- исключить возможные злоупотребления в службе.
При составлении графиков выхода на работу необходимо учитывать пожелания и предпочтения сотрудников службы по поводу рабочего расписания, выходных и отпусков, так как в отделе по большей части работают женщины. Руководитель (Менеджер) должен гибко подходить к данным проблемам и стараться максимально учитывать интересы предприятия и служащих. Иногда среди персонала отдела возникает необходимость поменяться сменами друг с другом или выходными днями. Такие замены возможны только при наличии письменного заявления, своевременно составленного сотрудниками на имя менеджера службы.
Графики работы отдела Административно -хозяйственной службы (АХС) должны вывешиваться в офисе службы.
Все помещения гостиниц делятся на четыре основные группы - жилые, административные, обслуживающие и подсобные:
- жилые: номера всех категорий и непосредственно связанные с ними бытовые помещения;
- административные: вестибюль со всеми входящими в него помещениями и коммуникациями, административные кабинеты;
- обслуживающие: места общественного назначения и общего пользования
- подсобные: складские и подсобные помещения, кладовые и инженерно- технические помещения, мастерские, бельевые и прачечные.
Состав дополнительных помещений не нормируется и принимается соответствии с проектом гостиницы.
Основную часть площади гостиниц занимают жилые комнаты - номера, а так же связанные с ними вспомогательные и служебные помещения. Жилые номера предпочтительней располагать с восточной стороны и западной ориентацией. Все номера гостиницы должны иметь естественное освещение с освещенностью жилых помещений, установленной СНиП 23-05-95, МГСН 2.06-97 и МГСН 2.05- 97.
Не допускается размещать жилые помещения в подвальных помещениях и цокольных этажах. Без естественного освещения не допускается проектировать апартаменты, жилые помещения, служебные и административные помещения с постоянным режимом работы. Время инсоляции помещений не лимитируется. Но помещения ориентированные на сектора горизонта 180- 270о, должны оборудоваться солнцезащитными устройствами.
Вестибюль гостиницы имеет входную зону, зоны приема(стойка прима и регистрации гостей), ожидания и сбора групп, бар, телефоны, пункт обмена валют и банкоматов, зоны торговых точек, лифтовые площадки.
Помещения администрации следует группировать вне основных потоков проживающих, желательно на первом этаже. Размещение офисов и туристических организаций различного типа допускается при условии, что это не снижает комфорта проживания.
Помещения обслуживания. Прачечную и химчистку следует размещать в едином функциональном блоке. Гостиничная прачечная должна иметь комнату для сортировки белья временного хранения грязного, стиральные и гладильные цеха, центральную бельевую комнату. Запрещается одновременное хранение чистого и грязного белья. Служебные помещения должны обеспечивать свободный доступ к ним. Для персонала предусмотрены отдельные помещения с раздевалками и душевыми.
В гостиницах категории « три звезды» и ниже рекомендуется предусматривать номера для обеспечения экстраординарных ситуаций ( не менее 4.5 кв,м жилой площади).
Помещения поэтажного обслуживания следует блокировать, предусматривая один блок на 30 номеров, в гостиницах категории « пять звезд», на 40 номеров - « четыре звезды», на 50 номеров - « три звезды», на 60 номеров - « две ». Помещения поэтажного обслуживания в одно- и двухзвездочных гостиницах допускается располагать через этаж. Минимальный состав помещений поэтажного обслуживания - комната обслуживающего персонала.
1.2 Номерной фонд
Номерной фонд - это совокупность, общее количество мест, количество номеров разных категорий в гостинице, которым распоряжается дирекция гостиницы, состоящая из службы портье, службы горничных, службы текущего ремонта, службы безопасности. В совокупности они несут ответственность за оказание основных гостиничных услуг и поддержание номерного фонда в соответствии с принятыми стандартами.
Номер - это помещение, состоящее из одного или нескольких мест проживания, оборудованных в соответствии с требованиями к гостиницам данной категории.
Гостиничные номера классифицируются по различным основаниям:
- по числу мест: одноместные, двухместные, трехместные с двумя раздельными, одной большой или дополнительными кроватями;
- по количеству комнат: однокомнатные, двухкомнатные или многокомнатные;
- по назначению различают номера бизнес-класса, эконом-класса, номера-апартаменты.
