Отдельными пунктами в правилах располагаются требования к заполнению учетных документов: дело фонда, реестр дел, описи дел, лист фонда, список фондов, книга учета поступления и выбытия документов.
В «Основных правилах работы архивов организации» раскрывается информация о учете дел и документов, находящихся на депозитарном хранении, ведении учетных баз данных.
Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
| Характеристики | Ведомственный архив | Архив организации |
| Назначение | Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а ведомственном архиве и архиве организации используется для учета дел временного хранения. | |
| Виды номенклатур дел | 1. типовая; 2. примерная; 3. индивидуальная. | |
| Графы номенклатуры дел | 1. в первой графе проставляются индексы дел. Индексы проставляются арабскими цифрами. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения; 2. в графе №2 указываются заголовки дел; 3. в 3 графе заполняется количество томов или частей, из которых состоит дело; 4. в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии –по типовой или примерной номенклатуре; 5. в графе №5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. | |
| Заголовки дел | 1.Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом; 2. вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказ вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки, содержащих плановые и отчетные документы; 3. заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела; 4.не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, а также вводных и сложных синтаксических оборотов; 5.заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел; 6. в заголовках дел. Содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле; 7.ли дело будет состоять из нескольких томов и частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела. 8. заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующие последовательности: название дела, название организации или структурного подразделения, название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы, краткое содержание документов дела, даты, к которым относятся документы дела, указание на копийность документов дела; 9.в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело» 10.в заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе; | |
| Порядок формирования дел | 1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 2. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. 3. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. 4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. 5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. 6. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. 7. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. 8. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. 9. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. 10. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации 11. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов 12. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. 13. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям. 14. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам. 15. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом | |
Экспертиза ценности документов