Бухгалтерский баланс составляется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Данные статей баланса на конец отчетного года обоснованы результатами тщательно проведенной перед составлением годового отчета инвентаризацией основных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов и других активов и пассивов. Инвентаризация на предприятии проводится в соответствии с Инструкцией [21]. Расхождения фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета урегулированы, а соответствующие записи внесены в регистры учета до предоставления годового отчета в налоговую администрацию. Бухгалтерские отчеты и балансы подписывает руководитель предприятия и главный бухгалтер. Все формы годового отчета пронумерованы, прошнурованы и сброшюрованы в отдельную папку, составлен перечень форм, включенных в объем годового отчета. К годовому отчету предприятия прилагается пояснительная записка. В ней поясняются основные факторы, оказавшие влияние в отчетном году на результат хозяйственной деятельности, освещается финансовое и имущественное состояние предприятия.
2. Документальное оформление движения необоротных активов
Бухгалтерский учет необоротных активов должен обеспечить правильное документальное оформление и своевременное отражение в учетных регистрах поступления основных средств и нематериальных активов, их перемещение внутри предприятия, выбытие с предприятия и предоставить достаточные данные для осуществления контроля за сохранностью и правильным использованием каждого объекта необоротных активов.
Поступление необоротных активов на предприятие сопровождается открытием инвентарных карточек их учета, присвоением им инвентарных номеров и проведением необходимых записей в регистрах аналитического учета.
Инвентарный объект – полностью укомплектованный пригодный к
использованию объект, которому присвоен инвентарный номер и который закреплен за материально-ответственным лицом.
Инвентарные карточки (Приложение №8 и Приложение №9 ) являются регистром аналитического учета необоротных активов. В карточках указывается название объекта, его инвентарный номер и первоначальная стоимость, краткая техническая характеристика и место эксплуатации объекта. Из инвентарных карточек создается картотека.
Заведенная инвентарная карточка регистрируется бухгалтером в «Описи инвентарных карточек». В Керченском морском торговом порту «Описи инвентарных карточек» не ведут, а регистрируют инвентарные карточки в “Книга регистрации инвентарных карточек основных средств” (Приложение № 10) в ручную. Закрепление объекта за материально-ответственным лицом производится в «Списке объектов по месту эксплуатации», который ведется в двух экземплярах.
В целях сохранности каждый инвентарный объект нумеруется по порядково- серийной системе, т.е. ему присваивается инвентарный номер, который наносится несмываемой краской. Он проставляется во всех документах, которыми оформляется движение этого объекта в течение всего срока службы объекта на данном предприятии.
Приемка в эксплуатацию необоротных активов осуществляется комиссией, назначенной приказом или распоряжением руководителя предприятия. На предприятии создается постоянно действующая комиссия в составе главного механика, специалиста по строительству, инженера по технике безопасности, бухгалтера, работника, которому сдают под ответственность объект основных средств, или других лиц. Состав комиссии, составляющей акт, определяется в приказе об учетной политике предприятия или утверждается отдельным распоряжением руководителя.
Ввод в действие объектов необоротных активов а также их покупку комиссия оформляет актом приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (НА) по форме № ОС-1 (Приложение №10), который используется для:
- зачисления в состав необоротных активов отдельных объектов;
- учета введения необоротных активов в эксплуатацию;
- оформления внутреннего перемещения необоротных активов из одного подразделения (цеха, отдела, участка) в другое;
- исключения объектов из состава необоротных активов при передаче другому предприятию (организации) – как при продаже (обмене), так и при безвозмездной передаче.
Акт утверждает руководитель предприятия. Каждый объект зачисляется в состав необоротных активов по отдельному акту. Исключение может быть сделано при учете инвентаря, инструментов, оборудования и подобных объектов, если они однотипны, имеют одинаковую стоимость и принимаются в одном календарном месяце. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, где на его основании делается запись в инвентарной карточке формы ОС-6 (Приложение №8 и 9). К акту прилагается необходимая техническая документация, которая впоследствии передается з один из отделов (в бухгалтерии не хранится).
