Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя организации. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае. В соответствии с приказом работник получает аванс. Размер аванса определяется, исходя из целей (что купить или оплатить) и условий командировки (место назначения, продолжительность, вид транспорта, место проживания и пр.). Новый аванс выдается при условии полного отчета по ранее полученным суммам. Деньги под отчет выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера.
Для учета таких расчетов используется самостоятельный синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту — расход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации. Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и дебетовым, и кредитовым. Дебетовый остаток показывает задолженность работника перед организацией (дебиторскую), а кредитовый — задолженность организации перед работником (кредиторскую). При наличии в организации отдельных структурных подразделений, филиалов или отдельных видов деятельности к счету «Расчеты с подотчетными лицами» могут открываться субсчета. Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.
При выдаче аванса подотчетному лицу производится бухгалтерская запись:
Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т 50 «Касса».
После возвращения из командировки работник должен представить в течение трех дней авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прикладывают командировочное удостоверение с отметками о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы об оплате жилья и расходах на проезд. Авансовые отчеты об административно-хозяйственных расходах сдаются с приложением документов (товарных чеков, счетов и пр.), подтверждающих произведенные расходы; неиспользованные остатки подотчетных сумм должны возвращаться в кассу организации.
На основании утвержденных руководителем авансовых отчетов суммы произведенных расходов относятся на бухгалтерские счета:
Д-т 10 «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчетных сумм, отражаются по счетам:
Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам»
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами». При возврате остатка неиспользованного аванса на бухгалтерских счетах делается запись:
Д-т 50 «Касса»
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Не сданные в срок суммы неиспользованного аванса можно считать ущербом, причиненным организации. К потерям можно отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя), израсходованные подотчетным лицом. На счетах бухгалтерского учета это отражается следующим образом:
Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, делается следующая корреспонденция счетов:
Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Расходы, связанные с командировками работников организации и подтвержденные необходимыми оправдательными документами, оплачиваются по фактически произведенным затратам. Указанные расходы относятся к нормируемым, т.е. при определении налогооблагаемой прибыли расходы на командировки принимаются только в пределах норм, установленных Министерством финансов РФ. В связи с ростом инфляции они повышаются. Нужно заметить, что нормы оплаты командировочных расходов установлены раздельно для командировок внутри страны, в страны СНГ и в другие зарубежные страны.
Руководитель организации может разрешить оплату командировочных расходов сверх установленных норм. Но в этом случае сумма превышения суточных расходов по сравнению с нормативными, выплаченная командированному, прибавляется к его оплате труда (рассматривается как беспроцентная ссуда) и облагается подоходным налогом с физических лиц. На эту сумму начисляются и страховые взносы.
Таким образом, организация учета единого социального налога соответствует принятым нормативным документам и ведется в строгом их соответствии.
Для учета начисленных и подлежащих перечислению (возмещению, зачету) сумм единого социального налога организациями применяется счет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", к которому открываются соответствующие субсчета:
69-1 "Расчеты по социальному страхованию";
69-2 "Расчеты по пенсионному обеспечению";
69-3 "Расчеты по обязательному медицинскому страхованию".
Таким образом, организация учета единого социального налога соответствует принятым нормативным документам и ведется в строгом их соответствии.
Правильное распределение сумм начисленного единого социального налога по направлениям затрат имеет важное значение. Действительно, если, например, единый социальный налог с суммы оплаты труда, начисленной работникам за перемещение материалов, включается в состав затрат основного производства, то занижается налогооблагаемая прибыль организации, а также недостоверно отражается себестоимость заготавливаемых материалов.
По дебету счета 69 отражаются суммы перечисленных платежей в корреспонденции со счетом 51 "Расчетные счета", а также суммы, использованные организацией на социальное страхование работников (кредит счетов 50, 70).
Синтетический и аналитический учет.
Рассмотрим порядок отражения на счетах бухгалтерского учета сумм начисленной оплаты труда сотрудников.
В январе 2008 г. работникам организации начислена оплата труда.
Акимова Л.В. - является работником швейного цеха.
Парий И.Н. - распиловщик.
Землянкина А.Н. - менеджер отдела продаж.
Акимовой Л.В. начисления по заработной плате производятся по сдельной системе начисления.Т.е. за фактическое количество сшитых и оверлоченных комплектов в соответствии с установленными расценками и ее профессиональным коэффициентом.
