Оформлення обкладинки справи.
Обкладинка справи оформляється після підшивки і нумерації. Її елементи визначаються певним порядком. Ряд відомостей уже був винесений на обкладинку в момент заведення справи:
- найменування установи і її підпорядкованість;
- найменування структурного підрозділу;
- діловодний індекс справи;
- номер тому, частини;
- заголовок справи;
- термін збереження справи.
При підготовці справи до збереження або здачі її у відомчий архів ці елементи уточнюються і доповнюються. До заголовка справи може бути складена анотація до документів (якщо він містить особливо коштовні документи). Проставляються також:
- дата справи;
- кількість аркушів у справі;
- архівний шифр справи.
На обкладинці справи постійного збереження відповідно до вимог у верхній частині перед назвою установи залишають місце для найменування державного архіву, у який справи будуть передані з відомчого архіву. Якщо на протязі року в найменуванні установи або структурного підрозділу відбулися зміни або справа передана в інший структурний підрозділ, при оформленні до збереження на обкладинці справи дописується нова назва, а стара міститься в дужки.
Заголовок повинен точно, коротко в узагальненій формі відбити основний зміст документа. При цьому факти і події, відбиті в документах, повинні бути розкриті. Спочатку в заголовку повинна бути вказана вид справи (справа, переписування, матеріали, журнал і т.д.) або вид документів (протоколи, доповіді, накази, звіти і т.д.). Потім вказується автор або кореспондент (якщо це переписування) і далі питання, що відбиває зміст документів. Якщо в справі є особливо коштовні документи, документи-додатки до основного документа, документи, що містять відомості по особовому складу, що мають довідкове значення або документи, що можуть служити предметом самостійного пошуку і наявність яких у справі не може бути визначене по його заголовку, до заголовка складається анотація. Пишеться анотація після заголовка з нового рядка.
Література
1.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.
2.Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 1991.
3.Организация работы с документами. Москва, Инфра М ,1998 г.
4.Т.А. Кузнецова., Т.Л. Серова., В.И. Андреева., Н.А. Литвинцева. Секретарское дело. Москва, 1996 г.
5.В.И. Андреева. Делопроизводство. Москва, 1997 г.