Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Руководитель предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную поверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и весовыми приборами, мерной тарой).
По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной поверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) наволочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акт обмеров, технические расчеты и ведомость отвесов прилагают к описи.
Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.
Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания не правильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производящих эту проверку.
Описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче имущества.
На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерыва в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
В тех случаях, когда материально ответственные обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения проводит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.
Результаты контрольных проверок, правильности проведения инвентаризации оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.
В межинвентаризационный период на предприятиях с большой номенклатурой ценностей могут производиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.
При обнаруженной недостаче руководитель обязан назначить административное расследование, которое проводится, как правило, в течение 10 дней.
Привлечение виновных лиц к материальной ответственности производится в соответствии с положениями статей 121-125 КЗоТ РФ.
Документальное оформление
Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ ФОРМА № ИНВ-22(Приложение 3).Приказ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
При проведении инвентаризации сведения о фактических отказах заносится в инвентаризационные описи или акты:
1. ФОРМА № ИНВ-3 по товарам на складе сч.41 (Приложение 4)
2. ФОРМА № ИНВ-4 по товарам отгруженным сч.45 (Приложение 6)
3. ФОРМА № ИНВ-5 по товарам принятым на ответственное хранение сч.002 (Приложение 7).
Каждая из этих описей или фактов составляется в двух экземплярах. Подписывается председателем и членами комиссии, первый в бухгалтерию, второй остаётся у материально-ответственного лица.
Все товары заносятся в опись с указанием наименования, количества и цены по учётным ценам.
Если инвентаризация в одном месте хранения длиться более одного дня то составляется товарный ярлык ФОРМА № ИНВ-2 (Приложение 8). Он хранится с пересчитанными товарами.
По окончании инвентаризации в данном месте хранения сведения из ФОРМЫ № ИНВ-2 переносится в ФОРМУ ИНВ-3. Инвентаризационная опись может в машинном виде или от руки.
На каждой странице записывается число порядковых номеров записей и общи показатели количества и степеней товаров.
На последней странице делается отметка о проверке цен и подсчёте итогов за подписями членов комиссии.
Не допускается оставлять в описях незаполненные строки.
Описи подписывают все члены комиссии, если имеются исправления, то они тоже должны быть заверены всеми членами комиссии. В конце описи материально-ответственное лицо должно расписаться, тем самым подтверждая факт проведения проверки его присутствия и отсутствия претензий.
Если во время инвентаризации поступали товары, то они заносятся в отдельную опись. Если во время инвентаризации производился отпуск товара, то они записываются в отдельную опись.
Если по результатам инвентаризации были выявлены расхождения между фактическими остатками товаров и учётными, т.е. есть излишки, недостача, пересортица, то составляется ФОРМА № ИНВ-19 и «сличительная ведомость», в неё заносятся только те товары по которым выявлены расхождения.
1.
1.1.
1.2. Аналитический учёт
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируют в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке (по новому Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н):
1. Дебет 10 «Материалы»
Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»
Материальные ценности и другое имущество, оказавшееся в излишке (одновременно начисляется износ)
2. Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит 10 «Материалы»
Недостачи материальных ценностей и другого имущества, независимо от причин возникновения
3. Дебет 08, 20, 23, 25, 26, 29, 44
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли
4. Дебет 73 «»Расчёты с персоналом по прочим операциям
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, порчу сверх норм естественной убыли, а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке, возникающее при пересортице, относят на виновных лиц
5. Дебет 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда»
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Сумма недостачи удержана с сумм начисленной оплаты труда работников организации
6. Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»
Кредит 94 «Расчёты с персоналом по оплате труда»
Сумма недостачи отнесена на прочие расходы – при отсутствии конкретных виновников, а также недостач товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков
1.3. Синтетический учёт
Задача.
В результате инвентаризации на складе магазина была выявлена недостача 30 бутылок квас по цене 18 рублей за бутылку на общую сумму 540 рублей, и излишек 50 бутылок минеральной воды по цене 15 рублей за бутылку.
Руководитель торговой организации принял решение о зачете недостачи излишками. Окончательный излишек минеральной воды принимается к учету по рыночной цене, которая составила 19 рублей за бутылку.
В результате зачета недостачи 30 бутылок кваса по цене 18 рублей за бутылку излишками минеральной воды по цене 15 рублей за бутылку, получено превышение стоимости недостачи над излишками в сумме 90 рублей, которое отнесено на виновное лицо.
Окончательный излишек минеральной воды в количестве 20 бутылок принимается к учету на общую сумму 380 рублей.
| Хозяйственная операция | Д | К | Сумма, руб. |
| Отражено превышение недостачи над излишками | 94 | 41 | 90 |
| Восстановлен НДС, относящийся к сумме превышения недостачи над излишками | 94 | 68 | 9 |
| Приняты к учету излишки минеральной воды после зачета | 41 | 91/1 | 380 |
| Недостача отнесена на виновное лицо | 73/2 | 94 | 99 |
| На основании личного заявления виновного лица, удержана из его заработной платы сумма недостачи | 70 | 73/2 | 99 |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