Решить все основные организационные вопросы необходимо примерно за три недели до мероприятия. К этому времени вы должны не только знать, что и где будет происходить, и иметь детально проработанный и утвержденный сценарный план, но и подтвердить работу всех основных исполнителей. После чего вы сможете готовить и рассылать приглашения. Кстати, приглашения – это некая точка в подготовке праздника. После этого можно заниматься только доработкой мелких технических деталей – фонограммами, тезисами речей, репризами, детализацией меню, изготовлением декораций и прочей атрибутики праздника. После рассылки приглашений необходимо сохранить заявленные в них условия, особенно время, место и основное содержание праздника.
Особенности разработки бюджета регионального праздника.
На данном этапе планируется бюджет праздника.
Бюджет праздника в большинстве случаев – это итоговая цифра всех расходов, связанных с организацией и проведением. На всякий случай, имейте в запасе бюджет, расписанный по всем статьям расходов. Для того чтобы определить, какой бюджет у планируемого праздника, необходимо выяснить суммы гонораров предлагаемых участников, сумму расходов на рекламу и т. д.
Корпоративный праздник может быть: данью традиции; символом достижения важного рубежа в жизни компании; заменой премии (буквально); признаком заботы и уважения компании к своим работникам; способом сближения сотрудников и улучшения взаимопонимания; опытом совместного бесконфликтного и продуктивного общения; инструментом для снятия внутрикорпоративных конфликтов; методом проявления творческих сил коллектива; известием о переменах и изменениях; механизмом мотивации и укрепления лояльности; инструментом введения новых элементов корпоративной культуры; знакомством с новым руководством, новой политикой, новой идеей компании и др.; демонстрацией успеха или стабильности.
Планировать проведение праздников имеет смысл при составлении календаря корпоративных событий или плана работы с персоналом на год. Нужно учитывать эти дополнительные расходы при утверждении годового бюджета. Но если вы только предполагаете сам факт проведения праздника и в годовом бюджете определяете примерную для этого сумму, то все детали заранее запланировать нельзя. Стоимость аренды площадок, работы ресторанов и гонорары артистов в каждом сезоне разные. Например, новогоднее предложение ресторанов и стоимость аренды дворцов на новогодний сезон формируются в октябре и, соответственно, раньше октября вы не сможете ни составить точную смету, ни забронировать помещение.
Поэтому и утверждение бюджета мероприятия, и сама подготовка к празднику должны начинаться не раньше, чем за три месяца до этого знаменательного события, но и не позже чем за месяц. Конечно, возможно подготовить праздник и за неделю, и даже за один вечер. Но при такой экстремальной организации придется довольствоваться тем, что осталось, и на тех, далеко не выгодных условиях, которые вам предъявят.
Расходная часть праздничного бюджета может состоять из следующих частей:
аренда площадки;
украшения зала;
приглашения (изготовление и расходы по доставке);
еда и напитки;
работа ведущего;
артисты, шоу-программа, музыкальная аппаратура;
спецэффекты;
фото- и видеосъемка;
транспортные расходы;
сувениры и подарки;
оплата услуг компании-организатора.
Около половины общей суммы обычно бывает потрачено на ресторанное обслуживание, еду и напитки, четверть – на аренду, декорации, техническое оснащение площадки, охрану и транспорт. Оставшаяся часть уйдет на организацию шоу-программы, т. е. на артистов, режиссеров, ведущего, ассистентов, на конкурсы, игры и аттракционы и, возможно, на оплату услуг компании – организатора праздника. Конечно же, это примерное соотношение, и оно может меняться в каждом конкретном случае.
Организационное обеспечение и контроль проведения праздника
Особое внимание следует уделить организационному обеспечению и контролю над проведением праздника.
При подготовке праздника желательно придерживаться определенного порядка.
Сначала нужно определить цель и смысл проведения праздника, его задачи. Потом – общие условия праздника: день и время, количество и состав гостей, требования к месту проведения, требования к программной части, примерный бюджет праздника. Кроме того, необходимо назначить ответственного за организацию праздника сотрудника, и, если это возможно, наделить его полномочиями по самостоятельному принятию решений и утверждению любых деталей в этой связи.
