8. В нарушение Порядка ведения кассовых операций выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.
По результатам проведенного опроса у аудитора должно сложиться определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.
Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются:
Процедура 1.1.1 — проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.
Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.
Процедура 1.1.3. — проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям, на которые они выданы.
Процедура 1.1.4. — наличие подотчетных лиц в штате предприятия.
Процедура 1.1.5. — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды.
Процедура 2.1.1 — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.
Процедура 2.1.2. — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.
Процедура 2.1.3 — проверка правильности возмещения командировочных расходов. Нормы возмещения командировочных расходов определяются в соответствие с нормативными документами, действующими на период действия командировки.
Процедура 2.1.4. — проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.
Процедура 2.2.1 — проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.
Процедура 3.1.1 — проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС. При покупке ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.
Процедура 4.1.1 — проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. Представительские расходы — это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходамотносятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.
Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые не должны превышать нормативно-утвержденных норм, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон.
Процедура 4.1.2 — проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.
Процедура 5.1.1 — проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.
Процедура 6.1.1 — проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.
При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.
При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты:
1. Соответствие дат и сумм, указанных в документах, относящихся к одной командировке или одному авансовому отчету.
2. Соответствие предоставленных документов правилам оформления, установленным действующими законодательными актами.
3. Правильность отнесения проверяемых сумм на бухгалтерские счета.
2.2. Аудит расчетов с подотчетными лицами на ООО «Интер»
Планируя аудиторскую проверку необходимо установить существенность – максимально допустимый размер ошибочной суммы, которая может быть показана в публикуемых финансовых отчетах и рассматриваться как несущественная, т.е. не вводящая пользователей в заблуждение. Аудиторский риск – риск, который берет на себя аудитор, давая заключение о полной достоверности данных внешней отчетности, в то время как возможны ошибки и пропуски, не попавшие в поле зрения аудитора.
Определим уровень существенности на основании данных 2009 года ООО «Интер» (таблица 4).
Таблица 4
Определение уровня существенности
| Наименование базового показателя | Значение базового показателя бухгалтерской отчетности ООО «Интер», тыс. руб. | Доля, % | Значение для нахождения уровня существенности, тыс.руб. |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Балансовая прибыль (форма 2, стр. 190) | 715 | 5 | 35,75 |
| 2. Валовый объем реализации без НДС (форма 2, стр. 010) | 20205 | 2 | 404,1 |
| 3. Сумма собственного капитала (форма 1, стр. 490) | 1511 | 10 | 151,1 |
| 4. Валюта баланса (форма 1, стр. 300) | 3558 | 2 | 71,16 |
| 5. Общие затраты организации (форма 2, стр. 020) | 18616 | 2 | 372,32 |
Расчет уровня существенности показателей составляет: средние арифметические показатели уровня существенности: (35,75 + 404,1 + 151,1 + 71,16 + 372,32) : 5 = 206,886 тыс. руб.;
наименьшее значение от среднего отличается на: (206,886 – 35,75) : 206,886 × 100% = 82,72%;
наибольшее значение от среднего отличается на: (404,1 – 206,886) : 206,886 × 100% = 95,32%.
Поскольку значение 404,1 тыс.руб. отличается от среднего значительно, а значение 35,75 тыс.руб. не так сильно, то аудитор может принять решение отбросить при дальнейших расчетах наибольшее значение, а наименьшее оставить (35,75 тыс.руб.).
Новая средняя арифметическая составит: (35,75 + 151,1 + 71,16 + 372,32) : 4 = 157,58 тыс.руб.
Полученную величину допустимо округлить до 158 тыс. руб. и использовать количественный показатель в качестве значения материальности (существенности).
Различие между значениями уровня существенности до и после округления составляет:
(158 – 157,58) : 157,58 × 100% = 0,27%, что находится в пределах 2% (единого показателя уровня существенности, который может использовать аудитор в своей работе).
Теперь, используя формулу факторной модели аудиторского риска, определим чему равен приемлемый аудиторский риск (ПАР).
Формула факторной модели: ВР × РК × РН = ПАР, где
будем считать что: внутрихозяйственный риск (ВР) - 60%
риск контроля (РК) – 50%
риск не обнаружения (РН) – 10%
0,6 × 0,5 × 0,1 = 0,03 или 3%.
Так как аудиторский риск не высок, то аудитор может считать план приемлемым.
Предварительная оценка состояния расчетов с подотчетными лицами в ООО «Интер» за 2009 год производилась на основании вопросника, приведенного в таблице 3.
В ООО «Интер» аналитический учет командировочных расходов ведется, но на данный период таких расходов не было предусмотрено.
По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вышеназванному вопроснику можно сделать следующие выводы:
1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия соответствует действующим законодательным нормам
2. Пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы, не нарушается;
3. Приказы о направлении работников в командировку не оформлялись, так как на данный период не предусмотрено командировочных расходов.
Проверки документов (расходных кассовых ордеров, приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов) по расчетам с подотчетными лицами не выявила нарушений.
В вязи с небольшим объемом расчетов с подотчетными лицами в ООО «Интер» в 2009 году: 5-6 авансовых отчета в месяц по средствам, выданным на хозяйственный нужды, проводилась сплошная аудиторская проверка предоставленных предприятием документов
Таким образом, в результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно сказать, что
1. Был проведен аудит правильности отражения в бухгалтерском учете ООО «Интер» расчетов с подотчетными лицами за 2010 финансовый год. Документы для проверки подготовлены исполнительным органом ООО «Интер» в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и «Порядком ведения кассовых операций»;
2. Ответственность за подготовку прилагаемой бухгалтерской отчетности несет исполнительный орган ООО «Интер». Обязанность аудитора заключается в том, чтобы высказать мнение о достоверности во всех существенных аспектах данной отчетности на основании данных проведенного аудита;