· від осіб, відповідальних за збереження довірених їм засобів, взяти розписки про те, що усі документи по надходженню і списанню засобів здані у бухгалтерію господарства і не оприбуткованих або не списаних засобів у них немає.
Під час інвентаризації комісія в обов’язковому порядку перевіряє відповідність технічної документації із записами в первинних документах та реєстрах обліку, записує в інвентаризаційні описи повні найменування об’єктів та їх інвентарні номери.
Основні фонди ТзОВ «Дукат-Ужгород» записуються у відповідних інвентаризаційних описах в розрізі виробничого або невиробничого призначення об’єктів та по рахунках (субрахунках) обліку основних засобів. Об’єкт, який був реконструйований, пройшов поліпшення чи переобладнання, внаслідок чого змінилось його призначення, вноситься до інвентаризаційного опису під найменування, що відповідає новому основному призначенню.
Будівлі заносяться в інвентаризаційні описи в індивідуальному порядку з детальним описом кожного об’єкту.
В описах наводяться також основні розміри будівель. Об’єм будівлі в метрах кубічних (м3) визначається за зовнішніми обмірами (довжина і ширина) — по зовнішньому периметру стін, висота — від рівня землі до рівня стелі.
Корисна площа підлоги визначається сумою площ усіх приміщень (по внутрішньому обміру), виключаючи при цьому площі, зайняті печами, перегородками і т.д.
Робочі автомобілі, приміщення, та інше обладнання, транспортні засоби, господарський інвентар заносять в інвентаризаційні описи індивідуально, вказують інвентарний номер, найменування заводу виготовлювача, рік випуску, призначення, потужність і т.д., а також пристрої, що належать до того чи іншого обладнання, машини чи установки.
Присвоєні об’єктам основних засобів інвентарні номери не повинні змінюватися. Заміна номерів може здійснюватись у тих випадках, коли виявлено, що об’єкти помилково відображені не в тій групі основних засобів, до якої вони повинні бути включені за своїм техніко-виробничим призначенням, а також у випадках встановлення невірної нумерації.
При виявленні об’єктів, що не знаходяться на обліку, а також об’єктів з відсутніми в обліку даними, що їх характеризують, комісія повинна включити в опис відсутні відомості і технічні показники цих основних засобів, наприклад: по будівлях і спорудах — рік побудови, вказати їх призначення, основні матеріали, з яких вони побудовані, об’єм (зовнішні чи внутрішні обміри), загальну корисну площу, число поверхів, підвалів тощо. Для вартісної оцінки таких об’єктів слід керуватися П(С)БО 7 «Основні засоби».
У випадках, коли проведені капітальні вкладення (прибудова нових приміщень, поверхів або часткова ліквідація будівель і споруд) не відображені в бухгалтерському обліку, комісія повинна за відповідними документами визначити суму збільшення або зменшення балансової вартості об’єкта і привести в описі дані про внесені зміни. Одночасно з цим комісія має встановити винних осіб і причини, з яких конструктивні зміни об’єктів основних засобів не знайшли відображення в обліку.
На основні засоби, які не придатні до експлуатації і не підлягають відновленню, складається окремий інвентаризаційний опис з зазначенням часу введення в експлуатацію та причин, що призвели до непридатності.
Якщо в процесі інвентаризації виявлено списання основних засобів (в період після останньої інвентаризації), необхідно перевірити обґрунтованість такого списання з будь-яких причин. При цьому уважно вивчають акти на списання, порівнюють їх з інвентарними картками, щоб переконатися в достовірності строку служби, вказаному в акті, звертають увагу на дату останнього ремонту, обсяг виконаних робіт за період експлуатації, суму нарахованого зносу тощо [Додаток 5].
При інвентаризації нематеріальних активів їх наявність встановлюється або за документами, що були підставою для оприбуткування, або додатково за документами, якими оформлені права.
Під час проведення інвентаризації нематеріальних активів на ТзОВ «Дукат-Ужгород» необхідно керуватися П(С)БО 8 «Нематеріальні активи», за яким нематеріальний актив відображається в балансі за умови, якщо існує ймовірність одержання майбутніх економічних вигод, пов’язаних з його використанням, та його вартість може бути достовірно визначена.
Нематеріальний актив, отриманий в результаті науково-технічної розробки, слід відображати в обліку за умов, якщо підприємство має:
· намір, технічну можливість та ресурси для доведення нематеріального активу до стану в якому він придатний для реалізації або використання;
· можливість отримання майбутніх економічних вигод від реалізації або використання нематеріального активу;
· інформацію для достовірного визначення витрат, пов’язаних з розробкою нематеріального активу.
