Листы 1, 2, 3, 4 — на бланках формы ГУ-29-0. Листы 1, 2, 3, 4 накладной заполняются грузоотправителем и передаются перевозчику для дальнейшего оформления. Форма листов накладной позволяет с помощью копировальной бумаги производить заполнение идентично расположенных граф.
Лист 1 — машинопечатной формы ГУ-27уВЦ, листы 2, 3, 4 — машинопечатной формы ГУ-29уВЦ. Лист 1 заполняется грузоотправителем компьютерным способом и передается перевозчику для дальнейшего оформления, а также для формирования компьютерным способом на его основе листов 2, 3, 4.
Подчистки и помарки в перевозочных документах не допускаются.
При необходимости изменений сведений, внесенных грузоотправителем в перевозочный документ, грузоотправитель заполняет новый бланк такого документа. Изменения и дополнения сведений, внесенных в перевозочный документ перевозчиком, заверяются подписью и строчным штемпелем этого перевозчика. Не допускается оформление одним перевозочным документом перевозок:
– грузов, которые по своим свойствам не допускаются к совместной перевозке в одном вагоне;
– грузов, требующих при перевозке соблюдения особых мер предосторожности с грузами, которые не требуют таких мер;
– грузов, требующих соблюдения санитарных, ветеринарных, иных
Особых норм и правил с грузами, не требующими соблюдения таких Норм и правил.
Перевозочные документы наряду с текстовой информацией содержат кодированную информацию. Места для кодирования информации предусмотрены в соответствующих, обведенных рамками местах бланков перевозочных документов.
Оформление перевозочных документов в электронном виде — электронная накладная производится:
– грузоотправителем и перевозчиком при наличии договора об электронном обмене данными или обмене электронными документами между грузоотправителем и перевозчиком;
– перевозчиком при перевозке груза в сопровождении электронной накладной;
– грузополучателем и перевозчиком при наличии договора об электронном обмене документами между грузополучателем и перевозчиком.
Перевозка грузов по электронной накладной осуществляется в сопровождении электронной накладной без перевозочных документов в бумажном виде. При наличии договора об электронном обмене документами между перевозчиком и грузополучателем перевозчиком на станции назначения выдается электронный оригинал накладной, подписанный электронной цифровой подписью перевозчика. Подтверждением получения электронного оригинала накладной является электронная дорожная ведомость, подписанная электронной цифровой подписью грузополучателя.
Заполнение накладной грузоотправителем
На лицевой стороне накладной грузоотправитель указывает скорость перевозки, данные о вагоне, наименование перевозчика и его код, станцию отправления, станцию назначения, полное наименование грузоотправителя и грузополучателя, их коды согласно общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), почтовые адреса, наименование юридического или фамилия, имя и отчество физического лица, осуществляющих расчеты за перевозку груза при отправлении и выдаче и код плательщика, станции передачи их коды, количество мест, род упаковки, наименование груза и его код, массу груза, если она определена отправителем либо с его участием. Цифрами и прописью указывается общее количество мест и прописью общая масса предъявленного к перевозке груза, а также указывается способ определения массы (если она определялась грузоотправителем либо с его участием). Кроме того, указываются сведения о запорно-пломбировочных устройствах, их типе и контрольных знаках и объявленная ценность груза, номер согласованной заявки на перевозку грузов и на какое число назначена погрузка.
По грузам, требующим соблюдения особых мер предосторожности при перевозке и хранении, грузоотправитель в верхней части накладной указывает предусмотренные правилами перевозок данного груза надписи и отметки, характеризующие особые свойства груза.
За правильность внесенных в накладную сведений грузоотправитель разборчиво расписывается и указывает свою фамилию и инициалы.
На оборотной стороне накладной в графе 1 грузоотправитель подтверждает правильность размещения и закрепления груза в соответствии с требованиями Технических условий размещения и крепления грузов в вагонах и контейнерах. В графе 2 «Особые заявления и отметки отправителя» в случаях, предусмотренных правилами перевозок грузов и техническими условиями, грузоотправителем делаются соответствующие отметки (наименование прилагаемых документов, количество поддонов, сведения о съемном или несъемном оборудовании, которое не выдается грузополучателю вместе с грузом, профилактические меры для предохранения груза от смерзания и др.).
Порядок заполнения накладных формы ГУ-27, ГУ-29-О, Гу-27у-ВЦ приведен в Правилах заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом.