Положением о государственной системе классификации гостиниц и других средств размещения в РФ установлены следующие категории номеров:
- сюит - номер не менее 75 кв.м., состоящий из трех и более жилых комнат (гостиная, кабинет спальня) с широкой двуспальной кроватью и дополнительным гостевым туалетом;
- апартамент - номер площадью не менее 40 кв.м., состоящий из двух и более жилых комнат, имеющий кухонное оборудование;
- люкс - номер не менее 35 кв.м., состоящий из двух комнат (гостиной и спальни);
- студия - однокомнатный номер площадью не менее 25 кв.м., позволяющий использовать часть помещения в качестве гостиной, столовой, кабинета;
- номер 1 категории (стандартный номер) - это номер, состоящий из одной жилой комнаты, с одной, двумя кроватями, с полным санузлом (ванна/душ/умывальник/унитаз), расчитанный на 1-2 человека;
- номера 2-5 категорий имеют различные нормы площади на одного человека, не полностью оборудованные санузлы или расчитанные на пользование гостями нескольких номеров.
По европейской классификации номера стандартизируются следующим образом:
- doubletwin - номер с двумя кроватями
- extrabed (kingsize) - номер с одной большой кроватью для семейной пары
- triple - номер с двумя кроватями и диваном
- single - номер таких же размеров, как и doubletwin, но с одной кроватью
- juniorsuite - двухместный однокомнатный номер улучшенной планировки
- deluxe - такой же номер, но с более дорогой обстановкой
- suite - номер с гостиной и спальней, с мебелью и оборудованием высокого качества
- business - большой номер с компьютером, факсом, пригодный для работы
- familystudio - номер для семьи с двумя смежными комнатами
- president - самые роскошные номера гостиницы, имеющие несколько спален, кабинет и два-три туалета
1.3 Офис административно-хозяйственной службы
Офис административно-хозяйственной службы гостиницы можно назвать "сердцем" подразделения. Это и рабочее место руководителя (менеджера), здесь проводятся 5-ти минутки коллектива отдела. Здесь горничные получают персональные задания по уборке номеров.
В офисе хранится вся документация, служебные ключи, архивные документы.
Отсюда происходит обмен информацией, в первую очередь, со службой приема и размещения, а также другими службами отеля.
Здесь ведутся все служебные телефонные разговоры. Только сюда возможен личный звонок кого-либо из сотрудников службы.
В офисе принимаются от служащих объяснительные, заявления, докладные и т.д.
В офис АХС поступает множество различных звонков как внутренних, так внешних. При разговоре по телефону, самое важное - произвести впечатление. Дежурный по офису (клерк) должен отвечать на звонок не позже третьего сигнала. При ответе - говорить не торопясь, четко проговаривая слова, приветливо и с улыбкой.
При ответе на внешний звонок клерк должен произнести стандартную фразу: "Доброе утро/день/вечер/ночь. Гостиница (говориться название), хозяйственный отдел. Чем могу помочь?
При ответе на внутренний звонок необходимо поприветствовать звонящего человека, назвать отдел, должность, свое имя и спросить, чем можно быть полезным.
Пример: "Доброе утро/день/вечер/ночь. Хозяйственный отдел. Супервайзер Татьяна, чем могу помочь?
Главное правило - никогда не говорить НЕТ, НЕ ЗНАЮ, НЕ МОГУ. Если сотрудник не в состоянии моментально ответить на вопрос звонящего, выполнить его просьбу или решить проблему, ему необходимо извиниться, выяснить координаты клиента, попросить подождать некоторое время. Затем в максимально короткий срок перезвонить клиенту и проинформировать его о результате вопроса.
Сотруднику офиса категорически запрещается оглашать конфиденциальную информацию о работе службы, сотрудниках, а также какую- либо информацию о гостях отеля.
Ведущие отечественные гостиницы с иностранным менеджментом используют в своей деятельности автоматизированную систему управления гостиницей Fidelio. Модуль "Управление номерным фондом" данная программа позволяет получить любую отчетность за любой период времени, а так же этот модуль дает полный набор возможностей для работы службы хозяйственного отдела
- назначение комнат и отчеты по всем распределениям
- задание горничным
- отчеты по работе горничных
- отчеты по несоответствиям состояния номеров
- изменения статуса номеров посредство телефонного Интерфейса
- операция быстрой уборки
- не заселяемые номера и " номера на ремонте".
Эта программа используется на английском языке. Даже в самых высококлассных отелях не требуется от служащих низшего звена (горничные, уборщицы, полотеры) свободного знания английского языка и умения работать на компьютере.
В HousekeepingReport используется множество сокращений. В разных гостиницах основные статусы могут быть представлены следующим образом:
CL или CLN (clean) - чистый
DI или DTY (dirty) - грязный
OC или OCC (occupy) - жилой, занятый
DP или DEP (departure) - выездной, гость уже выписался, DN - выездной, но гость еще не расплатился,
OO или OOO (outoforder) - номер, находящийся в вынужденном простое (ремонт)
OS - тот же статус может быть присвоен забронированным номерам, в ожидании особо важных гостей