано «Канцелярские товары», и чек ККМ на сумму 2900 руб.;
- расходный кассовый ордер № 22 от 5.07.08 на имя А.Ю. Соколова на сумму 2900 руб. В графе «Основание» значится «Хозяйственные расходы»
- кассовый лист от 5.07.08., где зарегистрирован расходный кассовый ордер № 22 на сумму 2900 руб. В графе «номер корреспондирующего счета» указан счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
- журнал - ордер №7. В графе «Израсходовано из подотчетных сумм» сумма 2900 руб. отнесена в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». По результатам проверки ревизор сделал вывод о невозможности определить производственную целесообразность расходов А.Ю. Соколова по авансовому отчету и установил факт использования средств в личных целях. В акте ревизии руководителю предложено взыскать 2900 руб. из заработанной платы А.Ю. Соколова. Руководитель принял решение о необходимости внесения А.Ю. Соловым суммы 2900 руб. в кассу организации. Что послужило основанием для вывода о непроизводственном характере расходов? Какие замечания по данной операции необходимо отразить в акте ревизии? Сделайте проводки по итогам ревизии.
Ревизор, при проверке операции и расчетов с подотчетными лицами, изучив список лиц имеющих право получать средства под отчет, в котором указана фамилия системного администратора и срок 10 дней, на который выдаются подотчетные суммы, расходный кассовый ордер № 22 от 05.07.08 г., кассовый лист от 05.07.08 г.и авансовый отчет от 25.07.08 г., выявил: авансовый отчет был предоставлен с отставанием на 10 дней, что является грубым нарушением в связи с несоблюдением сроков предоставления отчета о полученных суммах, утвержденных руководителем организации и установленных на 10 дней. В связи со сложившейся ситуацией ревизор установилфакт использования средств в личных целях. Так как в связи с несвоевременным возвращением сумм аванса, при предоставлении работником авансового отчета за пределами 3 рабочих дней (несоблюдением сроков предоставления отчета, утвержденных руководителем организации) в соответствии сПорядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40 (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 N 247) в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок. Подотчетные лица обязаны отчитаться по полученным авансам не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который им выдавались эти авансы. В случае несвоевременного возвращения удержание подотчетных сумм осуществляется из заработной платы в месячный срок. Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами. На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются. (1. с.244). По результатам проверки ревизор также сделал вывод о невозможности определить производственную целесообразность расходов по авансовому отчетут.к. обнаружил грубое нарушение в оправдательном документе, приложенном к авансовому отчету. В товарном чеке указано общее название приобретенных товаров: «Канцелярские товары», что категорически запрещается на основании положения Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"и в соответствии сост. 493 ГК РФ: приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы) в организациях розничной торговли должно подтверждаться кассовым и товарным чеком, в котором указывается конкретный перечень номенклатуры (например: степлер, карандаши, бумага для принтера) с указанием количества и стоимости приобретенных организацией товаров. При покупке, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.