На сегодняшний день в мире существуют несколько глобальных систем бронирования, которые обладают, с одной стороны, удивительной гибкостью при резервировании, а с другой - возможностью проводить гибкую ценовую политику и оперативно распределять поток клиентов.
Туристическая фирма «Гид» использует возможности Интернета, но делает это она пока на весьма примитивном уровне. Пока недостаточно используются даже возможность знакомить своих клиентов через всемирную сеть с конкретными условиями и датами поездок: на сайте турфирмы находится достаточно общая информация, не дающая ответов на множество мелких (но от этого не менее важных) вопросов о конкретных деталях поездок.
И, тем более, в настоящее время не используются возможности системы заказа туров через Интернет. Несомненно, это требует привлечения квалифицированных специалистов для создания подобной программы, размещения в Интернете и ее «раскрутки». Руководство фирмы в движении в этом направлении останавливает то соображение, что стоимость подобных услуг для фирмы очевидна и достаточно значительна, технологический процесс нововведения непонятен, а возможный эффект представляется иллюзорным.
При оказании услуг фирма должна ориентироваться на потребности туристов, определяемого с помощью опроса потенциальных клиентов. Для большей эффективности осуществления сервисной деятельности сотрудникам фирмы огромную услугу могут оказать современные наработки в области психологии и коммуникативных технологий. Мы уже упоминали о том, что сервисное обслуживание более, чем многая иная деятельность в сфере услуг направлена на осуществление потребностей людей, а, значит, ее невозможно проводить в полную меру с полной отдачей без учета «человеческого фактора».
Анализ существующей сервисной деятельности туристической фирмы «Гид» показал, что в фирме есть одно «тонкое место», а именно - этап первоначального контакта с клиентами, когда происходит процесс их ознакомления с теми условиями коммерческих туров, которые предлагает им наша фирма. У турфирмы «Гид» уже сформировался основной контингент клиентов; большинство из них ездят в шоп-туры не первый год и с устоявшейся периодичностью. Они сами по мере необходимости связываются с теми сотрудниками фирмы, которые «ведут» их туры, узнают необходимую информацию и делают заказы согласно установленной форме. Сотрудники турфирмы привыкли к подобной (облегченной) форме общения с клиентам, которая вполне устраивает опытных клиентов.
Но, к сожалению, когда в фирму обращаются люди, желающие впервые воспользоваться ее услугами, у персонала срабатывает стереотип привычной коммуникации - давать информацию упрощенно, сжато и рассчитывать на то, что условия поездки уже знакомы и этим клиентам. Что совершенно не отвечает действительности. На резонные просьбы дать более подробную информацию некоторые сотрудники турфирмы, случается, реагируют - мягко говоря - эмоционально, провоцируя клиентов на «выяснение отношений».
Все это говорит о том, что руководство турфирмой должно обратить большее внимание на этическую сторону коммуникации в фирме. С этой целью руководством головного предприятия турфирмы «Гид» была предпринята попытка регламентировать требования к персоналу. С нашей помощью в этих целях был разработан проект стандарта “Общие требования к оказанию туристских услуг”.
Согласно этому документу:
— персонал должен быть приветливым и доброжелательным, должен начинать диалог с приветствия и приветливо улыбаться;
— персонал должен быть терпеливым и вежливым, проявлять уважение к посетителю, уметь слушать;
— сотрудник фирмы должен иметь располагающий вид;
— необходимо сводить к минимуму ожидание посетителей, способствовать тому, чтобы время ожидания не было утомительным;
— в присутствии посетителя сотрудники не должны вести личных телефонных переговоров.
Кроме того, персонал, включая руководящий состав должен иметь профессиональную подготовку и квалификацию. При этом требуется наличие специального образования.
Персонал турфирмы «Гид» должен знать:
-законодательные акты и нормативные документы в сфере туризма;
-формальности международных норм, а также правила оформления документов на выезд (въезд) из России;
-иностранный язык в объеме, соответствующем выполняемой работе.
Кроме того, персонал должен уметь:
-дать четкий, точный ответ на поставленный посетителем вопрос;
-владеть информацией, необходимой для потребителя и постоянно ее актуализировать;
-повышать свою квалификацию.
Вместе с тем, нами были разработаны и предложены руководству фирмы ряд практических рекомендаций по ведению эффективного диалога с клиентом.
1. Не стоит решать проблему с ходу; прежде нужно наладить отношения с клиентом, избавиться от официальности.
2. Когда приходится решать несколько вопросов сразу, необходимо выстроить свои цели в порядке их важности, определить то, чем можно пожертвовать.
