Усі працівники готелю не рідше одного разу в рік проходили медичний профогляд у поліклініках і подавати на роботі довідки про стан свого здоров'я. Співробітники, що не пройшли медогляд, до роботи не допускаються. На кожному поверсі готелю є пам'ятки про надання першої допомоги й аптечки з набором необхідних медикаментів.(ДОДАТОК А)
1.3. Кадровий стан підприємства
Організаційна структура управління складається із взаємозв'язку окремих підсистем організації. Створення такої структури спрямоване насамперед на розподіл між окремими підрозділами готелю повноважень і відповідальності.
У структурі управління готелем виділяються такі елементи: ланки (відділи), рівні (ступені) управління і зв'язку - горизонтальні і вертикальні.
До ланок управління відносяться структурні підрозділи, а також окремі фахівці, що виконують відповідні функції управління, або їхня частина (наприклад, менеджери, що здійснюють регулювання і координацію діяльності декількох структурних підрозділів).В основі утворення ланки управління лежить виконання відділом визначеної функції управління. Зв'язки між відділами горизонтальні. Під рівнем управління розуміють сукупність ланок управління, що займають визначений ступінь у системі управління готелем. Ступені управління знаходяться у вертикальній залежності і підкоряються один одному: менеджери вищого ступеня управління приймають рішення, що конкретизуються і доводяться до нижчестоящих ланок. (ДОДАТОК Б)
· Основна складність визначення потреби в персоналі в готелі - плинність кадрів .
Тому при визначенні потреби в персоналі враховують коефіцієнт плинності кадрів (F):
N
F == —
М
Де, N - середньорічне число звільнень, помножене на 100;
М- середньорічна чисельність персоналу.
Очевидно, що розумніше боротися з плинністю персоналу, ніж залишити все як є. У готелі «Супутник» є проблема з плинністю кадрів, це пов’язане з тим що у країні економічна нестабільність і деяких працівників скорочують, деяких працівників готелю не влаштовує заробітна плата і умови праці.
Утримати хороших працівників у готелі «Супутник» можна за допомогою різних факторів:
- можливості просування по службі;
- цікава робота;
- підвищення відповідальності працівника;
- хороші умови роботи;
- висока оцінка необхідності виконуваної працівником роботи;
- хороші програми навчання;
- персоналізована лояльність готелю до працівника;
- хороший колектив;
- зручне місце роботи;
- допомога у вирішенні особистих проблем.
Якщо покращити умови праці персоналу готелю плинність працівників готелю «Супутник» значною мірою скоротиться і це призведе до прибутку і поліпшення роботи готелю у сфері туризму. (ДОДАТОК Г, В)
Розділ 2. Матеріально-технічна база готельного комплексу
2.1 М’який інвентар готелю
Перелік м’якого інвентарю в ГТК «Супутник»
| №п/п | К-сть | |
| 1. | Рушники | 987 |
| 2. | Халати | 325 |
| 3. | Постільна білизна | 325 |
| 4. | Матраци | 324 |
| 5. | М’які меблі | 613 |
Термін придатності білизни складає 3-4роки. Білизна у готелі зберігається у центральній білизняній, яка знаходиться у підвальному приміщенні готелю. Завідуюча білизняною відповідає за зберігання білизни та іншого м'якого інвентарю , веде облік майна, що знаходиться в білизняній, видає чисту білизну покоївкам і приймає від них брудну, стежить за своєчасним ремонтом білизни, перевіряє її стан, готує до списання те, що прийшло в непридатність, здає білизну до пральні і приймає її після прання. Підпорядковується директору готелю і його заступнику.
2.2 Твердий інвентар готелю
Перелік твердого інвентарю
| №п/п | К-сть | |
| 1. | Столи | 155 |
| 2. | Тумби | 334 |
| 3. | Шафи | 212 |
Твердий інвентарь списується тоді коли він непідатний вже до ремонтування і реконструювання, тоді складається спеціальний акт для списання твердого інвентарю.
· До набору санітарно-гігієнічних засобів у готельному сервісі відносяться всі предмети індивідуального користування особистої гігієни. їхній перелік залежить від категорії готелю. Отже, до предметів особистої гігієни в готелі «Супутник» належать: туалетний папір; шампунь,мило, гель для душу 32 мл,бальзам для тіла, кондиціонер 32 мл., бальзам для тіла, кондиціонер 30 мл, шапочка для душу, серветки паперові, рушники; рідке мило; туалетне мило;
Санітарно-гігієнічні засоби надходять до готелю централізовано. Вони розподіляються старшою покоївкою по поверхах. На поверсі облік, розподіл і розкладання здійснюються покоївками, а в санвузлах загального користування - прибиральницею. У номерах, санвузлах індивідуального користування зміна санітарно-гігієнічних засобів здійснюється щоденно. Санітарно-гігієнічні засоби зберігаються у спеціальному відділенні санітарного вузла для персоналу.
2.2 Обов’язки завідувача з матеріально-технічного забезпечення готелю
Начальник відділу матеріально-технічного забезпечення готелю «Супутник» :
· Організовує забезпечення підприємства всіма необхідними для його виробничої діяльності матеріальними ресурсами необхідної якості і їх раціональне використання з метою скорочення витрат виробництва й одержання максимального прибутку.
