При журналъно-ордерной форме синтетический и аналитический учет совмещен в соответствующих журналах-ордерах и ведомостях, записи в которых производятся в течение месяца. По окончании месяца дебетовые и кредитовые обороты переносят в Главную книгу.
При механизированной обработке экономической информации применяют таблично-автоматизированную форму учета или автоматизируют учет на базе персональных ЭВМ с использованием АРМ (автоматизированное рабочее место) бухгалтера. При этой форме учета первичные документы перед сдачей на машинную обработку комплектуют в пачки, указывая на сопроводительном ярлыке необходимые сведения. От машинно-счетной станции или от ПЭВМ получают в качестве регистра бухгалтерского учета машинограмму “Ведомость учета денежных средств и расчетов”.
При автоматизации учета на базе ПЭВМ с использованием АРМ бухгалтера данные из первичных документов непосредственно вводятся в ЭВМ с формированием рабочей информационной базы по каждому счету. Отметим, что именно такая форма учета наиболее распространена в настоящее время.
Глава 2. Учет кассовой наличности.
В кассу организации наличные денежные знаки поступают с расчетного счета в банке, а также в результате платежей наличностью за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и т.п.
Для получения денег со своего счета в банке организации выдается чековая книжка. В чеке указывают назначение требуемой суммы (на оплату труда, хозяйственные расходы и т.п.). Отрывная часть чека остается в банке, а у организации – корешок чека с указанием полученной суммы.
Прием наличных денег оформляют приходными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. При приеме денег от отдельных лиц им выдается квитанция с подписями ответственного работника бухгалтерии и кассира.
Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным платежным ведомостям, счетам, заявлениям с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу денег выписывает бухгалтерия. Они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.
Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана сургучной печатью, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производят в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов – отрывные и служат отчетом кассира.
Недостача денег в кассе подлежит взысканию с кассира. Это отражается бухгалтерской записью:
Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,
Кредит сч. 50 «Касса».
И одновременно:
Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,
Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Излишки денег, установленные проверками, приходуют в кассу и зачисляют в доход предприятия:
Дебет сч. 50 «Касса»,
Кредит сч. 99 «Прибыли и убытки».
Когда в разрешенных законодательством случаях организация производит кассовые операции с иностранной валютой, к счету «Касса» открывают соответствующие субсчета для обособленного учета движения иностранной валюты. Аналитический учет по этим субсчетам ведут по видам валют.
Для учета расчетов с подотчетными лицами ведется специальный журнал-ордер или другой накопительный регистр по кредиту счета «Расчеты с подотчетными лицами». Записи в этих регистрах производят позиционным способом по каждому авансовому отчету в отдельности. В результате обеспечивается совмещение синтетического и аналитического учета подотчетных сумм.
На выданные под отчет суммы дебетуют счет «Расчеты с подотчетными лицами» и кредитуют счет «Касса». На израсходованные подотчетными лицами суммы согласно авансовому отчету, утвержденному руководителем организации, счет «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитывают затраты и приобретенные ценности, или другими счетами – в зависимости от характера произведенных расходов и операций.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражают бухгалтерской записью:
Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,
Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если эти суммы могут быть удержаны из заработной платы работника, то делается запись:
Дебет сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,
Кредит сч. № 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на сумму удержаний.
2.1 Учет кассовых операции.
Денежные средства являются наиболее подвижными активами предприятий и организаций. Операции с денежными средствами носят массовый характер, затрагивают практически все сферы финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта и наиболее уязвимы с точки зрения нарушений и злоупотреблений.
Наибольшую подвижность имеют наличные денежные средства, движение которых совершается посредством кассовых операций.
При всем многообразии кассовых операций можно выделить основные из них, среди которых – выдача денежных средств на оплату труда, на административно-хозяйственные нужды, в подотчет и т.д.
Денежные средства могут поступать в кассу с расчетных счетов, от покупателей и заказчиков за оказанные им работы (услуги); от покупателей за проданные им товары и т.д.
Государство уделяет пристальное внимание регулированию кассовых операций.
Агентами контроля кассовых операций являются банки.
Вся информация о наличии и движении денежных средств в кассе собирается на счете 50 "Касса". К этому счету могут быть открыты следующие субсчета: 50-1 "Касса организации", 50-2 "Операционная касса", 50-3 "Денежные документы" и др.
Основными бухгалтерскими проводками, отражающими движение наличных денег, будут: дебет счета 50 кредит счета 90 "Продажи" - на сумму полученной выручки от реализации продукции, работ или услуг основного производства (по обычным видам деятельности); дебет счета 50 кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы" - на сумму полученных прочих доходов (включая реализацию прочего имущества и выручку от реализации продукции (работ, услуг), не относящихся к обычным видам деятельности); дебет счета 50 кредит счета 51 "Расчетные счета" - на сумму денежных средств, полученных с расчетного счета и оприходованных в кассе; дебет счета 50 кредит счета 75 "Расчеты с учредителями" - на сумму наличных денежных средств, полученных в качестве вклада в уставный (складочный) капитал организации; дебет счета 50 кредит счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" - на сумму полученных авансов (под поставку товаров или продукции, выполнение работ или оказание услуг); дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" кредит счета 50 - на сумму произведенных выплат, начисленных работникам организации (оплата труда, премии и т.п.); дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредит счета 50 - на сумму денежных средств, выданных подотчетному лицу; дебет счета 51 кредит счета 50 - на сумму сверхлимитного остатка наличных денег, сданных по объявлению в кредитное учреждение; дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" кредит счета 50 - на сумму выданных авансов под приобретение продукции, оплату выполненных работ или оказанных услуг (от выдачи денег под отчет отличается тем, что аванс передается в кассу организации - поставщика).
Кроме того, на счете 50 отражается приобретение за наличный расчет различных денежных документов (почтовых марок, марок госпошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, путевок в дома отдыха и др.), а также выбытие денежных документов.
В том случае, когда денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка: дебет счета 50, субсчет "Денежные документы", кредит счета 50 - на сумму денежных документов, приобретенных за наличный расчет.
Если же денежные документы приобретаются другим лицом, следует использовать счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
При выбытии денежных документов кредитуется счет 50 и дебетуется счет учета источников возмещения затрат. Например: дебет счета 99 "Прибыли и убытки" кредит счета 50 - на сумму стоимости путевок в оздоровительные учреждения, оплачиваемых за счет чистой прибыли организации; дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" кредит счета 50 - на сумму стоимости почтовых марок, использованных для пересылки корреспонденции.
Если почтовые марки выдаются должностным лицам (например, секретарю или офис - менеджеру) для постепенного использования, в учете такая выдача оформляется как выдача подотчетных сумм: дебет счета 71 кредит счета 50, а на общехозяйственные расходы стоимость марок списывается по мере использования: дебет счета 26 кредит счета 71.
В силу того, что кассовые операции носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Однако кассовые операции однообразны, а методы или процедуры проверки достаточно просты.
Именно при проверке этого участка основному аудитору целесообразно привлекать ассистентов.
Путем проведения сплошной проверки необходимо убедиться, соответствует ли принятый на предприятии порядок учета денежных средств порядку, установленному соответствующими нормативными документами. Так, порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен письмом Центробанка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 и Положением Центробанка РФ от 5 января 1998 г. N 14п "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации".