1.2. Организация учета денежных средств в кассе предприятия.
Прием, хранение и расходование наличных денег осуществляется через кассу организации. К кассовым операциям относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы организации.
Работа в кассе организации возлагается на кассира, прием которого на работу оформляется приказом руководителя. Кассир должен быть ознакомлен под расписку с должностной инструкцией и Порядком ведения кассовых операций в РФ. Также с кассиром заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Для кассы оборудуется изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Все наличные деньги и денежные документы хранятся в несгораемых шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.
Наличные денежные средства, поступающие в кассу организации, должны быть своевременно оприходованы и в последующем подлежат сдаче в банк для зачисления на банковские счета данной организации.
Организации могут хранить наличные деньги в кассе только в пределах лимита, который устанавливается обслуживающим банком по согласованию с руководителем организации. Разрешается хранить в кассе деньги сверх лимита только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий на свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке (по кассовой заявке формы № 0408027).
Движение денежных средств в кассе организации состоит из двух основных стадий: поступление (приход) и выбытие (расход). Для оформления и учета хозяйственных операций по движению наличных денег установлены унифицированные формы первичной учетной документации. К ним относятся:
- КО-1 Приходный кассовый ордер;
- КО-2 Расходный кассовый ордер;
- КО-3 Журнал регистраций приходных и расходных кассовых документов;
- КО-4 Кассовая книга;
- КО-5 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Основные способы поступления наличных денежных средств в кассу: поступление из банка по чеку; поступление в виде выручки от покупателей и заказчиков; поступление в виде кредитов и займов; поступление в виде возврата авансов и займов; поступления, связанные с расчетами с персоналом и учредителями.
Поступление денежных средств, в том числе и по чеку, оформляют приходным кассовым ордером . Он состоит из двух частей: самого приходного ордера и квитанции к нему, которые подписываются главным бухгалтером. В нем указывается от кого и за что приняты деньги, сумма (цифрами и прописью). Ордеру присваивают очередной порядковый номер и регистрируют в журнале КО-3.
При реализации товаров с применением ККМ допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по окончании дня на основании кассовых чеков.
После получения наличных денег приходный ордер и квитанция к нему подписываются кассиром, квитанция заверяется штампам кассира. Квитанция вручается лицу, внесшему деньги или прикладывается к выписке банка (при поступлении наличных денег по чеку).
Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или по платежным и расчетно-платежным ведомостям, по которым выдается зарплата работникам . Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером, регистрируются в журнале КО-3.
При выдаче денег кассир обязан потребовать предъявление документа, удостоверяющего личность получателя. Данные документа заносятся в расходный ордер. Получатель денег собственноручно делает расписку в получении денег с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек – цифрами. В платежной ведомости данные документа не заносятся, сумма прописью не указывается.
Выдача денег производится только лицу, указанному в расходном ордере или заменяющем его документе. Допускается выдача денег по оформленной в установленном порядке доверенности, которая в дальнейшем остается как приложение к расходному ордеру или ведомости.
Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям, применяется Книга учета КО-5(Приложение 5).
По истечении срока выдачи денег по платежным ведомостям, кассир против неполученных сумм ставит штамп или делает пометку от руки «депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. В конце ведомости делается надпись о фактически выплаченных и депонированных суммах. Фактически выплаченную сумму записывают в кассовую книгу, а в ведомости указывается номер расходного кассового ордера.
Приходные ордера и квитанции к ним, расходные ордера и документы их замещающие заполняются четко, без помарок и исправлений. В случае ошибки они уничтожаются и вместо них выписываются новые документы.
Сдача наличных денег в банк осуществляется по установленной форме объявления на взнос наличными по форме №0402001. Оно состоит их трех частей: объявления на взнос наличными (остается в банке); квитанции (выдается вносителю денег для предъявления в кассу организации, прилагается к расходному ордеру); ордера (выдается организации на следующий день вместе с выпиской банка).
При осуществлении расчетов наличными деньгами в организации должна вестись кассовая книга КО-4 (Приложение 6) . В ней отражаются в хронологическом порядке все совершенные кассовые операции. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются, и опечатываются печатью на последней странице, где делается надпись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано __ листов», с заверением подписями руководителя и главного бухгалтера.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировку, второй отрывной экземпляр служит отчетом кассира (первый и второй экземпляр нумеруются одинаковыми номерами). Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления заверяются главным бухгалтером и кассиром.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег. Ежедневно в конце рабочего дня подсчитываются итоги операций за день, и выводится остаток денежных средств в кассе. Отрывной экземпляр вместе с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге передается в бухгалтерию.