Проверка и визирование накладной
Заполненную накладную грузоотправитель до предъявления груза к перевозке должен предъявить станции для получения разрешения (визы) на завоз груза, занятие подвижного состава и его погрузку. В графе «№ визы» указывается номер, присвоенный перевозчиком при визировании накладной. Присвоение перевозчиком номера визы удостоверяется подписью перевозчика на станции отправления. При заполнении электронной накладной в нее вносятся данные о должности, фамилии и инициалах представителя перевозчика, производившего визирование электронной накладной. Обычно накладные представляются в товарную контору, а визирование их производится начальником станции или по его поручению заведующим товарной конторой, старшим товарным кассиром, начальником грузового района или заведующим контейнерной площадкой. Прежде чем завизировать накладную, необходимо тщательно проверить полноту ее заполнения и соответствие внесенных в нее данных требованиям Правил. При этом проверяют:
– предусмотрена ли перевозка данного груза в принятой заявке на перевозку грузов;
– соответствует ли наименование станции Тарифному руководству № 4 (книга 2) и открыта ли эта станция для выполнения коммерческих операций с данным грузом;
– специализацию станций в узлах при предъявлении повагонных отправок с выгрузкой на местах общего пользования;
– нет ли временного запрещения или ограничения перевозки груза
На данную станцию по Книге записи этих ограничений и запрещений (формаГУ-14);
– полноту сведений о наименовании грузополучателя, его коде и адресе (расположен ли он в районе станции назначения);
– соответствует ли наименование груза Тарифному руководству № 1;
– при перевозке мелких отправок — соответствие массы и длины одного грузового места роду вагона согласно Правилам перевозок грузов мелкими отправками;
– внесены ли грузоотправителем плата за перевозку и причитающиеся перевозчику платежи за предыдущую перевозку груза, а также предоплата за оформляемую перевозку, если иное не предусмотрено Уставом или договором.
При предъявлении к перевозке скоропортящихся и опасных грузов, перевозимых в цистернах и в открытом подвижном составе, проверяется также, предусмотрена ли Правилами такая перевозка. Особое внимание обращается на наличие в накладной штемпелей об опасности груза, номере аварийной карточки. Для грузов, вывозимых за пределы Российской Федерации, товарный кассир должен проверить наличие в накладной таможенных отметок, штампов и печатей, разрешающих вывоз груза за границу. Недопустимы сокращенные и мало понятные наименования получателя, которые применяются на предприятиях и в учреждениях, но не имеют широкой известности. Сокращенное и неточное название получателя, неполный адрес его и не правильный код могут вызвать затруднения при выдаче груза.
При использовании АРМ товарного кассира (АРМТВК) при локальном режиме работы проверка правильности заполнения накладной и ее визирование производится автоматически.
В АРМТВК в режиме «визирование» товарный кассир вводит информацию с предъявленной накладной для проверки в автоматизированном режиме вышеперечисленных сведений. По итогам выполнения задач проверки накладной выдается общая справка с запросом о присвоении номера визы. Номером визы в АРМТВК является счетчик порядковых номеров регистрации накладных. При положительном решении о присвоении номера визы на экран подается номер (номера) визы, который переносится товарным кассиром в накладную. Данные о завизированных накладных переписываются в массив таксировки по визе.
Объявление ценности груза
В целях защиты интересов грузоотправителя ему предоставляется право объявления ценности грузов, предъявляемых к перевозке. Оформление перевозочных документов на такие грузы должно осуществляться в порядке, установленном Правилами перевозок железнодорожным транспортом грузов с объявленной ценностью.
Объявление ценности обязательно при предъявлении к перевозке драгоценных металлов, камней и изделий из них, музейных и антикварных ценностей, предметов искусства и иных художественных изделий, грузов для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности. Объявленная грузоотправителем ценность груза не должна превышать действительной стоимости.
Объявление ценности в отношении указанных грузов вынуждает перевозчика уделять их перевозке повышенную заботу и внимание, что требует определенных дополнительных организационно-технических мер. За объявленную ценность грузов взимаются сборы, указанные в Тарифном руководстве № 1. Они зависят от объявленной ценности и расстояния перевозки. Сбор за объявленную ценность предотвращает также возможность завышения грузоотправителем размера объявленной им ценности. В целях повышения достоверности размера объявленной грузоотправителем ценности груза станция на основании статьи 27 Устава имеет право проверять ее соответствие фактическому состоянию груза. При предъявлении к перевозке грузов с объявленной ценностью грузоотправитель вместе с накладной представляет станции отправления опись на перевозку грузов с объявленной ценностью.