- что конкретно он должен уметь делать;
- каким должен быть его образовательный уровень;
- какими правами он должен обладать для эффективной реализации своих обязанностей;
- какой должна быть мера ответственности;
- каким образом он должен общаться с «внешним миром», по каким вопросам и в каком объеме информации;
- при каких условиях деятельность сотрудника может считаться успешной;
- какая обобщенная информация о результатах деятельности сотрудника и в какие сроки должна поступать его непосредственному руководителю.
При составлении должностных инструкций важно формализировать деятельность персонала – конкретизировать задачи сотрудника, четко разделить полномочия и зоны ответственности специалистов, ликвидировать параллельность функций и т.д.
Дав точное описание работы и задач, следует переходить к составлению характеристики человека, который бы справился с данной работой. Составление требований, предъявляемых к кандидату на должность, является существенной частью процесса приема на работу.
Существуют две системы классификации требований, предъявляемых к кандидату на должность. Они широко используются консультантами по кадрам в крупных организациях.
| План, состоящий из 7 пунктов | План, состоящий из 5 пунктов |
| 1. Физические данные (например, возраст, здоровье, внешность)2. Подготовка (например, квалификация, опыт работы)3. Общее развитие (например, быстрая реакция, хорошая память, решительность)4. Особые способности (например, литературные или счетоводческие, ловкость рук)5. Интересы6. Характер (например, способность приспосабливаться к другим, надежность, уверенность в себе)7. Обстоятельства (например, разрешение домашних вопросов, занятость для других членов семьи) | 1. Воздействие на других (как другие реагируют на служащего)2. Квалификация (опыт)3. Природные способности (например, быстрая реакция и т.д.)4. Мотивация (как личность использует способности для достижения результатов)5. Возможность приспосабливаться (например, эмоциональная стабильность, поведение в стрессовых ситуациях) |
Далеко не всегда те критерии, на основании которых будет осуществляться отбор кандидатов на имеющиеся вакансии, очевидны. В ряде случаев для установления критериальных показателей требуется проведение специальных исследований. Например, важную информацию может дать анализ рабочей ситуации, в которой предстоит работать кандидату в случае успешного прохождения отбора.
Пример должностной инструкции вы можете найти в Приложении 2.
В подавляющем числе случаев те правовые отношения, в которые вступают работодатель и наемный работник оформляются в виде трудового договора. Трудовой договор (контракт) — это соглашение между работником и организацией о соблюдении следующих условий:
• Работник дает согласие выполнять определенную работу в определенной должности в соответствии с требованиями, предъявляемыми организацией к его работе и рабочему поведению.
• Работодатель дает согласие выплачивать работнику оговоренную заработную плату и обеспечивать условия труда, соответствующие трудовому законодательству, коллективному договору (если таковой имеет место) или соглашению между сторонами.
Содержание любого договора, и трудового, в частности, составляют его условия. Именно они порождают права и обязанности сторон. При этом он должен включать в себя:
• Место работы. Указание конкретного подразделения, отдела, филиала организации, в котором должна осуществляться трудовая деятельность работника.
• Трудовая функция. При установлении трудовой функции следует указать ту должность для служащих или уровень квалификации для рабочих, по которой заключен трудовой договор.
Понятия «должность» и «специальность» отождествлять нельзя. Должность определяет содержание и границы полномочий, а отсюда и объем прав, обязанностей и возможную ответственность работника. Специальность свидетельствует о наличии определенных знаний и навыков, приобретенных в процессе специального образования.
• Продолжительность испытательного срока. В соответствии с трудовым законодательством, руководство организации может устанавливать испытательный срок для новых работников, чтобы убедиться, что они справляются с порученной им работой. Продолжительность испытательного срока отражается в контракте и в приказе о зачислении на должность. Продолжительность испытательного срока обычно составляет 2-3 месяца. В испытательный срок не засчитывается период временной нетрудоспособности или другие согласованные с руководством освобождения от работы. При условии успешного прохождения испытательного срока работник автоматически зачисляется в штат. Если руководство не удовлетворено работой кандидата, то он может быть уволен до окончания испытательного срока без выплаты компенсации и без одобрения профсоюза. При этом работник может обжаловать решение об увольнении через суд.