При інвентаризації нематеріальних активів до інвентаризаційного опису вписуються такі дані: назва, дата придбання, первісна вартість, сума зносу, термін корисного використання, коротка характеристика. Результати інвентаризації нематеріальних активів заносять до інвентаризаційних описів інвентаризації основних засобів і нематеріальних активів.
При інвентаризації нематеріальних активів особливу увагу слід звернути на їх оцінку, аналізувати первісну вартість, робити обґрунтовані висновки щодо їх переоцінки.
ТзОВ «Дукат-Ужгород» здійснює переоцінку за справедливою вартістю на дату балансу (проведення інвентаризації) тих нематеріальних активів, щодо яких існує ринкова потреба.
Результати проведеної переоцінки в процесі інвентаризації комісія оформляє відповідним актом, який додається до інвентаризаційного опису нематеріальних активів.
У разі виявлення залишків об’єктів нематеріальних активів, інвентаризаційна комісія записує їх в інвентаризаційний опис із внесенням усіх необхідних даних. Оцінка таких об’єктів проводиться відповідно до дійсної відновлювальної вартості і оформляється відповідними актами.
До складу нематеріальних активів ТзОВ „Дукат-Ужгород” входить, програмне забезпечення для функціонування комп’ютерів:
· операційна система Windows XP;
· програмне забезпечення для офісу MicrosoftOffice;
· робоча програма „1С Бухгалтерія”;
· Антивірус Касперського;
· Створена на основі MySQLклієнтська база підприємства;
· логотип підприємства, який використовується в рекламній продукції.
Надходження і оприбуткування будь-якого об'єкта нематеріальних активів на ТзОВ „Дукат-Ужгород” підтверджуватися відповідними первинними документами, в яких наводяться детальна характеристика об'єкта, його первісна вартість, термін корисного використання, норми зносу (амортизації) місце, де буде використовуватися об'єкт.
По всіх нематеріальних активах перевіряється наявність розпорядчих документів керівника підприємства щодо затвердження термінів їх корисного використання і норми зносу (амортизації) даних об'єктів.
Програмні продукти перевіряються за їх наявністю на відповідних носіях і наявністю експлуатаційної проби. Таким чином, при інвентаризації нематеріальних активів їх наявність встановлюється шляхом перевірки документів, що стали підставою для їх оприбуткування на баланс підприємства, а також документів, якими оформлені (підтверджені) майнові права.
Рух основних засобів, пов’язаний зі здійсненням господарських операцій з їх надходження, внутрішнього переміщення та вибуття, оформляються типовими формами первинної облікової документації, затвердженими наказом Мінстату України це:
· Форма ОЗ-1 “Акт приймання передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів – використовується для зарахування до складу основних засобів окремих об’єктів, обліку введення об’єктів основних засобів в експлуатацію, оформлення внутрішнього переміщення основних засобів з одного підрозділу до іншого, виключення об’єктів зі складу основних засобів при передачі іншому підприємству – як при продажу, так і при безоплатній передачі“.
· Форма ОЗ-2 “Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів” – використовують при оформленні приймання-передачі основних засобів з капремонту, реконструкції або модернізації. На підставі акту вносяться зміни до наступних документів : ОЗ-6 “Інвентарна картка обліку основних засобів”; ОЗ-14 “Розрахунок амортизації основних засобів”.
· Форми ОЗ-3 “Акт на списання основних засобів” та ОЗ-4; “Акт на списання автотранспортних засобів” використовуються для оформлення вибуття окремих об’єктів основних засобів при повній або частковій ліквідації;
· Форма ОЗ-5 “Акт про установку, пуск та демонтаж будівельної машини” використовується при встановленні, запуску та демонтажу будівельної машини, взятої напрокат;
· Форма ОЗ – 6 “Інвентарна картка обліку основних засобів” використовується для аналітичного обліку та узагальнення інформації про наявність та рух всіх типів основних засобів на підприємстві. Картки заводяться на кожен інвентарний об’єкт або групу однотипних об’єктів, які мають однакову вартість, введені в експлуатацію в один і той же час та знаходяться в одному підрозділі.
На підставі інвентарних карток заповнюються наступні накопичу вальні документи: ОЗ-7 “Опис інвентарних карток по обліку основних засобів ”; ОЗ-8 “Картка обліку руху основних засобів” (заповнюється в кінці місяця) (див. Додаток 7, с. 11) ; ОЗ-9 “Інвентарний список основних засобів ”.
Дані карток сумарно звіряються з регістрами синтетичного бух обліку.
Для документування операцій з обліку нематеріальних активів використовують типові форми документів для обліку основних засобів, до яких додаються документи, що описують сам об’єкт або порядок його використання, а також документи, що підтверджують ті або інші майнові права підприємства.