Документационное обеспечение управления делопроизводство (стр. 12 из 72)

Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов (рис 4.1) на документах, составляющих систему организационно-распорядительной документации, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь — место для размещения текста — основного реквизита документа. Размещение реквизитов документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 значительно улучшает качество документов, их внешний вид.

4.2. Форматы бумаги и поля

Массовое производство приспособлений для хранения документов и работы с ними: папок, коробок, конвертов, канцелярского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форматов бумаги.

Эта работа в нашей стране была успешно проведена еще в 1920-е годы, когда впервые была введена система взаимоувязанных производственных и потребительских форматов бумаг, в основу которых положены широко распространенные немецкие форматы DIN (Deutsche Industrial Normal).

Стандартизация форматов бумаги ввела определенный порядок в ее производство, различных изделий из нее, канцелярских товаров, установила систему ограничения размеров бумаги для изготовления документов. В соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы» стандартные форматы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO).

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата АО (841 мм 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда - А, Б, В (табл. 4.1).

Таблица 4.1. Потребительские форматы бумаги (мм)

Ряд А		Ряд В		Ряд С
АО	841x1189	ВО	1000x1414	С0	917x1287
A1	594x841	В1	700х1000	С1	648x917
А2	420x594	В2	500x707	С2	452x648
A3	297x420	ВЗ	353x500	С3	323x458
А4	210x297	В4	250x353	С4	229x324
А5	148x210	В5	176x250	С5	162x229
А6	105x148	В6	125x176	С6	114x162
А7	74x105	87	88x125	С7	81x114
А8	52x74	В8	62x88	С8	57x81
А9	37x52	В9	44x62
А10	26x37	В10	31x44
А11	18x26	В11	22x31
А12	13x18	В12	15x22
AI3	9x8

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (148x210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики - ведомости, планы и т. д. оформляются на формате A3 (297x420).

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают. В Европе наиболее распространены немецкие форматы, а в США — североамериканские форматы бумаги, где основной формат - аналог А4 - равен размеру 21,59 см х

27,94 см (Letter 8 1/2 х 11 in.).

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм:

левое поле - 20; верхнее поле - 15; правое поле - 10; нижнее поле - 20.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

В соответствии со стандартом ИСО 3535-1977 «Формуляр-образец и конструкционная сетка» за рубежом применяются при оформлении документов следующие размеры полей: с левой стороны - 20 мм ± 10; верхнее поле - 10 мм ± 1,0 мм.

ГОСТ Р 6.30 – 90

Рис. 4.1. Угловое расположение реквизитов и границ зон на формате А4

4.3. Бланки документов

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р.

6.30-97.

Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 (210x297 мм) и А5 (210*148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей, установленных государственным стандартом.

При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирают в

зависимости от «длины» (т.е. от количества знаков в наименовании организацииавтора).

Наиболее распространенный способ изготовления бланков — типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа.

В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называемый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).

Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации

на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный 'знак (знак обслуживания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер документа, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».

Пример оформления бланка для писем с угловым расположением реквизитов.

Общий бланк. В зависимости от учредительных документов Организации он может содержать следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации;

06 наименование организации (автора документа); 12 место составления или издания документа.

Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение отметок для размещения реквизитов 09 — дата и 10 — регистрационный номер документа.

Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов:

Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).