Розрізняють дві форми поділу праці: горизонтальну та вертикальну. Перша — це поділ праці через поділ трудових операцій на окремі завдання. Результатом горизонтального поділу праці є формування підрозділів підприємства, які виконують певні частини загального трансформаційного процесу. Оскільки роботу на підприємстві поділено між підрозділами та окремими виконавцями, хтось має координувати їхні дії, щоб досягти загальної мети діяльності.
Тому об'єктивно виникає потреба у відокремленні управлінської праці від виконавчої. Отже, необхідність управління зв'язана з процесами поділу праці на підприємстві.
Для того щоб організація досягла своєї мети, завдання повинні бути скоординовані шляхом вертикального поділу праці. Тому управління є істотно важливою діяльністю для організації. Однак у малих організаціях часто немає чітко виділеної групи керівників. Наприклад, у невеликій крамниці, яка є власністю двох партнерів, один може приймати рішення щодо постачання, виконуючи тим самим керівну функцію протягом тижня, а другий - протягом другого тижня. Вони обидва координують свої робочі графіки, щоб забезпечити крамниці години роботи. Але обидва партнери також виконують і некерівні функції, обслуговуючи покупців, розкладаючи товари на полицях. Ні один із партнерів не вважає другого господарем чи керівником. Хоча керівні функції не виділені чітко, основна функція – координування – виконується.
Вертикальний поділ праці приводить до формування рівнів керівництва по вертикалі; деякі керівники витрачають час на координування праці інших керівників, які, в свою чергу, також координують працю інших керівників, доки, зрештою, ми не станемо на рівень керівників, які координують працю некерівного персоналу, тобто людей, які фізично виготовляють продукцію чи виконують послуги. Такий вертикальний поділ праці утворює рівні керівництва. Більшість організацій має три рівні керівництва: верхній, середній, нижній. Керівники кожного рівня виконують однакові функції. Різниця лише в тому, якого значення вони надають тій чи іншій функції. Керівники верхнього рівня приділяють плануванню та організації більше часу, ніж керівники нижчих рівнів.
Керівники верхнього рівня середніх і великих організацій концентрують увагу на плануванні майбутнього, постановці мети, визначенні курсу дій, правил і процедур їх виконання. Вони відповідають за процвітання організації і тому повинні планувати, спрямовувати та контролювати її діяльність. Менеджер середнього рівня приділяє керівництву та контролю більше часу, ніж керівник верхнього рівня.
Керівники середньої ланки очолюють відділення та відділи. Вони повинні так організувати їхню роботу, щоб цілі організації були досягнуті, а її політика проводилася в життя; повинні добирати та зберігати хороших працівників. Вони відповідають за керівництво повсякденною діяльністю своїх підрозділів. До середньої ланки керівників належать керівники цехів, складів, начальники ВТК та інші.
Нижній рівень керівництва - це рівень посадових осіб, які безпосередньо керують роботою своїх підлеглих. Посади менеджерів нижньої ланки такі: майстер, бригадир, керівник групи, агент з питань постачання, експедитор.
Менеджер нижнього рівня витрачає більшу частину свого часу на мотивацію та контроль підлеглих. На цьому рівні управління функції планування та організації менш важливі для менеджера, ніж функції контролю та мотивації. І все-таки більшість керівників виконує всі чотири функції управління.
Слід зауважити, що ясно та чітко визначати кожний з трьох рівнів керівництва неможливо.
1.3. Керівник і його роль в організації
У сучасному суспільстві визначенню ролі менеджерів в організації при-діляється значна увага.
Згідно з дослідженням американського вченого Геста керівники нижньої ланки виконують за день у середньому 583 операції різного характеру.
Другий видатний вчений Мінцберг виділив одну загальну рису керівної роботи – роль керівника. Роль керівника, за його визначенням, є набором правил поведінки, які відповідають конкретній установі чи конкретній посаді. Так само як герої п'єси мають свої ролі, які примушують їх поводитись обумовленим чином, менеджери займають визначені посади керівника, і від цього залежить їхня службова поведінка. «Окрема особа може впливати на характер виконання ролі, але не на її зміст. Як актори, менеджери грають заздалегідь визначені ролі, хоча, як особистість, можуть давати власне трактування цих ролей». Мінцберг виділив десять ролей, які, на його думку, виконують керівники в різні періоди по-різному.
