Shura19@yandex.ru
Вступ
Робота з документами
Реєстрація й облік документів.
Порядок обробки документів, що надходять.
Порядок обробки документів, що відправляються.
Передача документів усередині організації.
Облік кількості документів.
Інформаційно-пошукова система (ІПС) для роботи з документами організації.
Правила реєстрації й індексування документів.
Організація контролю за виконанням документів
Збереження документів, складання номенклатури справ, архівація
Підготовка документів до архівного збереження.
1. Обробка справ.
2. Експертиза цінності документів.
Оформлення справ.
Оформлення обкладинки справи.
Література.
Вступ
Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (чи одержання) до завершення виконання і відправлення.
Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко є письмовим доказом при виникненні майнових, трудових і інших суперечок, розглянутих цивільними, арбітражними і третейськими судами.
Документи підприємств, що відклалися в діловодстві, надалі або лишаються на тривале збереження, або зберігаються короткі терміни і потім виділяються до знищення. Для збереження справ у великих установах, організаціях, на підприємствах існують відомчі архіви, що у своїй роботі керуються «Положенням про архівний фонд», «Основними правилами роботи відомчих архівів», а також Типовими переліками документів із указівкою термінів збереження, Типовими положеннями про експертну комісію, номенклатурою справ для підприємства. У невеликих за структурою і штатною чисельністю фірмах, як правило відсутній спеціальний підрозділ - відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса сполучає секретар-референт фірми, відповідаючи за схоронність документації і своєчасну здачу її в державний архів. Взаємодію державних архівів із сучасними комерційними структурами передбачається здійснювати на договірній основі. У договорі закріплюються зобов'язання сторін: порядок, склад, терміни передачі документів на постійне чи депозитне збереження і т.д.
Підприємство може скоротити термін збереження документів у своєму відомчому архіві до передачі їх на державне збереження у випадках: припинення діяльності, нестабільності діяльності, відсутності умов для збереження документів, бажання самого підприємства.
Робота з документами
Реєстрація й облік документів.
Рух документів з моменту їхнього одержання або створення до завершення виконання рішень по них, відправлення або здачі в справу утворюють документообіг організації. Порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження документів, що розробляються службою документаційного забезпечення і затверджуються керівництвом організації. При функціонуванні системи автоматизованої обробки, інформації в схеми повинні бути включені обчислювальні центри і всі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки.
Організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної техніки повинна забезпечувати сумісність ручної й автоматизованої обробки документів.
Порядок обробки документів, що надходять.
Документи, що надходять в організацію, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом і доставляються виконавцям.
На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп.
Документи з грифом «особисто» або адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються, а передаються по призначенню.
Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли, на ті що потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи і відповідальних виконавців. Попередній розгляд не здійснюється, виходячи з оцінки змісту документів, на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо в структурні підрозділи або посадовим особам.
Пропозиції, заяви і скарги громадян передаються в підрозділи по розгляду листів громадян.
Документи, адресовані керівництву організації або ті що не мають указівки конкретної посадової особи або структурного підрозділу, попередньо розглядаються в службі документаційного забезпечення.
На розгляд керівництва передаються документи, отримані з урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації і потребуючі вирішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою документаційного забезпечення направляються виконавцям.
Обробка і передача документів виконавцям повинні здійснюватися в день надходження документів у службу документаційного забезпечення або в перший робочий день при їх надходженні в неробочий час.
Документи, рішення по яким виконуються декількома структурними підрозділами, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначається особою, що організує виконання.
При необхідності невідкладного рішення по документу, що надійшов, допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.
Порядок обробки документів, що відправляються.
Документи, що відправляються організацією, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку. Обробка і відправлення документів здійснюється централізовано експедицією або співробітниками служби документаційного забезпечення відповідно до Поштових правил.
Передача документів усередині організації.
Передача документів між структурними підрозділами провадиться через інспекторів (секретарів) структурних підрозділів або осіб, відповідальних за документаційне забезпечення. Документи передаються з відповідною оцінкою в реєстраційній формі.
Передача документів на ОЦ для обробки, а також одержання документів (машинограм) з ОЦ здійснюється через секретаря структурного підрозділу або особу, відповідальну за документаційне забезпечення.
Облік кількості документів.
Облік повинен провадиться в комплексі з іншими заходами щодо удосконалювання роботи з документами.
Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (по структурних підрозділах або групам документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян. При підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен екземпляр, у тому числі розмножений і машинописний.
У службах оперативного розмноження і машинописних бюро проводиться облік створюваних копій документів.
Підрахунок кількості машиночитаємих здійснюється по облікових картках і журналам обліку роботи обчислювального центру. Результати обліку документів узагальнюються службою документаційного забезпечення і представляються керівництву організації для вибрання заходів для удосконалювання роботи з документами.
Інформаційно-пошукова система (ІПС) для роботи з документами організації.
В організаціях створюються ІПС ручного типу, механізовані, автоматизовані. ІПС включає реєстрацію й індексування, створення на їхній основі інформаційно-пошукових масивів (картотек, масивів на машинних носіях) і оперативне збереження документів.
Для досягнення інформаційної сумісності пошукових масивів організації галузі необхідна централізована розробка класифікаторів: типової номенклатури справ, класифікатора кореспондентів, класифікатора структурних підрозділів (при наявності типових структур), класифікатора назв видів документів, класифікатора аспектів діяльності організації, класифікатора питань, що містяться в пропозиціях, заявах і скаргах громадян, і ін.
Правила реєстрації й індексування документів.
Реєстрація документів - фіксація факту створення чи надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу (при реєстрації документів, що надходять, у реєстраційному штампі проставляються дата й індекс надходження) з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах.
Індекс документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, що, виходячи з завдань пошуку, доповнюється індексами по номенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін. В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по використовуваному класифікаторі. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга косою рискою.
Реєстрації підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові й ін.), як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації і які поступають з вищестоящих, підвідомчих і інших організацій і приватних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки.
Документи реєструються в організації один раз: що надходять – у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.