· Керує розробкою проектів перспективних і поточних планів і балансів матеріально-технічного забезпечення виробничої програми, ремонтно-експлуатаційних потреб підприємства і його підрозділів, а також створення необхідних виробничих запасів на основі визначення потреб у матеріальних ресурсах (сировині, матеріалах, напівфабрикатах, устаткуванні, комплектуючих виробах, паливі, енергії й ін.) з використанням прогресивних норм витрати.
· Вишукує джерела покриття цієї потреби за рахунок внутрішніх ресурсів.
· Забезпечує підготовку укладення договорів з постачальниками, узгодження умов і термінів постачань, вивчає можливість і доцільність встановлення прямих довгострокових господарських зв'язків по постачанню матеріально-технічних ресурсів.
· Забезпечує доставку матеріальних ресурсів відповідно до передбачених в договорах термінів, контроль їх кількості, якості і комплектності і збереження на складах підприємства.
· Підготовляє претензії до постачальників при порушенні ними договірних зобов'язань, контролює складання розрахунків по цих претензіях, погоджує з постачальниками зміни умов укладених договорів.
· Забезпечує контроль за станом запасів матеріалів і комплектуючих виробів
· Організує роботу складського господарства, вживає заходи по дотриманню необхідних умов збереження.
· Забезпечує високий рівень механізації й автоматизації транспортно-складських операцій, застосування комп'ютерних систем і нормативних умов організації й охорони праці.
· Організує облік руху матеріальних ресурсів на складах підприємства, бере участь у проведенні інвентаризації матеріальних цінностей.
· Забезпечує складання встановленої звітності про виконання плану матеріально-технічного забезпечення підприємства.
Розділ 3. Основні служби готельного комплексу та їх функції
3.1 Служба прийому і розміщення
Посадові обов'язки адміністратора готелю «Супутник»:
• Обслуговує клієнтів готелю - приймає і реєструє клієнтів, розселяє їх у номерах.
• Організовує обслуговування клієнтів - забезпечує максимально можливий комфорт проживання і додаткові послуги (телефонні розмови, харчування, транспортні послуги тощо).
• Здійснює контроль за своєчасною підготовкою номерів до прийому тих, хто прибуває у готель, дотриманням чистоти у готелі, регулярною зміною білизни у номерах, збереженням майна і устаткування.
• У обов'язки адміністратора готелю «Супутник» також входить ведення документації і рахунків.
• Надає усні довідки, що стосуються готелю, розташування міських пам'яток, видовищних, спортивних споруд і т.д.
Посадові обов'язки служби портьє у готелі «Супутник» є прийом і реєстрація прибулих гостей, розміщення в заброньовані й підготовлені до заселення номери. Портьє підпорядковується безпосередньо черговому адміністратору. Портьє несе відповідальність за правильну видачу і зберігання ключів від номерів, стежить за порядком у вестибюлі.
Під час чергування він звіряє з адміністратором рух номерного фонду, стежить за наявністю вільних місць і номерів також отримує і вручає кореспонденцію на ім'я проживаючих.
· Бронювання - це попереднє замовлення місць і номерів у готелі . З цього процесу починається обслуговування гостей в готелі .[5] Бронюванням номерів займаються менеджери відділу бронювання. Саме до цього підрозділу надходять заявки на бронювання від клієнтів.
Є кілька способів забронювати номер у готелі:
-Письмовий
-Усний
-Інтернет
Поштою або за допомогою факсу клієнт надсилає до готелю лист-заявку. Таку саму заявку можна оформити й у готелі у відділі бронювання. Кожна заявка на бронювання й ануляція замовлення повинні бути зареєстровані.
У будь-якому випадку заявка повинна містити такі відомості:
- кількість і категорії номерів;
- терміни проживання в готелі;
- прізвища приїжджаючих;
- форма оплати (безготівковий або готівковий розрахунок, реквізити організації, що оплачує).
Коли у готелі приймають замовлення на номери по телефону, розроблені спеціальні бланки. У них необхідно лише робити відмітки в потрібних графах, а не записувати цілком заявку.
Розрізняють два типи клієнтів, що прибувають для реєстрації. Одні з них заздалегідь забронювали місця в готелі, інші ні. При попередньому замовленні дані про клієнта уже відомі із заявки на бронювання. Адміністратор уточнює номер заявки, вибирає необхідний модуль у комп'ютерній системі і здійснює реєстрацію. Від гостя потрібно лише підписати реєстраційну картку. Процес реєстрації гостей без попереднього бронювання займає більше часу, іноді до 5 хв. У даному випадку адміністратор враховує характер розміщення, необхідного гостю. Крім того, у процесі спілкування з гостем потрібно обговорити такі питання, як вартість номера, терміни розміщення, порядок оплати. При цьому готель зобов'язаний укласти з гостем договір на надання послуг. Договір на надання послуг укладається при пред'явленні гостем паспорта, або іншого документа, що підтверджує його особу. Якщо підтвердження на розміщення отримано, гість заповнює реєстраційну картку (анкету). Заповнивши картку, гість підписує її, тим самим укладаючи з готелем «Супутник» договір, що підтверджує вид розміщення, тривалість проживання і вартість номера.