Құжат кәсіпорындағы орындалған шаруашылық операцияларына сәйкес үздіксіз толтырылып, олардың мазмұнын толық ашып көрсетеді және ол бухгалтерлік есептің негізі болып табылады.
Бухгалтерлік құжат – кәсіпорындағы шаруашылық операциялардың орындалғанын растайтын немесе оны орындауға заңды түрде құқық беретін жазбаша куәлік.
Орындалған шаруашылық операцияларын бастапқы құжатқатүсіруді бухгалтерлік есеп теориясында алғашқы есеп сатысы деп атайды.
Кәсіпорында жүргізілетін шаруашылық құбылыстарының әр түрлі болуы есебінен бастапқы құжаттардың нысаны (фомасы) бірдей болмайды. Шаруашылық құбылыстары түгелдей бастапқы құжатқа орындалған шаруашылық операциясының мазмұны жазылып және белгілі бір көрсеткіштер түсіріледі. Құжат көрсеткіштерін деректемелер (реквизиттер) деп атайды. Олар міндетті және толықтырушы болып бөлінеді. Міндетті деректемелер бухгалтерлік құжаттарды құқықпен қамтамасыз етеді.
Міндетті деректемеге жататындар:
- құжаттың аты, нысанының қоды;
- құжаттың толтырылған уақыты (күні, айы және жылы);
- құжатты толтырған заңды немесе жеке тұлғаның аты – жөні;
- шаруашылық операциясының мазмұны;
- шаруашылық операцияның өлшемі (натуралдық немесе ақшалай);
- шаруашылық операцияның жүргізілуіне және соған сәйкес құжаттарды толтыруға жауапты адамдардың аты – жөні;
- жауапты атқарушының қолы.
Қосымша деректемелер шаруашылық операция көрінісінің ерекшеліктермен және құжаттардың тағайындалуымен анықталады. әр түрлі талаптарға байланысты бастапқы құжатта келесідей қосымша деректемелер болуы керек: құжаттың реттік номері, ұйымның банк мекемесіндегі есеп айырысу шотының нөмірі, шаруашылық операцияны орындау үшін негіз болатын құжаттар және тағы басқалары.
Құжаттардың нысандары келесі бөлімдері топтасады:
1) ауылшаруашылық өнім мен шикізат;
2) еңбек және еңбекақы;
3) негізгі құралдар мен материалдық емес активтер;
4) материалдар;
5) кем бағалы және тез тозғыш заттар;
6) капиталдық құрылыстағы жұмыс;
7) құрылыс машиналар мен механизмдердің жұмысы;
8) автокөліктегі жұмысы ;
9) түгендеу нәтижелері;
10)кассалық операциялар;
11)сауда операциялары.
Құжаттар дер кезінде, яғни операцияның орындалуы барысында толтырылуы керек. Егер бұл айтылған уақытта оларды тотыруға мүмкінлік болмаған жағдайда құжаттар операция аяқталған сәтте толтырылады.
Есептік регистрлер.
Қажетті ақпараттарды алу үшін кәсіпорынның қызметін баяндайтын барлық шаруашылық операциялар бухгалтерлік құжаттарға жазылады, ол мәліметтерді тексергеннен кейін, олар экономикалық мазмұны бойынша топтастырылып өңделеді, содан кейін оларды белгілі бір жүйелігі бойынша тіркейді. Бұндай тіркеу есептік регистрлері арқылы жүзеге асады.
Есептік регистрлер – есептік жазбаларға арналған, белгілі бір графалары бар қағаз парақтары, демек құжаттардан алынған есептік ақпараттардың регистрлерге жазылуын тіркеу деп аталады.
Бухгалтерлік есепте регистрлер арналымы бойынша, мазмұндылығы немесе мазмұнының көлемі бойынша, сыртқы түрі мен сызықтық жолы бойынша жіктеледі.
Есептік регистрлер өз арналымы бойынша мына топтарға бөлінеді:
- хронологиялық – шаруашылық операцияларының жүзеге асуына қарап тіркеледі (бухгалтерияға келіп түскен құжаттардың кезектілігі бойынша). Мұндай регистрлерге касса кітабы, келіп түсетін жүктерді есепке алу журналы жә не т.б;
- жүйелі регистрлерінде – шаруашылық операциялары экономикалық мазмұны бойынша топтпстырылып тіркеледі. Мысалға, Бас кітапты, журнал-ордерлерді алуға болады;
- құрастырмалы – бұл хронологиялық және жүйелі жазбалары бірмезгілді өзара үйлесім табатын регистрлер. Бұлар неғұрлым оңтайлы нысана ретінде бағалы, сол себепті де кеңінен қолданылады. Құрастырылмалы регистрлерге журнал-ордерлер және ведомостер жатады. Құрастырылмаған регистрлер – септік регистрлердің неғұрлым қолайлы экономикалық нысаны болып табылады. Оларды қолдану синтетикалық және аналитекалық есеп аралығындағы мәліметтердің жазбаларын салыстыруға көп уақыт жұмсауға деген қажеттіліктен арылады; есептеудің дұрыстығы мен көрнектілігі арта түседі. Бұған журнал-ордерлер мен машинограммалардың көп бөлігі жатады.