За його класифікацією ці ролі можна звести до трьох великих категорій: ролі міжособистісного спілкування, інформаційні ролі, ролі з прийняття рішень (табл. 2).
Менеджери у процесі діяльності дотримуються визначених принципів. Принципи – це початок, основа, це те, що є в підвалинах визначеної теорії науки.
Принцип керівництва - це орієнтири, що застосовуються в усіх ситуаціях. Наприклад, в управлінні фабрикою з виготовлення морозива використовуються такі ж принципи керівництва, як і на електростанції, в банку, якщо їх правильно застосовують.
Освоєння навичок правильного використання цих принципів допомагає стати хорошим керівником. До таких висновків вчені прийшли методами спроб і помилок. Говорячи “це лише теорія”, або “в житті зовсім не так”, розуміють, що недосконалі не принципи, а те, як їх застосовують.
Таблиця 2.Десять керівних ролей за визначенням Мінцберга
| Роль | Опис ролі | Характер діяльності згідно з роллю |
| Ролі міжособистісного спілкування | ||
| Головний керівник | Символічний голова, до обов'язків якого належить використання звичайних обов'язків правового та соціального характеру | Церемоніал дії, викликаний соціальним станом |
| Лідер | Відповідальний за мотивацію та активізацію підлеглих, набір та підготовку кадрів | Фактично всі управлінські дії за участю підлеглих |
| Ланка зв'язку | Забезпечує роботу по налагодженню контрактів та джерел інформації | Робота із зовнішніми організаціями (переписка, участь у нарадах за межами організації) |
| Інформаційні ролі | ||
| Приймач інформації | Це нервовий центр пошуку зовнішньої та внутрішньої інформації, її поширення | Обробка пошти, участь у засіданнях, пов'язаних з отриманням інформації |
| Розповсюджувач інформації | Передає інформацію, отриману із зовнішніх джерел, тлумачить інформацію для формування поглядів організації | Вербальні контакти, передача інформації підлеглим, дипломатія через слово |
| Представник | Представляє організацію в зовнішньому середовищі (з питань політики), експерт з питань галузі | Участь у засіданнях, звертання через пошту, передача інформації у зовнішнє середовище |
| Ролі, пов'язані з прийняттям рішень | ||
| Підприємець | Вишукує можливості всередині самої організації та за її межами | Участь у засіданнях, розробка стратегії |
| Особа, яка ліквідовує недоліки | Відповідає за дії організації, якщо остання постає перед важливим та раптовим порушенням | Обмірковує стратегії, проблеми та поточні питання |
| Розподілювач ресурсів | Відповідає за ресурси, прийняття значних рішень | Складає бюджет, керує кадрами |
| Особа, яка веде переговори | Відповідальний на важливих переговорах | Ведення переговорів |
2. Оцінка ділових якостей працівників і менеджерів фірми
2.1. Критерії ефективного управління
Керування людьми, здійснюване менеджером, ґрунтується на ряді принципів:
1. підтримка в підлеглих почуття самоповаги. Спочатку потрібно похвалити підлеглого і тільки потім — давати вказівки щодо поліпшення роботи;
2. увага проблемам, а не особистостям;
3. активне використання методів підкріплення позитивних реакцій на бажані дії чи негативних — на небажані. На зміну поведінки людей реагувати потрібно відразу ж, тому що відстрочена реакція викликає зайву плутанину;
4. висування ясних вимог, підтримка постійного контакту з людьми, міцних зворотних зв'язків.
Ґрунтуючись на цих принципах, менеджер повинний домагатися від підлеглих бажаних результатів:
Як і з ким працювати — багато в чому залежить від особливостей характеру людей, не тільки підлеглих, але і керівників. Цей момент менеджер обов'язково повинний враховувати.
2.2. Психологічний портрет керівника
На сучасному етапі розвитку менеджменту визначення психологічного портрета особистості є, на наш погляд, одним із самих складних і важливих питань, рішення якого дозволить підвищити ефективність управління персоналом.
Нижче приводяться деякі положення, що визначають психологічний портрет особистості, з роботи “Практична психологія для менеджерів”, написана колективом під науковим керівництвом академіка, доктора психологічних наук, професораТутушкіної М.К.