Документационное обеспечение управления делопроизводство (стр. 16 из 72)

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью. Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.

Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа.

Например:

Приложение

к приказу ректора университета

1104.99 № 07/21

При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер. «Приложение № I», «Приложение № 2» и т, д.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными

буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его дату, и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например, ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к приказу ректора университета

11.04.2000 № 07/21

Реквизит 21 подпись. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержатся сведения денежного, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей; документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций.

В состав реквизита «подпись» входит наименование должности лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия.

Если документ оформлен на бланке, то реквизит «подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Если документ подготовлен двумя организациями и его подписывают лица равных должностей, то их подписи располагают двумя группами на одном уровне.

В таком случае документы оформляют не на бланках и подписывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом каждая организация (учреждение) имеет официально оформленный подлинник документа.

Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей. Например:

Генеральный директор	Д. Лакеенков
Главный бухгалтер	Л.Д. Жукова

Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов — протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации — автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

В отечественной практике оформления документов часто встречается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это нарушает юридическую силу документа. Документ может подписать лицо, официально исполняющее обязанности руководителя. Использование предлога «за» или сокращения «зам», «врио» недопустимо.

Допускается в реквизите «подпись» центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например,

Коммерческий директор ЗАО «Вымпел» Н.Ф. Рубцов

В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись — это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя. Организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи и виды документов, которыми она заверяется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству. При этом необходимо помнить, что использование факсимильной подписи вместо настоящей не должно противоречить закону или иным правовым актам.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил порядок удостоверения документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем. Юридическая сила таких документов удостоверяется электронной цифровой подписью.

Реквизит 22 гриф согласования документа. Реквизит 23 визы согласования документа. Согласование документа осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Оценка проводится с точки зрения целесообразности создания документа, его соответствия действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др. Согласование документа необходимо для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структурных подразделений, организаций или учреждений с решением вопроса, изложенным в документе.

Согласование документа в пределах одной организации оформляется визой. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-97 при визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату.

Такое оформление облегчает работу с документом специалистам аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службе — при контроле качества подготовки документа и его оформления, руководителю — при подписании документа.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству (по работе с документами) или регламентируются распорядительным документом первого руководителя. Проекты инструкций, других ведомственных нормативнораспорядительных документов визируют начальники заинтересованных структурных подразделений. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

М.Л.Гринберг

05.09.2000

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. По усмотрению организации допускается полистное визирование документа и его приложения.

Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. При этом согласование оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Согласование при этом оформляется в виде грифа, включающего слово «СОГЛАСОВАНО», должности руководителя и наименования организации, с которой согласовывают документ, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления административного и финансового обеспечения

М.Л.Гринберг

20.09.2000

Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом после обсуждения документа на его заседании, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО	СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания	Письмо министра связи
30.11.2000 № 12	18.11.2000 № 12/34-09

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Реквизит 24 печать. Заверение документов печатью организации — особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, и др.