Организация, разработка и контроль системы безопасности в повседневных и в особых условиях (стихийные бедствия, поломки, аварии, беспорядки и т.п.).
В составе отдела режима и охраны имеются следующие структурные единицы:
Сектор режима.
Сектор охраны.
В соответствии с основными задачами отдел режима и охраны выполняет следующие функции:
Организует работу по выполнению решений, приказов и распоряжений руководства предприятия по обеспечению защиты коммерческих секретов и обеспечению безопасности деятельности.
Определяет единство действий и организует защиту, безопасность, сохранность документов и ценностей в обычных и особых условиях.
Разрабатывает, обновляет и дополняет инструкции, положения и иные нормативные материалы по режиму и охране.
Осуществляет руководство работой по установлению степени конфиденциальности сведений, содержащихся в документах. Совместно с основными подразделениями проводит работу по анализу практики применения «Перечня сведений» составляющих коммерческую тайну», по подготовке и внесению в него в установленном порядке необходимых изменений и дополнений, а также организует его переработку и переиздание.
Организует разработку и контроль за эффективностью действующей разрешительной системы допуска сотрудников, компаньонов и клиентов к ознакомлению и работе с документами конфиденциального характера, с целью исключения возможности ознакомления со сведениями, не относящимися к выполняемой ими работе.
Разрабатывает и рассматривает совместно со специальным отделом и подразделениями предложения по совершенствованию делопроизводства с грифом «Коммерческая тайна», предотвращению факторов включения в документы секретного и несекретного характера излишнего объема сведений» являющихся коммерческой тайной, сокращению издаваемых и разрабатываемых документов конфиденциального характера, неоправданной из рассылки.
Организует и обеспечивает систему контролируемого доступа и специального пропускного«режима в здания и помещения.
Организует, обеспечивает и контролирует выполнение требований внутри объектного режима.
Определяет систему охраны и участвует в ее организации и обеспечении работы выделенных помещений.
Организует разработку тактических принципов использования средств автоматизации, сигнализации, связи и охраны.
Организует охрану, пропускной» допускной и внутри объектный режим и осуществляет оперативно-методическое руководство работами по защите выделенных помещений и информации, обрабатываемой и передаваемой с использованием технических средств.
Осуществляет руководство и режим защиты коммерческих сведений в работе по отбору, хранению и использованию архивных материалов.
Осуществляет методическое руководство и принимает непосредственное участие в проведении предупредительно-профилактической работы с исполнителями работ и документов конфиденциального характера.
Организует проведение служебных расследований по фактам утраты документов конфиденциального характера, разглашения охраняемых сведений, нарушения охраны и пропускного режима, необоснованного ознакомления сотрудников и командированных лиц со сведениями, составляющими государственную и коммерческую тайну и по другим фактам, которые привели или создавали условия, способствующие утечке конфиденциальной информации.
Обеспечивает личную охрану руководства и сотрудников.
На основе единоличия руководит деятельностью отдела режима и охраны по выполнению возложенных на отдел задач и функций начальник службы охраны, который:
Назначает проведение проверок состояния и эффективности работы по обеспечению сохранения коммерческих секретов, режима безопасности, охраны и технического ее обеспечения.
Требует от сотрудников представления объяснений по фактам, которые привели или могли привести к утечке информации, составляющей коммерческую тайну.
Ходатайствует о поощрении сотрудников, активно участвующих в работе по предупреждению утечки охраняемых сведений, выполнении требований режима и охраны.
Приведем пример Положения о секторе режима.
Сектор режима является подразделением отдела режима и охраны службы безопасности и подчиняется непосредственно начальнику отдела.
В своей деятельности сектор руководствуется требованиями «Инструкции по режиму и охране» в части режима.
Организация пропускного и внутри объектного режима.
Разработка разрешительной системы и обеспечение допуска сотрудников к документам, материалам и сведениям, составляющим коммерческую тайну.
Контроль за соблюдением режима допуска к сведениям и документам.
Совершенствование системы пропускного и внутри объектного режима.
Участие в разработке «Перечня сведений, составляющих коммерческую тайну».