Для служебных командировок за границу организация может получать в банке денежные средства в иностранной валюте. Учёт наличных средств в иностранной валюте ведут на отдельном субсчёте 50.11 "Касса организации (в валюте)". При этом остатки денежных средств в иностранной валюте пересчитывают в рубли в порядке, установленном ПБУ 3/2000 "Учёт активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте".
Записи в бухгалтерском учете производятся в рублях в суммах, определяемых путем перерасчета иностранной валюты по курсу ЦБ России, действующему на дату совершения операции. Выявленная в результате пересчёта курсовая разница зачисляется в бухгалтерском учёте в состав прочих доходов (субсчёт 91.1 "Прочие доходы") или расходов (субсчёт 91.2 "Прочие расходы").
В кассе предприятия могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы (ценные бумаги, талоны на горюче-смазочные материалы, проездные документы, путёвки и др.), а также бланки строгой отчётности (трудовые книжки, квитанции путевых листов, бланки туристских путёвок и др.). Денежные документы учитываются на субсчетах 50.3 "Денежные документы" и 50.33 "Денежные документы (в валюте)" в оценке согласно приходным документам. Бланки строгой отчётности учитываются на забалансовом счёте 006 "Бланки строгой отчётности" по стоимости их изготовления.
Синтетический учет наличия и движения денежных средств и денежных документов в кассе ведется на активном счете 50 «Касса». В дебете счета отражается поступление денежных средств, в кредите их выдача.
К счету 50 могут быть открыты субсчета:
- 50-1 Касса организации;
- 50-2 Операционная касса;
- 50-3 Денежные документы;
- 50-11 Касса организации в валюте;
- 50-33 Денежные документы в валюте.
Отражение в бухгалтерском учёте типичных операций по поступлению и расходу наличных денежных средств приведено в таблице 1.1.
Таблица 1.1.
Отражение в бухгалтерском учете операций по движению денежных средств.
| Дебет | Кредит | Операция |
| 50.1 | 51 | Получены из банка наличные денежные средства |
| 50.1 | 71.1 | Подотчётное лицо внесло остаток неиспользованных денежных сумм |
| 50.1 | 90.1 | Оприходована выручка за проданные товары, работы, услуги |
| 50.1 | 62.1 | Погашена задолженность покупателя за товары, работы, услуги |
| 50.01 | 73.03 | Погашение задолженности по недостачам и хищениям |
| 50.1 | 91.1 | Оприходованы излишки, выявленные в результате инвентаризации (ревизии) кассы |
| 50.1 | 52 | Получены из банка наличные денежные средства в иностранной валюте |
| 50.11 | 71.11 | Подотчётное лицо внесло остаток неиспользованных денежных сумм в иностранной валюте |
| 50.11 | 91.1 | Отражена положительная курсовая разница, выявленная при пересчёте в рубли остатка наличных денежных средств в иностранной валюте |
| 70 | 50.1 | Отражены выплаты работникам из кассы (заработная плата, социальные пособия, доходы от участия в уставном капитале и т. д.) |
| 71.1 | 50.1 | Выданы денежные средства под отчёт на хозяйственные нужды и командировочные расходы (по расчёту) |
| 71.11 | 50.11 | Выданы денежные средства в иностранной валюте под отчёт на командировочные расходы (по расчёту) |
| 91.2 | 50.11 | Отражена отрицательная курсовая разница, выявленная при пересчёте в рубли остатка денежных средств в иностранной валюте |
| 51 | 50.1 | Сдан в банк для зачисления на расчётный счёт сверхлимитный остаток денежных средств |
| 57.1 | 50.1 | Сдана выручка в банк через службу инкассации |
| 94 | 50.1 | Отражена сумма недостачи, выявленная при инвентаризации (ревизии) кассы |
На последнем этапе учетного процесса наличных денежных средств данные кассовой книги переносятся в систематические учетные регистры, где они разносятся по счетам бухгалтерского учета. В зависимости от применяемой формы бухгалтерского учета разноска данных кассовой книги осуществляется в журнал-главной, журнале-ордере №1, Главной книге или книге учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1.