При приеме заказа устроителю предлагается познакомиться с помещением для банкета, согласовывают с ним план расстановки столов, места почетных гостей (если это банкет за столом, то план размещения гостей за каждым столом в отдельности, исходя из нормы 60-80 см на одного человека), примерное оформление банкетного зала.
Конфигурация столов может быть разнообразной (Т-тип, П-тип) и зависит от типа мероприятий и пожеланий клиента, но при этом нужно учитывать и удобство обслуживания: проходы должны быть такими, чтобы два официанта могли легко разминуться. Для этого расстояние между двумя столами должно быть не менее 2 м, а расстояние от стола до спинки стула гостя – 50 см. Таким образом, на проход официантам остается 1 м. Наиболее распространенными являются следующие формы расстановки столов.
- в форме линии. Столы ставят один около другого параллельно или перпендикулярно какой-либо из стен зала. Линия может быть образована одним или двумя рядами плотно сдвинутых столов (во втором случае получается блок-стол). Эта форма используется при строго официальных банкетах с разнообразным меню, когда ставят большое количество посуды. Следует избегать чрезмерного удлинения стола, так как это неудобно гостям: затрудняется общение между ними.
- в форме буквы «Г». Такая расстановка столов используется для банкетов на 40 человек, если длина торгового зала недостаточна для того, чтобы составить банкетные столы. Тогда столы ставят перпендикулярно двум соседним стенам, между ними получается прямой угол.
- в форме буквы «П». Эту форму предпочитают по случаю проводов на пенсию, на свадьбах, когда присутствует от 40 до 120 человек. Официальным гостям отводят места в президиуме. Это самая короткая сторона стола.
- в форме буквы «Т». Данная конфигурация столов применяется на банкетах в честь юбилея, а также в узких и длинных торговых залах. Официальному лицу отводят место в центре стола президиума лицом к остальным гостям. Подходит для банкета, где присутствует 30-50 человек.
- в форме буквы «Ш». Данная расстановка столов применяется при количестве гостей от 50 до 150 человек. Главная часть стола идет параллельно длинной стене зала предприятия и находится напротив входной двери.
- В форме гребня. Конфигурация столов рассчитана на 100-300 человек. Столы ставят так же, как и в предшествующей форме, но с большим количеством ответвлений.
- в форме круга. Необходимо, чтобы для этой цели на предприятии были столы в форме полуокружности, которые соединяются с помощью винтов. Центр стола оформляют цветами в виде клумбы или дорожек из цветов. Гости размещаются по внешней стороне окружности. Данное расположение удобно при количестве приглашенных до 40 человек.
- в форме квадрата (стол-каре). Для этого соединяют между собой 4 стола. Подходит при обслуживании не более 12 человек.
При заказе уточняется, будет ли подан гостям коктейль-аперитив, нужны ли цветы для украшения, музыка во время банкета и место для танцев.
Для проведения банкетов необходимо иметь два смежных зала: один – для приема и сбора гостей, другой – для банкета. В зале для приема и сбора гостей, называемом аванзалом, ставят несколько кресел, круглый накрытый скатертью столик, на который кладут сигареты, спички, сигары в коробках, ножницы для срезания кончиков сигар, пепельницы, ставят канделябры с зажженными свечами.
Помещение обычно украшают свежими цветами в корзинах или высоких вазах.
Для ознакомления гостей с их местами за банкетным столом в аванзале на видном месте ставят уменьшенный макет основного стола, на котором размещают карточки с указанием фамилий, имен и отчеств каждого гостя в порядке, строго соответствующем их местам за банкетным столом.
В центре стола кладут стрелу из пластмассы или другого материала, показывающую направление, в котором расположен стол, и последовательность размещения мест за столом в банкетном зале, начиная от входной двери. Если банкет проводится одновременно в нескольких залах, в каждом из которых по нескольку столов, рекомендуется другая система предварительного ознакомления гостей с их местами.
В аванзале на стенде, расположенном на видном месте, вывешивается список участников приема с указанием фамилии, имени и отчества каждого участника, номера зала или его названия, номеров стола и места.
Здесь же на столе каждый из гостей найдет схематичный план расположения банкетных залов, столов в каждом из них и номер своего места.
Заключительным этапом обслуживания является расчёт. В зависимости от порядка, установленного администрацией предприятия, расчёт с гостями может быть произведён после приёма заказа и подачи холодных закусок или по окончании обслуживания. Перед подачей счёта официант должен выяснить у гостя, не будет ли дан дополнительный заказ, и попросить разрешения на подготовку счёта для оплаты. (Приложение 1)
Бланк счёта заполняется в двух экземплярах. В нём указывают название кафе, фамилию официанта (бригадира официантов), дату обслуживания, наименование и количество закусок, горячих блюд, десерта, буфетной продукции, цену одной порции и сумму всех заказанных порций одноимённых блюд, напитков. В случае отказа заказчика, от какого - либо блюда следует против соответствующей записи сделать прочерк.
Оформление счёта производится официантом в свободное от обслуживания время. По просьбе заказчика официант (бригадир официантов) подсчитывает сумму, затем ставит на счёте свою подпись и подаёт заказчику первый экземпляр счёта, положив его обратной стороной кверху на маленький поднос или на пирожковую тарелку. Если заказчик сразу оплачивает предъявленный ему счёт, то официант, не отходя от заказчика, получает деньги и вручает сдачу.
Пронумерованные бланки счетов официант получает перед началом работы у метрдотеля, расписываясь за них в специальной книге. Одновременно официант получает у метрдотеля бланки реестров на сдачу копий счетов, заполненных и врученных заказчикам.
Сумму каждого счёта официант сразу же заносит в реестр. В конце рабочего дня официант сдаёт представителю администрации или главному (старшему) кассиру копии счетов вместе с реестром, подписанным метрдотелем, и выручкой (или её остатком, если в течение дня она сдавалась частями). Правильность заполнения счетов и реестров проверяется метрдотелем.
Метрдотель относится к категории руководителей, принимается и увольняется на работу приказом руководителя учреждения.
На должность метрдотеля назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
Метрдотель должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы и руководящие материалы, касающиеся организации работы предприятия общественного питания;
- организационную структуру управления предприятия, учреждения, организации;
- права и обязанности работников учреждения и организации и режим их работы;
- правила и методы организации процесса обслуживания посетителей;
- ассортимент реализуемых блюд;
- основы маркетинга;
- принципы планировки и оформления помещений, витрин, организации рекламы;
- основы эстетики, этики, психологии и обслуживания посетителей;
- основы экономики, организации труда и управления;
- правила внутреннего и трудового распорядка;
- основы трудового законодательства;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Для выполнения возложенных на него функций метрдотель:
- обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий;
- осуществляет контроль за сохранностью материальных ценностей;
- консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся блюд;
- принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;
- рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия;
- осуществляет контроль за рациональным оформлением помещений, следит за обновлением и состоянием рекламы в помещениях и на здании;
- обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на прилегающих к нему территориях;
- контролирует соблюдение работниками предприятия, учреждения, организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены;
- информирует руководство предприятия, учреждения, организации об имеющихся недостатках в организации обслуживания посетителей, принимает меры к их ликвидации, осуществляет контроль за исполнением работниками указаний руководства предприятия, учреждения, организации.
Метрдотель имеет право:
- вносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению организации труда, по совершенствованию хозяйственно-финансовой деятельности;
- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
- требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;
- вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию;
- повышать квалификацию, проходить аттестацию (переаттестацию) с целью присвоения квалификационных категорий.
Метрдотель несет ответственность:
- невыполнение приказов, распоряжений и поручений директора предприятия;
- за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РК;