Реєстрація документів провадиться в межах груп у залежності від назви виду документа, його автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються накази керівника по основній діяльності, накази керівника по кадрам, накази керівника вищестоящої організації по основній діяльності, рішення колегії вищестоящої організації, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звіти підприємств, акти впровадження результатів наукових розробок, плани роботи підвідомчих організацій, заявки на матеріально-технічне постачання і т.д. Порядкові реєстраційні номери привласнюються документам у межах кожної групи, що реєструється.
Реєстрація документів що надходять і які створюються проводиться в основному централізовано: у місцях створення і виконання документів. Наприклад, планова документація реєструється в плановому відділі, документи по постачанню – у відділі постачання, протоколи і рішення колегії – у секретаріаті, розпорядницькі документи по основній діяльності, підписані керівником організації, документи, що надходять з вищестоящих організацій або направляемые їм, - у службі документаційного забезпечення і т.д. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з документаційного забезпечення управління й у табелі документів організації.
Документи реєструються на картках. Щоб досягти інформаційної сумісності реєстраційних даних і створити умови для переходу до автоматизованої реєстрації, визначений обов'язковий склад реквізитів реєстрації: автор (кореспондент), назва виду документа, дата документа, індекс документа (дата й індекс надходження документа), заголовок документа або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання, оцінка про виконання (короткий запис рішення питання власне кажучи, дата фактичного виконання і індекс документа-відповіді, номер справи). Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений наступними: виконавці, підпис виконавця, що засвідчує одержання документа, хід виконання, позначка про додатки й ін. Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах і використання зворотного боку регістраційно-контрольних карток визначається самою організацією.
Кількість екземплярів регістраційно-контрольних карток визначається числом довідкових і контрольних карток у структурних підрозділах, де документ буде виконуватись і контролюватися.
Реєстрація документів-відповідей здійснюється на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу-відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного масиву що реєструється.
Пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються на регістраційно-контрольних картках установленої форми.
Для реєстрації документів можуть використовуватися копіювально-множна й обчислювальна техніка.
В автоматизованій ІПС реєстрація документів здійснюється з використанням машиноорієнтованої регістраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів реєстрації або шляхом прямого введення їх з документа.
Довідкові картотеки формуються з регістраційно-контрольних карток у залежності від завдань конкретних ІПС відповідно до використовуваних класифікаторів. Складаються наступні картотеки:
· довідкові
· контрольно-довідкові
· по географії документів, що надходять
· по пропозиціях, заявам і скаргам громадян
· тематичні (накази, рішення) і ін
Інформаційно-пошукові масиви автоматизованих ІПС формуються на основі інформації про документи, зафіксованих на машинних носіях.
Організація контролю за виконанням документів
Контролю підлягають документи, що вимагають виконання. Контроль виконання включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення документа до виконавця, облік і узагальнення результатів контролю виконання. Контроль здійснюють керівники, служба документаційного забезпечення і відповідальні виконавці. Контроль виконання організаційно-розпорядницьких документів здійснюється з доручення керівництва організації спеціальною службою, що входить до складу управління справами, канцелярії, загального відділу і т.п., чи спеціально призначеною особою. Контроль виконання документів інших систем документації (планової, по матеріально-технічному постачанню і т.д.) ведеться з доручення керівників у відповідних структурних підрозділах.
Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а для документів, що надійшли з інших організацій – з дати їх надходження. Терміни виконання документів встановлені в Типовій інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах. Індивідуальні терміни встановлюються керівниками. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюції керівника.
Зміна терміну виконання провадиться тільки за вказівкою керівника в наступному порядку: типові терміни – прийняттям нового акту, індивідуальні – розпорядженням керівника, що їх установив.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів зацікавленим організаціям і особам і іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються на документі, у регістраційно-контрольній картці і на екземплярі відповіді, що лишається в організації. При контролі виконання використовуються екземпляри, заповнювані при реєстрації документів.
Службою контролю здійснюються наступні операції:
· формування картотеки контрольованих документів
· напрямок картки контрольованого документа в підрозділ-виконавець
· з'ясування в структурному підрозділі прізвища, імені, по батькові і телефону конкретного виконавця
· нагадування підрозділу-виконавцю про термін виконання
· одержання інформації про хід і результати виконання
· запис ходу і результатів виконання в картці контрольованого документа
· регулярне інформування керівників про стан і результати виконання
· повідомлення про хід і результат виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів
· зняття документів з контролю за вказівкою керівників
· формування картотеки виконаних документів
Картки контрольованих документів (контрольна картотека) систематизується по термінах виконання документів, по виконавцях, групам документів (накази міністра, рішення колегії й ін.).
Перевірка ходу виконання здійснюється на всіх етапах до закінчення терміну в наступному порядку:
1. Завдань наступних років – не рідше одного разу в рік
2. Завдань наступних місяців поточного року – не рідше одного разу на місяць
3. Завдань, доручень поточного місяця – кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення терміну.
Якщо документ пересилається на виконання в підвідомчу організацію з наступним інформуванням про результати розгляду, разом з документом відправляється два екземпляри регістраційно-контрольної картки. Після виконання один екземпляр картки повертається з указівкою дати виконання і змісти відповідних заходів. У структурних підрозділах контроль виконання документів ведеться на загальних підставах.
Служба документаційного забезпечення чи особа, відповідальна за документацію, враховують і узагальнюють дані про хід і результати виконання документів у терміни, установлені керівником, але не рідше одного разу на місяць.
Формування справ – угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Справи формуються в організаціях централізовано чи децентралізовано. Формуванням справ у структурних підрозділах займаються особи, відповідальні за документацію. Контроль за правильним формуванням справ в організації і її структурних підрозділах здійснюється службою документаційного забезпечення чи особою, відповідальною за документацію.
При формуванні справ необхідно дотримувати наступні загальні правила:
· Поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі
· Поміщати разом усі документи, що відносяться до вирішення даного питання
· Проглядати додатки разом з основними документами
· Групувати в справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ
· Роздільно групувати в справи документи постійного і тимчасового термінів збереження
· Поміщати в справу машинограмми на загальних підставах.
У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки; справа не повинна перевищувати 250 аркушів.
Збереження документів, складання номенклатури справ, архівація
Номенклатура справ – це систематизований перелік справ які заводять в організації із указівкою термінів їх збереження, оформлена у встановленому порядку. Номенклатура справ складається з метою обґрунтованого розподілу документів і формування справ, забезпечення пошуку документів і обліку справ. Вона є класифікаційним довідником і використовується при побудові інформаційно-пошукової системи. Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову і номенклатуру для організації.
Типова номенклатура справ складається для однорідних по характеру діяльності і структурі організацій. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації в галузі і є нормативним документом.
Зразкова номенклатура справ установлює зразковий склад справ для однорідних по характеру діяльності, але різних за структурою організацій із указівкою їхнього індексу і носить рекомендаційний характер.
Типові і зразкові номенклатури справ розробляються службами документаційного забезпечення міністерств і відомств, затверджуються їх керівниками. Перед затвердженням типові і зразкові номенклатури узгоджуються з Центральною експертною комісією міністерства (відомства) чи організації, що мають підвідомчу мережу, на яку поширюється типова (зразкова) номенклатура справ. Потім вони підлягають узгодженню з організаціями державної архівної служби.