В составе сектора режима выделяются следующие штатные должности:
заведующий сектором режима;
старший инспектор по режиму — начальник бюро пропусков;
инспектор по режиму;
инспектор по работе с персоналом, допущенным к сведениям, составляющим коммерческую тайну.
В части обеспечения режима основными функциями сектора являются разработка, реализация и осуществление основных положений системы получения разрешений на доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в том числе:
права, обязанности и ответственность сотрудников, допущенных к работе с документами, содержащими коммерческую тайну;
схема выдачи разрешений на доступ сотрудников к сведениям, составляющим коммерческую тайну;
порядок доступа на совещания по вопросам, содержащим сведения^ составляющие коммерческую тайну;
порядок и контроль доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну, представителей других предприятий и государственных органов;
ведение, уточнение и изменение «Перечня сведений, составляющих коммерческую тайну";
учет сотрудников, допущенных к работе с документами и материалами, содержащими сведения, составляющие коммерческую тайну;
учет и анализ нарушений режима работы с документами, содержащими коммерческую тайну, различного рода попыток несанкционированного доступа к конфиденциальным документам традиционного и автоматизированного исполнения (базы данных, персональные файлы и др.), случаев телефонных переговоров, содержащих конфиденциальную информацию;
организация и проведение деловых совещаний* переговоров и встреч с обсуждением вопросов, связанных с коммерческой тайной;
организация и обеспечение пропускного^ и внутри объектного режима: выдача пропусков (постоянных, временных, разовых), порядок посещения, учет посетителей;
определение выделенных помещений, проведение их паспортизации» обеспечение их защиты совместно с группой Инженерно-технической защиты информации.
В части работы с персоналом учитывается, что сотрудники — главный источник утечки конфиденциальной информации, С учетом этого функции группы составляют:
беседы с поступающими на работу в подразделения, работа которых связанна с коммерческой тайной, с целью установления их пригодности для этой работы;
изучение поступающего на работу в части его прошлой трудовой деятельности;
оформление обязательств о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну;
анализ служебной осведомленности сотрудников;
анализ и учет трудовой удовлетворенности с целью предупреждения увольнения сотрудников, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну;
ведение досье на сотрудников, допущенных к документам с коммерческой тайной;
организация обучения сотрудников по вопросам защиты коммерческой тайны;
беседы с увольняющимися и оформление контракта (обязательства) не разглашать коммерческие секреты.
Кроме того, сектор в тесном взаимодействии с отделом кадров:
разрабатывает планы комплектования кадрами;
оформляет прием, перевод и увольнение сотрудников, допущенных к коммерческой тайне;
готовит материалы для преставления сотрудников к поощрениям и должностным перемещениям.
Проводит беседы с поступающими на работу и увольняющимися и оформлять обязательства не разглашать коммерческие секреты.
требует от сотрудников и клиентов строгого выполнения установленного пропускного и внутриобъектового режима;
проводит проверку состояния и организации работы по обеспечению режима работы с документами составляющими коммерческую тайну.
требует от сотрудников письменных объяснений по фактам нарушения пропускного и внутриобъектового режима;
возбуждает ходатайства перед руководством о привлечении к дисциплинарной ответственности лиц, допустивших нарушения режима.
представляет к поощрениям сотрудников, добросовестно выполняющих обязанности по сохранению в тайне охраняемых сведений.
Всю полноту ответственности за выполнение задач и функций по режиму и работе с персоналом несет заведующий сектором режима.
Степень ответственности других сотрудников сектора устанавливается должностными инструкциями.
Приведем пример Положения о секторе охраны.
Сектор охраны является подразделением отдела режима и охраны службы безопасности и подчиняется непосредственно начальнику отдела.
В своей деятельности сектор руководствуется требованиями «Инструкции по режиму и охране» в части охраны.
Обеспечение надежной защиты зданий, помещений, оборудования, валютных и материальных ценностей, а также личной охраны руководящего состава в обычных и экстремальных условиях.
Сектор охраны состоит из:
комендантской службы;
группы личной охраны руководства.
Комендантская служба может состоять из коменданта здания, дежурного мастера по вневедомственной и объектовой технической охране и дежурного мастера по противопожарной охране.
Сектор охраны осуществляет охрану зданий, помещений, оборудования, линий связи и перевозок, пожарную охрану, а также личную охрану руководящего состава.