• Размер зарплаты и дополнительные льготы. Указывается порядок оплаты труда, размер заработной платы. В трудовом договоре оговариваются также льготы, на которые может рассчитывать работник, и условия их получения.
• Дата начала действия контракта (договора) и дата его окончания, если это контракт на фиксированный период.
• Рабочее время, командировки и отпуска. В договоре указывается временной режим работы (в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка) и продолжительность отпуска работника.
3. РЕКЛАМИРОВАНИЕ ВАКАНТНЫХ МЕСТ
На каком-то этапе вам потребуется использовать рекламу созданных проектом должностей для привлечения кандидатов. Даже если вы сами начнете компанию по найму и подбору сотрудников, вам не обойтись без компетентных рекламных агентств.
Лучшие из них обнаруживают глубокое знание требований, предъявляемых к средствам рекламы, и предлагают свои услуги практически бесплатно, поскольку доход агентства складывается из скидок с начислений за размещение в средствах информации. Поэтому отказ от использования рекламного агентства не спасет от больших расходов при размещении рекламных объявлений, так как если реклама размещена плохо, она стоит дорого и совсем не эффективна.
Однако даже при удачно размещенной рекламе далеко не все обращающиеся в организацию в ответ на объявление действительно соответствуют предъявляемым требованиям.
Для привлечения в организацию новых работников следует хорошо продумывать не только место размещения объявления, но и саму информацию, содержащуюся в нем.
Хорошо продуманное рекламное объявление должно решать ряд задач:
· привлекать наиболее подходящих кандидатов (указание в объявлении основного содержания работы, уровня оплаты, предлагаемого социального пакета и др.);
· исключать обращения со стороны лиц, мало подходящих для имеющейся вакансии. Это очень важный момент, поскольку перегрузка кадровой службы шквалом звонков от явно не подходящих кандидатов часто является пустой тратой времени и препятствием на пути реальных претендентов на должность. Эту проблему позволяет решить четкое указание формальных требований к претендентам по образованию, опыту работы и уровню развития профессиональных навыков.
Для того, чтобы заинтересовать хороших специалистов работой в организации, существует несколько возможностей:
1) Возможность быстрого карьерного роста.
2) Возможность самостоятельной работы, без жесткого контроля и излишней бюрократии.
3) Теплые, дружественные отношения в коллективе.
4) Дополнительные льготы. Среди них могут быть бесплатное питание; предоставление автомобиля от компании или денежных компенсаций для работников, использующих личный автомобиль; мобильный телефон или пейджер; медицинское страхование за счет компании; распродажи для работников компании; путевки в санатории и пансионаты и т.п.
Для привлечения потенциальных кандидатов следует предпринять следующие шаги:
1) Проанализировать уровень заработной платы на рынке труда.
2) Принять решение о том, какой уровень может предложить ваша организация.
3) Принять решение о том, какие дополнительные льготы может предложить ваша организация для привлечения высококлассных специалистов.
4) Выбрать наиболее подходящее средство массовой информации для размещения рекламного объявления.
5) Составить текст рекламного объявления, в котором должно содержаться наименование вакантной должности, требования к кандидатам и информация, призванная заинтересовать кандидатов (зарплата, льготы и т.п.).
Необходимо помнить одно важное правило: реклама должности должна быть реалистичной, то есть указывать не только на положительные характеристики позиции, но и на возможные негативные аспекты, для того чтобы работник, столкнувшись с суровой действительностью, не чувствовал себя обманутым.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ СОБЕСЕДОВАНИЯ ПРИ ПРИЁМЕ НА РАБОТУ
Составление анкет для заполнения претендентами на вакантные должности значительно облегчает дальнейшую процедуру знакомства с кандидатом.
С помощью анкеты можно получить всю необходимую базовую информацию о кандидате на ту или иную должность – о его образовании, опыте работы, заслугах и достижениях, личных качествах и многом другом.
Грамотно составленная анкета в совокупности с хорошо продуманным интервью помогут подобрать наиболее подходящих на должность людей с минимальными затратами времени и средств.
Образец анкеты вы можете найти в Приложении 3.