Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведённых кассиром операций.
Кассовая книга ведётся кассиром. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруют, прошнуровывают и опечатывают сургучной (обычно круглой) печатью организации. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано страниц…» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчётом кассира. Подчистки и неоговорённые исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычислительной техники.
Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег, кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчёт с приходными и расходными кассовыми документами под расписку кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведётся ежедневно с расчётом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счётные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров.
Синтетический учёт кассовых операций.
Для учёта наличия и движения денежных средств организации используется активный счёт 50 «Касса». Сальдо счёта указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало месяца; оборот по дебету – поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными. В развитии счёта 50 «Касса» могут быть открыты организацией следующие субсчета:
· «Касса организации»;
· «Операционная касса»;
· «Денежные документы»;
· «Касса в иностранной валюте» и др.
По своему характеру операции похожи, так как связаны с движением денежной наличности, но ответственные лица и место совершения операций различны. Так, наибольший объём операций обычно выполняет касса организации (субсчёт 1 «Касса организации»). К ним относятся: получение наличных денежных средств с расчётных счетов, сдача излишка кассы на расчётные счета, подготовка и сдача наличных инкассаторским службам, выдача заработной платы, пособий, денежных средств под отчёт, получение наличными за реализованную продукцию, работы, услуги, выдача наличных операционным кассам и получение от них выручки и.т.п.
Субсчёт 2 « Операционная касса» используется организацией при наличии в её составе для выполнения уставной деятельности билетных и багажных касс портов, вокзалов, речных пароходств, отделений связи и др. Последние получают и сдают денежную наличность кассе организации, если иное не предусмотрено в учётной политике организации (Сбербанк, инкассатор). Субсчёт 3 «Денежные документы» предназначен для учёта оплаченных путёвок в санатории, дома отдыха, марок госпошлины, авиабилетов.
На каждом из субсчетов может отражаться денежная наличность, выраженная в национальной валюте (рублях) и по видам иностранной валюты (долларах США, немецкой марке и.т.п.). Для их учёта открывается субсчёт 4 «Касса в иностранной валюте».
Напомним, что при соответствующих условиях организация должна вести книгу принятых и выданных денежных средств. Используется она для учёта наличных денежных средств, выданных кассиром организации, другим кассиром или раздатчиком и возврата документов, подтверждающих их выплату или оставшуюся денежную наличность.
При журнально-ордерной форме учёта кассовые операции, записанные по кредиту счёта 50, отражаются в журнале-ордере №1.
Основанием для заполнения журнала-ордера№1 и ведомости №1 служат отчёты кассира. Каждому отчёту в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчёт. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчётов.
В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчётности.
8. УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ НА РАСЧЕТНОМ СЧЕТЕ
Расчетные счета открываются предприятиям, являющимся юридическими лицами и имеющим самостоятельный баланс и др.
Порядок открытия расчетного счета регламентирован инструкцией, в соответствии с которой каждому предприятию может быть открыт только один расчетный счет в одном из банков по его выбору.
На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.
С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, соцстраху, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т.п. Выдача денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, как правило, на основании приказа предприятия владельца расчетного счета или с его согласия (акцепта) .
В особых случаях банк принудительно списывает денежные средства с расчетного счета по документам других организаций. Например, по приказам финансовых органов перечисляются суммы просроченных налогов и сборов, по исполнительным листам, приказам Госарбитража - суммы удовлетворенных исков и т.п. Банк, кроме того, может списывать денежные средства с расчетного счета предприятия без его приказа, по собственной инициативе (например, проценты за пользование ссудами, суммы по просроченным ссудам, за выполненные им услуги) [5, с.256].
При расчетах между предприятиями, банками и государством применяется календарная система расчетов, то есть все платежи с расчетного счета, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной отчетности (в порядке их поступления в банк) .
Прием и выдача денег или безналичные перечисления производятся банком на основании документов специальной формы, утвержденной им же. Из них наиболее распространенными являются: объявление на взнос наличными, чек (денежный), платежное поручение, расчетный чек, платежное требование поручение.
Предприятие периодически (ежедневно или в другие установленные банком сроки) получает от банка выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.
Выписка из расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) - по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списания - по кредиту. Выписка из расчетного счета имеет определенные показатели, часть которых кодируется банком, и эти же коды используются предприятием.
Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей. Все приложенные к выписке документы гасятся штампом «погашено». Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы принимаются на счет 63 «Резервы по сомнительным долгам», а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений. В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерском учете предприятия задолженность списывается.
На полях проверенной выписки против сумм операций и в документах проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 51 «Расчетный счет» , а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке. Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления.
Полученная из банка выписка проверяется и обрабатывается: подбираются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие счета (коды), а по расходам на содержание и эксплуатацию машин и оборудования, общепроизводственным и общехозяйственным издержкам обращения, расчетам с бюджетом и другим, кроме того, проставляются и коды статей. Это необходимо потому, что аналитический учет по многим счетам организуется в разрезе статей. Группировка сумм по статьям осуществляется в листах-расшифровках, которые открываются ежемесячно в разрезе счетов, цехов и заполняются по данным документов к соответствующим журналам-ордерам.
Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия предприятия ведет на счете 51 «Расчетный счет». Это активный счет, по дебету которого записываются, остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу [9].