При приемке основных средств и нематериальных активов акт составляется в одном экземпляре, при передаче другому предприятию – в двух (для обоих предприятий), при передаче другому подразделению – также в двух (на основании второго экземпляра акта работник, передающий объект основных средств, делает соответствующую запись в инвентарном списке ОС-9).
Акт является единственным первичным бухгалтерским документом, в котором указывается состав комиссии, дается подробная характеристика объекта, источник приобретения (сооружения), год постройки или выпуска заводом, дата ввода в эксплуатацию, краткая техническая характеристика, результаты испытания, его соответствие техническим условиям, заключение комиссии. Указывают также, кто принял необходимые сведения для начисления износа.
В случае поступления на предприятие необоротных активов, бывших в эксплуатации, в акте приемки-передачи указывают суммы износа. Акты хранятся в течение всего срока эксплуатации объекта и в течение трех лет и одного месяца после списания объекта с учета при условии, что за этот период была проведена документальная ревизия.
Также поступление и выбытие необоротных активов оформляется такими документами как:
1. Приходная накладная
2. Расходная накладная
3. Счет-фактура
На основании выше указанных документов выписывают налоговую накладную. Пример представлен в приложении №18-23
Ввод в действие некоторых объектов требует составления специальных актов государственной приемки. В этих случаях акты по форме № ОС-1 не составляют.
Приемка законченных работ по достройке и дооборудованию объекта, производимых в порядке капитальных вложений и увеличивающих его балансовую стоимость, оформляется актом приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов форма № ОС-2 (Приложение №12 и 13). Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет другое предприятие, акт составляют в двух экземплярах. Второй экземпляр передают предприятию, производившему капитальный ремонт, реконструкцию, модернизацию. Бухгалтерия на основании этих документов открывает инвентарную карточку, присваивает объекту порядковый номер, который затем проставляется в акте приемки-передачи.
При размещении в одном здании нескольких структурных подразделений предприятия, по которым затраты (издержки) учитываются отдельно, следует открыть наряду с общей инвентарной карточкой на объект (здание) в целом также справочные инвентарные карточки с пометкой «Для начисления амортизации» отдельно по каждому направлению затрат в соответствии с утвержденным распределением площади и балансовой стоимости инвентарного объекта между соответствующими пользователями.
Техническая документация, относящаяся к данному инвентарному объекту, после открытия на него инвентарной карточки (записи в книгу) в бухгалтерии не хранится, а передается под расписку в соответствующее подразделение предприятия. Заполненные инвентарные карточки регистрируются в описях форма № ОС-7 (Приложение № 10), которые ведутся бухгалтерией (в одном экземпляре) по классификационным группам (видам) объектов основных средств.
Учет необоротных активов по месту их нахождения (эксплуатации, хранения) ведется в инвентарном списке (форма № ОС-9) у лиц, ответственных за их сохранность. Предприятиям разрешается вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках, которые в этом случае выписываются бухгалтерией в двух экземплярах (второй экземпляр передается по месту нахождения объекта). При перемещении объекта второй экземпляр вместе с накладной на перемещение (форма № ОС-1) передается по новому месту нахождения. Накладная на внутреннее перемещение необоротных активов из одного подразделения в другое составляется в двух экземплярах работником подразделения-сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у подразделения-сдатчика. Аналогичная накладная выписывается при передаче основных средств в эксплуатацию из запаса.
Если в ходе перемещения необоротных активов производится разборка его фундамента или какой-либо части объекта, или демонтаж всего объекта, это оформляют актом на списания форма № ОС-3 (Приложение № 14). Расходы на новом месте в этом случае производятся за счет средств финансирования капитальных вложений и прибавляются к балансовой стоимости объекта.
При безвозмездной передаче основных средств другому предприятию, продаже другим организациям на каждый инвентарный объект составляется акт по форме № ОС-1 (Приложение №11). Отпуск необоротных активов в порядке реализации оформляется товарно-транспортной накладной (счет-фактурой), в которой бухгалтерией будет указана первоначальная или восстановительная стоимость объекта, начисленный за время эксплуатации износ, отпускная цена, НДС и др. В необходимых случаях к ней может быть приложена имеющаяся на предприятии техническая и прочая документация.