3. Сначала лучше решать вопросы, не вызывающие разногласий.
4. Каждый работник турфирмы должен быть неизменно корректен и предупредителен.
5. Он должен быть готов ответить на любой вопрос
6. Важно уметь слушать и использовать высказывания собеседника для развития его же мыслей.
7. Даже неудачно законченные переговоры нельзя грубо обрывать, надо оставлять надежду на решение в будущем.
Учет особенностей клиентов, подбор индивидуальных методов работы с ними, несомненно, окажут положительную роль в процессе обслуживания и повысят эффективность всей сервисной работы турпредприятия.
3.4 Результаты анкетирования постоянных клиентов турфирмы
Для более разностороннего и полного анализа нынешнего состояния сервисной деятельности и возможностей ее улучшения нами были проведены социологические исследования среди постоянных клиентов турфирмы.
Исследование проводилось в виде анкетирования с использование закрытых и открытых вопросов, а также в виде краткого интервью.
Форма анкеты в Приложении В.
В опросе приняло участие 26 клиентов фирмы, которые пользовались ее услугами не менее пяти раз.
В результате опроса выяснилось, что 38 процентов из них занимаются коммерческими турами в Манчжурию более десяти лет; 27 процента - от 5 до 10 лет; 23 процентов - от года до пяти лет и 12 процентов - менее одного года.
Услугами туристической фирмы «Гид» соответственно пользуются: более 10 лет - 31 процент; от 5 до 10 лет - 34 процент; от года до пяти лет - 31 процентов; менее одного года - 4 процента.
Сравнение этих цифр показывает, что подавляющее большинство «челноков» со стажем пользуются услугами нашей турфирмы практически со времени своего занятия этим бизнесом. Это - весьма ощутимый факт общей высокой оценки деятельности фирмы.
Одновременно настораживает обратная тенденция среди тех, кто совсем недавно стал ездить в коммерческие туры. За последний год в фирме появилось меньше клиентов, чем раньше (это показывает как статистика, которая ведется на предприятии, так и наше исследование).
Фирма не может держаться долго только за счет своих постоянных клиентов; если не будет достаточного в количественном отношении притока «свежей крови», клиентура может естественным образом уменьшиться настолько, что это будет ощутимо не только для статистики, но и для бухгалтерии.
Из 26 опрошенных больше половины (19 человек) пользовались ранее услугами других турагенств для коммерческих поездок в Китай. Параллельное интервьюирование показало, что 17 из них делали это для того, чтобы попасть в другие города и районы Китая (напомним, что наша туристическая фирма организовывает поездки только в один город - Манчжурию). Естественно - тем, кто по своим торговым делам должен был посетить другие места, приходилось соответственно пользоваться услугами других фирм. Так что общий показатель «верности» клиентов турфирме «Гид» очень высок.
И, вместе с тем, он уменьшается вместе со стажем коммерческих поездок их клиентов. Это опять-таки наводит на тревожные мысли о будущих перспективах фирмы.
Следующий пункт анкеты - «Какую оценку по 5-бальной шкале Вы бы поставили турфирме за предлагаемое ей качество обслуживания?» с общим баллом в 4,6 восстанавливает пошатнувшийся было оптимизм.
Однако ненадолго. Ибо список возможных «доделок» в работе фирмы необычно высок для работы на поставленную ранее оценку в «четыре с плюсом».
Итак, среди пожеланий клиентов встречались следующие:
1. Качество и комфорт собственно поездок. Люди почти в один голос указывали на то, что транспортный парк турфирмы уже давно нуждается в существенном улучшении, а еще лучше - в замене (так или иначе эту проблему назвали 22 человека).
2. Снизить цену тура (13 человек).
3. Опоздания с выездом из Забайкальска. Редкий тур начинается без хотя бы 15-минутного опоздания. Но значительно хуже опоздания на обратном пути: бывали случаи, когда туристы из-за этого опаздывали на поезд домой (12 человек).
4. Отсутствие в микроавтобусе кондиционера (8 человек) и телевизора (1 человек).
5. Отсутствие питания во время поездки (7 человек).
6. Больше внимания уделять нуждам клиентов (4 человека).
7. Увеличить территорию складских помещений, в которых хранятся привезенные из Китая товары (4 человека).
8. Упростить систему оформления необходимых для пересечения границы документов (3 человека).
Итак, как показал опрос, основная доля пожеланий (почти половина) пришлась на транспортный вопрос, точнее - на качество самих поездок. Руководству фирмы есть над чем задуматься.