На основании сличительных ведомостей и в зависимости от того, на каком счете учитывалось недостающее имущество, в бухгалтерском учете делаются записи по дебету счета 94 в корреспонденции со счетами их учета (например, 01, 10, 41, 43 и т.п.).
Выявленные недостачи отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:
Дебет 44 "Расходы на продажу" Кредит 41 - выявлены недостачи в пределах норм естественной убыли;
Дебет 94 Кредит 41 - выявлены недостачи сверх норм естественной убыли;
Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94 - сумма недостачи отнесена за счет виновного лица;
Дебет 91, субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 94 - в отсутствие виновных лиц сумма недостачи отнесена на внереализационные расходы организации.
Инвентаризация на предприятиях представляет собой сложный и ответственный участок работы.
Под действием различных факторов в бухгалтерском учете могут возникнуть несоответствия и расхождения. Таковыми могут быть различного рода ошибки, естественные изменения, злоупотребления материально-ответственных лиц. Чтобы выявить влияние данных факторов и проводится инвентаризация.
Значение и роль инвентаризации очень велика. При ее поведении устанавливается фактическое наличие ценностей и денежных средств у материально-ответственного лица, наличие неполноценного и ненужного имущества. Проверяются условия сохранности и состояния основных средств, материальных ценностей и денежных средств. Выявляются недостатки, излишки и злоупотребления.
Для того чтобы провести инвентаризацию на предприятии приказом руководителя создается постояннодействующая инвентаризационная комиссия. В ее состав входят руководитель или ее заместитель, главный бухгалтер, руководители подразделений, главные специалисты, представители контрольно- ревизионной службы предприятия. Перед тем как проводить инвентаризацию создается рабочая инвентаризационная рабочая комиссия.
В случае если фактические данные не совпали с данными бухгалтерского учета составляется сличительная ведомость, в которую вносятся данные по тем ценностям, по которым выявлены расхождения.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:
- убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства и обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;
- недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства.
Хотелось бы добавить, что для того чтобы облегчить процесс проведения инвентаризации необходимо широко использовать современные средства вычислительной техники, которых на некоторых предприятиях нет.
1. О бухгалтерском учете. [Текст]: Федеральный закон №129 – Ф3; принят ГД ФС РФ 23.02.1996 // Российская газета, 1996. - №154.
2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. [Текст]: утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 №34н // Российская газета, 1998. - №208. – с.3-5.
3. ПБУ 5/01 «Учет материально – производственных запасов». [Текст]: утв. Приказом Минфина РФ от 09.06.2001 №44н // Российская газета, 25.07.2001. - №140. – с.3-5.
4. ПБУ 9/99 «Доходы организации». [Текст]: утв. Приказом Минфина РФ от 30.03.2001 №26н // Российская газета, 23.06.99. - №116-№117. – с.2-4.
5. ПБУ 10/99 «Расходы организации». [Текст]: утв. Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 №33н // Российская газета, 23.06.99. - №116-№117. – с.12-14.
6. План счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению. [Текст]: утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 №944 //Финансовая газета, 2000. - №47. – с.12-14.
7. Астахов, В.П. Теория Бухгалтерского учета [Текст] / В.П. Астахов. - Ростов н/Д: Изд. «Март», 2002. – 180с.
8. Бабаев, Ю.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов [Текст] / Ю.А. Бабаев. - М: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. – 240с.
9. Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник [Текст] /Н.П. Кондраков. – М: ИНФРА – М, 2005 -591с.
10. Брызгалин, А.В. Комментарий к плану счетов. Отражение хозяйственных операций (бухгалтерские проводки) (с учетом ПБУ 17/02, 18/02, 19/02) [Текст] / А.В. Брызгалин, В.Р. Берник, А.Н. Головкин; под ред. А.В. Брызгалина. – 4-е изд., перераб. и доп. – Екатеринбург: Налоги и финансовое право, 2005. – 160с.
11. Все положения по бухгалтерскому учету. – М.: Юрайт, 2005. – 174с.
12. Пошерстник Н.В., Мейксин М.С. Самоучитель по бухгалтерскому учету (7-е изд.)-СПб.: «Издательский дом Герда», 2003. - 656 с.
13. Мякинина Л.Н. Порядок проведения инвентаризации // "Бухгалтерская отчетность организации", 2005, N 3
14. Николаев С.Н. Инвентаризация имущества и обязательств // "Налоговый вестник", 2004