Парий И.Н. - является работником распиловки, начисления по заработной плате у него производятся аналогичным образом.
У менеджера Землянкиной А.Н. - существует должностной оклад в соответствии со штатным расписанием и равный 12 000 руб., плюс процент за выполнении плана равный 20%
Оплата труда работников составляет:
Акимова Л. В - 25000 руб.
Парий И.Н. - 30000 руб.
Землянкина А.Н. - 55000 руб.
Работникам основного производства - 55 000 руб.; администрации организации - 55 000 руб.
Работники организации имеют детей: Акимова Л. В - одного ребенка;
На основании распоряжения руководителя с доходов Парий И.Н. производятся ежемесячные удержания за причиненный организации материальный ущерб в размере 300 руб.
В январе с Землянкиной А.Н. удержана своевременно не возвращенная сумма, выданная под отчет, в размере 460 руб.
Оплата труда работникам организации производится: вариант 1 - из кассы организации; вариант 2 - 30% путем зачисления на личный счет работника, 70% наличными из кассы.
Синтетический и аналитический учет ведется следующим образом.
Аналитический учет
Таблица №2.4 Начисляется оплата труда по направлениям затрат:
| Фамилия, имя, отчество работника | Направление затрат (руб) | ||
| основное производство | общепроизводст- венные расходы | общехозяйственные расходы | |
| Акимова Л.В. | 25 000,00 | ||
| Парий И.Н. | 30 000,00 | ||
| Землянкина А.Н. | 55 000,00 | ||
| ИТОГО | 55 000,00 | 55 000,00 | |
2. Начисляется единый социальный налог, зачисляемый в государственные внебюджетные фонды - Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР), Фонд социального страхования Российской Федерации (ФСС) и фонды обязательного медицинского страхования (ФОМС) - Федеральный и территориальные:
Таблица 2.5 Начисления по Единому социальному налогу:
| Направление затрат | Государственные внебюджетные фонды (руб) | |||
| ПФР (20%) | ФСС (2,9%) | ФОМС (3,1%) | ||
| ФФОМС (1,1%) | ТФОМС (2%) | |||
| Основное производство | 11 000,00 | 1 595,00 | 605,00 | 1 100,00 |
| Общепроизводственные расходы | ||||
| Общехозяйственные расходы | 11 000,00 | 1 595,00 | 605,00 | 1 100,00 |
| ИТОГО | 22 000,00 | 3 190,00 | 1 210,00 | 2 200,00 |
Таблица 2.6 Производятся удержания с доходов работников:
| Фамилия, имя, отчество работника | Удержано (руб) | |||
| налог на доходы физических лиц | алименты | за мате-риальный ущерб | невозвра-щенные подотчетные суммы | |
| Акимова Л.В. | 3172,00 | - | ||
| Парий И.Н. | 3861,00 | - | 300,00 | |
| Землянкина А.Н. | 7090, 20 | - | 460,00 | |
| ИТОГО | 14123, 20 | - | 300,00 | 460,00 |
Налог на доходы физических лиц на начало года рассчитывается следующим образом:
Акимова Л.В. - 3172 руб. [(25000 руб. - 600 руб) x 13%] ;
Парий И.Н. - 3861 руб. [(30000 руб. - 300 руб) x 13%] ;
Землянкина А.Н. - 7090,20 руб. [(55000 руб. - 460 руб) x 13%] ;
Таблица 2.7 Составляется расчетная ведомость за январь 2008 г. (извлечение):
| Фамилия, имя, отчество работника | Начислено (руб) | Удержано (руб) | К выдаче (руб) | ||||
| налог на доходы физических лиц | али - менты | за ма- териа- льный ущерб | невозвра - щенные подотчетные суммы | всего | |||
| Акимова Л.В. | 25 000,00 | 3172,00 | 3172,00 | 21828,00 | |||
| Парий И.Н. | 30 000,00 | 3861,00 | 300,00 | 4161,00 | 25839,00 | ||
| Землянкина А.Н. | 55 000,00 | 7090, 20 | 460,00 | 7550, 20 | 47449,80 | ||
| ИТОГО | 110 000,00 | 14123, 20 | 300,00 | 460,00 | 14779, 20 | 95 116,80 | |
Таблица 2.8 Выплачивается оплата труда: