Если у организации есть расчетный счет в банке-эмитенте, то деньги на карт-счета работников, открытые в этом банке, перечисляются непосредственно с него. В таком случае организация одним платежным поручением перечисляет банку общую сумму, предназначенную к выплате заработной платывсем работникам.
Расчеты, связанные с оплатой труда, осуществляет бухгалтера, на основании типовых первичных документов по учёту персонала, выработки и использования рабочего времени, листков на доплату и др.
Для учета личного состава, отработанного времени, расчетов с работающими по начислению и выплате заработное платы организации используют следующие формы первичных документов:
♦ приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу — формы №Т-1, Т-1а;
♦ личная карточка работника — форма № Т-2 (заполняется и ведется в отделе кадров);
♦ штатное расписание — форма № Т-3;
♦ приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу — формы №Т-5, Т-5а;
♦ приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска — форма № Т-6, Т-6а;
♦ приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора — формы №Т-8, Т-8а;
♦ табель учета использования рабочего времени и расчета оплаты труда — форма №Т-12 (применяется для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени персоналом организации, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы). Данные табельного учета используются при начислении заработной платы. На основании табеля начисляется заработная плата за отработанное время работникам с повременной оплатой труда и с окладом по штатному расписанию;
♦ табель учета рабочего времени — форма №Т-13 (при автоматизированной обработке данных) и другие формы.
Для учета выработки и начисления заработной платы рабочим-сдельщикам применяются наряды на сдельную работу, маршрутная карта, ведомость учета выработки.
Расходы организации, связанные с оплатой труда, и другие выплаты работникам делятся на три части: фонд заработной платы; выплаты социального характера; расходы, не относящиеся к фонду заработной платы и выплатам социального характера.
Общую сумму средств в денежной и натуральной формах, распределяемых между работниками организации в соответствии с количеством и качеством их труда, а также сумму гарантий и компенсаций, связанных с условиями труда, называют фондом оплаты труда.
Составляющие фонда заработной платы:
— оплата за отработанное время, в том числе оплата труда лиц, принятых на работу по совместительству;
— оплата за неотработанное время (оплата ежегодных отпусков и дополнительных отпусков, льготных часов подростков, простоев не по вине рабочих и др.);
— единовременные поощрительные выплаты (разовые премии, вознаграждение по итогам работы за год, годовое вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), материальная помощь (кроме помощи, предоставленной работникам по семейным обстоятельствам, на погребение и т. д., которая относится к выплатам социального характера), дополнительные выплаты при предоставлении ежегодного отпуска, денежная компенсация за неиспользованный отпуск, стоимость бесплатно выдаваемых работникам в качестве поощрений акций и льгот по приобретению акций и другие единовременные поощрения, включая стоимость подарков).
К выплатам социального характераотносятся компенсации и социальные льготы, предоставленные работникам (без социальныхпособий из государственных и негосударственных внебюджетныхфондов): надбавка к пенсиям работающимв организации, единовременные пособия уходящимна пенсиюветеранам труда, оплата путевок работникам и членам их семей на лечение, отдых, экскурсии, путешествия за счетсредств организации; суммы, предоставленные работникам для первоначального взноса или на погашение кредита на жилищное строительство, и др.
К расходам, не относящимся к фонду заработной платы и выплатам социального характера, относятся доходы по акциям и другие доходы от участия работников в собственности организации (дивиденды, проценты, выплата долевыми паями и т. д.); страховые взносы в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ и т. д.
Важным участком бухгалтерского учета на производственных предприятиях является учет расчетов с персоналом по оплате труда.
Для работника и для работодателя труд и его оплата имеют разную цель и значение. Для работника оплата труда – это основная статья его дохода, средство повышения благосостояния его самого и членов его семьи. Для него оплата труда выполняет стимулирующую роль в повышении результатов труда и обеспечении на этой основе роста вознаграждения. Для работодателя же – это издержки производства, которые он стремится минимизировать, особенно в расчете на единицу продукции.
Социально-экономическая роль труда и его оплаты в масштабах страны проявляется в трёх основных функциях:
· Воспроизводственная;
· Стимулирующая;
· Регулирующая.