Регистрлер мазмұндылық көлемі бойынша аналитикалық, синтетикалық болып бөлінеді.
- аналитикалық регистрлер жекелеген талдау есептері (карточка, кітаптар, тізімдеулер) бойынша есеп жүргізуге арналған.
- Синтетикалық регистрлер – бұл шаруашылық қаражаттарын және олрдың көздерін жалпылама түрде анықтауға арналған регистрлер. Синтетикалық регистрлерге Бас кітап және синтетикалық есептері бойынша жазбалары жазылатын айналым ведомосы жатады.
Есеп регистрлері сыртқы түрі бойынша мына топтарға бөлінеді:
- карточкалар – бұл аналитикалық есептің бірдей форматтағы регистрі. Ол әртүрлі объектінің есебін ұйымдастыруға арналған;
- кітаптар – бұл да аналитикалық есептің нөмірленген арнайы сызба жолдары бар регистр. Олар касса кітабы мен Бас кітап ретінде көп таралған ;
- бос парақтар – жекелеген парақтарда әзірленетін регистрлер және онда есептік жазулар үшін арналған, оларды сызба жолдары мен нысаны парақтардың арналымына байланысты болып келеді;
- машинограммалар (басылған қағаздар) бухгалтерлік есептің іс жүзінде қолданатын бағдарламасы бойынша әзірленген аналитикалық және синтетикалық есеп регистрлері, оны толдыру (рәсімдеу) тапсырыс берушінің мүддесіне және берілген карточканың, журнал ордердің параметрлеріне тәуелді болып келеді.
Кітаптарда аналитикалық есебінжүргізер кезде жазбалар тұрып, оның барлық беттерін беттеу керек, сосын оған мөр басып , бас бухгалтер қол қояды.
Регистрлерді ашқан кезде оларға регистрлерден өткен айдыңбастапқы қалдықтары , ал қажетті жерлерде – аналитикалық есептің баптары бойынша жыл басынан бергі кезеңдегі айналымдар көшіріледі. Ай сайынғы операцияны регистрге жазу кезінде оның мазмұны, мерзімі және құжат нөмірі көрсетіледі. Операцияның сомасы өзінің сәйкес келетін есептеулердің графасына жазылады. Жалпылама сипаттағы операцияларды алдын ала дайындалған кестелерде (жинақтық ведомстілерінде)жинақтайды. Айдың соңында кестедегі мәліметтердің жиынтығы аналитикалық және синтетикалық есептің регистрлеріне жазылады.
Ай біткен соң барлық аналитикалық және синтетикалық шоттар бойынша дебеттік және кредитттік жиынтық есептелінеді.
Ай соңындағы жиынтық айналымы айналым ведамосын жасау үшін пайдаланылады.
Есеп регистрларының мәліметтері салыстырылады. Бұл үшін шоттар корреспонденциясы бойынша жазбалар жасалады, ал бұлбалансты жасағанға дейін қатені табуды және түзетуді және олардың дұрыстығын қамтамасыз етеді.
Бухгалтерлік есептің регистрлеріндегі мәліметтер топтастырылған түрінде қаржылық есеп беруге көшіріліп жазылады.
Бухгалтерлік есеп нысандары (формалары)
Бухгалтерлік есептің нысандары (формалары) деп – белгілі бір дәйектілікпен және өзара байланысты, екі жақты принципті пайдалана отырып бухгалтерлік есеп жазуын жүргізуіге арналған есеп тіркелімін (регистрін) айтады.
Бухгалтерлік есеп нысандарын және есептелетін ақпаратты өңдеу технологиясын әрбір кәсіпорын өзі таңдайды және оны есеп саясатында көрсетеді.
Қазіргі кезде кәсіпорындарда бухгалтерлік есеп нысандарының келесідей түрлері қолданылады: мемориалдық – ордерлі, бас – журнал, журнал – ордерлі, жай және ықшамдалған (мүлікті есептеу тіркелімдерін бірге қолдану).
Бухгалтерлік есептің мемориалдық – ордерлі нысандары қазіргі кезде қолданылатын ескі нысандардың бірі болып табылады. Есептің бұл нысандарында кітаптық және карточкалық тіркелімдер жүргізіледі. Синтетикалық )топтамалық) есеп үшін кітаптарды қолдану ыңғайлы болса, ал аналитикалық (талдамалық) есеп үшін көбінесе карточкалар қолданылады. Мұның себебі әрбір шаруашылық операциясы бойынша толтырылатын алғашқы құжат немесе біріңғай алғашқы құжаттар есепте екі жақты жазу жазылып және ол мемориалдық – ордерлі нысан түрінде ресімделеді.
Бас журналды жүргізгенде бөлек немесе біртектес алғашқы құжаттар негізінде мемориалдық – ордерлер жасалады.