Первым делом ответственный за мероприятие, должен определить: какие вопросы он может решить самостоятельно (например, найти «площадку» – место для проведения праздника); что целесообразно выполнить силами своей компании (например, транспорт для гостей), а что лучше доверить сторонним подрядчикам (например, подготовка сценария, создание шоу-программы, поиск и координация артистов и т. д.).
Существует несколько типов организаторов, действующих на рынке услуг по подготовке и проведению корпоративных и иных праздников.
Специализированные компании – организаторы торжеств.
Среди них есть и фирмы, готовящие праздник «под ключ» и организации, выполняющие лишь часть работ (например, подбор площадки, плюс шоу-программа, плюс кейтеринг). Кроме того, некоторые компании специализируются на каких-то видах мероприятий (например, преимущественно организуют свадьбы).
Компании, работающие «под ключ», могут взять на себя весь комплекс работ по подготовке и проведению праздника – от разработки оригинальной концепции, печати приглашений и аренды помещения до координации выступлений артистов и развозки гостей по домам. Это очень удобно, но никто не заставит вас покупать непременно все услуги, вы можете выбрать только то, что не в состоянии организовать сами.
Фирмы, профессионально занимающиеся проведением мероприятий, как правило, имеют в своем штате (или на условиях подряда) специалистов по работе с персоналом, режиссеров, сценаристов и т. д. Кроме того, обычно у них есть набор стандартных праздничных программ, необходимый для конкурсов реквизит, звуко- и светотехника, наработанные связи с администрациями дворцов, ресторанами, декораторами, транспортными фирмами, специалистами по спецэффектам, артистами и т. д. Так, например, работая с вами над шоу-программой, менеджер такой фирмы должен предложить вам на выбор большой список ведущих и артистов различных жанров, рассказать об особенностях их работы, предоставить их фотографии, видеоматериалы и дать свои рекомендации. Кроме того, организатор берет на себя гарантии выхода на праздник утвержденного вами исполнителя и всегда имеет запасной равноценный вариант на случай форс-мажорных обстоятельств.
Услуги таких компаний-организаторов обычно оцениваются в размере 10-15 % от общей сметы всего мероприятия или той его части, подготовка которой была им поручена. В некоторых случаях организатор может запросить фиксированную сумму – это может быть и 0-900, и 00-4000, и даже более, в зависимости от масштабности мероприятия и амбиций специализированной компании.
Кстати, разработка концепции праздника (идеи и оригинального сценария) практически всегда оплачивается отдельно, а если приглашать к разработке какого-нибудь известного шоумена, то сценарий может стоить намного больше.
Рекламные агентства, турфирмы, рекрутинговые и тренинговые компании и т.д. могут быть прекрасными организаторами в своей основной сфере деятельности, но в области проведения корпоративных праздников они, как правило, исполняют функцию посредников, передавая заказ стороннему организатору и контролируя его работу.
С одной стороны, это лишнее звено в цепи, что увеличивает и сроки исполнения работ, и затраты. Но, с другой стороны, бывают случаи, когда их привлечение оправданно. Например, если предстоящий праздник тесно связан с вашей рекламной кампанией, то имеет смысл поручить его разработку «своему» рекламному агентству.
Продюсеры и продюсерские центры многие путают с организаторами массовых мероприятий. А смыслом работы продюсера является не организация праздников, а создание, продвижение и продажа творческих проектов, таких, как музыкальные коллективы, спектакли, шоу-постановки и так далее.
Арт-менеджеры работают в клубах и ресторанах. Их основная задача – создание тематических сезонных и вечерних (пятничных и субботних) программ. И хотя эти программы тоже развлекательные, они имеют свои особенности. В ресторан посетители приходят парами или небольшими группами и, что характерно, не имеют никакого стремления общаться с людьми за соседними столиками. Развлекательная программа проходит фоном, и, конечно же, в ней отсутствует какая-либо объединяющая идея. Клубные шоу-программы в основном рассчитаны на аудиторию определенного возраста, следовательно, и артисты, и развлечения, и ведущие, в ней задействованные, – соответствующие. Часто исполнители, предлагаемые арт-менеджерами, очень соблазнительны по цене, но это просто артисты, с которыми обычно работает этот ресторан или клуб, а это вовсе не означает, что они вам подходит.