Воспроизводственную функцию выполняет работник, стимулирующую – работодатель и регулирующую – государство.
В связи с переходом экономики страны на рыночные отношения многие функции государства по вопросам труда и его оплаты переданы непосредственно предприятиям. Государство регулирует рынок труда, обеспечивает социальную защиту работников, устанавливает минимальный размер месячной оплаты труда, используя прямые и косвенные методы воздействия, в том числе нормативно-законодательные, налоговые, кредитные, бюджетные.
Предприятия самостоятельно устанавливают формы, системы и размеры оплаты труда, материально стимулирования его результатов. При этом максимальный размер оплаты труда не ограничивается.
Обязанностью любого предприятия является создание нормальных условий труда и действенных мотивов, обеспечивающих стремление работников к повышению результатов своей деятельности. Для усиления мотивации необходимо обеспечить непосредственную связь между вознаграждением и производительностью труда, величиной своей заработной платы и результатами, достигнутыми предприятием.
На предприятиях развитых стран широко применяются так называемые аналитические системы оплаты труда, которые предусматривают дифференцированную оценку (в баллах) сложности выполняемой работы с учетом квалификации работников, условий труда и т.п. При этом постоянна часть заработной платы составляет около 70%. Переменная же часть (30%) в виде премий и различных поощрений выплачивается как награда за повышение качества продукции, рост производительности труда, экономию сырья и материалов.
Кроме того, там используются различные формы участия работников в распределении прибыли, кружки качества, самоуправляемые группы (бригады), гибкие графики работы, ротации работников с учетом личных качеств и стажа работы и др.
· Повышению производительности труда, полному использованию рабочего времени, укреплению дисциплины труда и повышению качества продукции способствует правильно организованный бухгалтерский учет труда и его оплаты, основные задачи которого следующие:
· Точный учет личного состава работников, отработанного ими времени и объема выполняемых работ;
· Правильное и своевременное документальное оформление исчисление сумм оплаты труда и удержаний из неё;
· Учет расчетов с работниками предприятия, бюджетом, органами социального страхования и обеспечения;
· Контроль за рациональным использованием трудовых ресурсов, оплаты труда и фонда потребления;
· Правильное распределение трудовых затрат между объектами калькуляции;
· Составление отчетности по труду и её представление в соответствующие органы и др.
Аналитический учет средств на оплату труда организуется по каждому работнику организации. Для обобщения данных по каждому работнику, цеху, отделу и организации в целом о начисленной оплате труда, произведенных удержаниях и выплатах, о состоянии расчетов по заработной плате бухгалтерией ведутся следующие учетные регистры:
♦ лицевой счет (форма № Т-54);
♦ расчетная ведомость (форма №Т-51);
♦ платежная ведомость (форма № Т-53);
♦ расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49).
Лицевой счет представляет собой регистр аналитического учета, который открывается на каждого работника организации. В нем отражаются расчеты по оплате труда и другим начислениям в пользу работника. Лицевой счет открывается на основе приказа (распоряжения) о приеме на работу. В нем указываются фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, куда он принят, табельный номер, количество детей и другие сведения о нем. По окончании каждого месяца в лицевом счете приводятся данные о начисленных суммах по видам оплат, об удержаниях и вычетах, о сумме к выплате или задолженности работника перед организацией. Лицевой счет открывается на год, по окончании года закрывается и на следующий год открывается новый.
При заполнении лицевых счетов используются первичные документы:
♦ наряды на сдельную работу, рапорты о выработке, листки о простое и др.;
♦ накопительные карточки по заработной плате для расчета сдельной оплаты труда;
♦ табель учета использования рабочего времени (для расчета повременной заработной платы и по окладам), доплаты за ночные часы и сверхурочное время;
♦ листки нетрудоспособности;
♦ решения судебных органов на удержания по исполнительным листам;
♦ заявления работников о перечислениях из заработной платы на благотворительные цели и др.
На основании данных лицевых счетов заполняется расчетная или расчетно-платежная ведомости, исчисляется средний заработок. Срок хранения лицевых счетов — 75 лет.